Neatbilstoši veikto izdevumu datu ievade KPVIS: jauna pieeja

Ņemot vērā, ka pirms Aģentūras lēmuma par neatbilstības konstatēšanu stāšanās spēkā finansējuma saņēmējs tiek aicināts 10 d.d. laikā (vēstulē norādāmais termiņš) iesniegt iebildumus un/vai papildu informāciju, arī datu ievade sistēmā jāveic atšķirīgi. Ja finansējuma saņēmējs iebildumus vai papildu informāciju neiesniedz, neatbilstības lēmums stājas spēkā trīspadsmitajā darba dienā pēc vēstules nosūtīšanas finansējuma saņēmējam (neskaitot izsūtīšanas dienu). Zemāk ir piedāvāti daži scenāriji un skaidrojumi par datu ievadi katrā no situācijām.

1.situācija: konstatēti NVI

Apraksts: Izskatot kārtējo MP tika konstatēta neatbilstība.

Skaidrojums: Konstatējot neatbilstību, kārtējā MP summa ir jāievada kā ieturējums uz laiku vai iepriekš veikto izdevumu ieturējums uz laiku, sadalot MP divās daļās.

1.1. attēls Ieturēšana no kārtējā MP rēķina

1.2. attēls Iepriekš veikto izdevumu ieturēšana

Gadījumā, ja kārtējā MP rēķinā ir iekļautas netiešās izmaksas, tās arī ir jāietur uz laiku (netiešo izmaksu ieturamā summa (2.rindiņa) tiek aprēķināta automātiski, tiklīdz 1.rindiņā ir ievadīta summa).

1.3. attēls Netiešo izmaksu ieturēšana

Pirmo daļu var apstiprināt un izmaksāt FS, savukārt otrā gaida, kamēr CFLA lēmums stāsies spēkā, vai FS to pārsūdzēs.

Neatbilstību sadaļā ir jāizveido neatbilstības ieraksts, kurš ir statusā “Izskatīšanā”. Ieraksta laukā “Lēmuma datums” uzreiz ir jānorāda lēmuma spēkā stāšanās datums.

Piemēram, ja vēstule FS tika nosūtīta 02.09.2019. tad laukā “Lēmuma datums” būtu jānorāda 19.09.2019.

1.4. attēls Lēmuma datums

Šajā posmā neatbilstība pēc saglabāšanas virskontrolei nav jāsūta.

2.situācija: FS nav iesniedzis papildus informāciju

Apraksts: Pagāja 13 d.d. (neskaitot vēstules izsūtīšanas dienu), kopš FS tika nosūtīta vēstule ar paziņojumu par iespējamiem NVI, un FS nav sniedzis papildus informāciju vai iebildumus – neatbilstības lēmums stājās spēkā.

Skaidrojums: 13.d.d. (nākamajā dienā pēc termiņa beigām, neskaitot vēstules izsūtīšanas dienu) MP sadaļā ieturējums uz laiku ir jāpārveido par NVI un jāapstiprina MP 2.daļa, kā arī jāveic maksājums, ja FS nav valsts budžeta iestāde.

2.1. attēls Ieturējuma pārnese uz NVI

Ja rēķinā ir iekļautas arī netiešās izmaksas, tad pārceļot tās uz NVI kolonnu, ir jāatceras, ka ir iespēja izvēlēties netiešo izmaksu aprēķina algoritmu. Detalizēts skaidrojums par šo funkciju tika sniegts 29.07.2019. KPVIS atbalsta e-pastā #66, kas atrodams arī uz publiskā diska P:\ESFONDI 14-20\KPVIS atbalsta e-pasti.

2.2.attēls Netiešo izmaksu pārnese uz NVI

Laukā “Apstiprināšanas datums” jāvada tā pati 13.d.d., kas šajā gadījumā sakritīs ar maksājuma veikšanas un atgūšanas datumiem.

2.3.attēls Apstiprināšanas datums

MP jāapstiprina dienā, kad lēmums ir stājies spēkā!

Atceries!!!!

MP jāapstiprina dienā, kad lēmums par neatbilstību ir stājies spēkā!

Gadījumi, kad neatbilstība tiek konstatēta pamatojoties uz iepriekš veiktiem izdevumiem  un ārpus MP (izskatīšanā nav neviens MP) ir izņēmuma gadījumi un neatbilstības lēmums tiek pieņemts nesagaidot kārtējo MP! Savukārt, neatbilstības atgūšana seko tad, kad tiek iesniegts kārtējais MP.

Piemēram:

1. neatbilstība, kas ir konstatēta veicot dalībnieku pārskata pārbaudi;
2. Neatbilstību konstatējumi pamatojoties uz audita lēmumu;
3. Neatbilstības, kas ir konstatētas veicot iepirkumu līgumu pārbaudes, gadījumos, kad iepirkumu līgums attiecās uz vairākiem projektiem;
4. MP ir apturēts, jo tiek veikti vienošanas grozījumi.

MP apstiprina <CFLA apstiprina> projekta vadītājs, bet poga <Samaksāts> jānospiež grāmatvedības uzskaites nodaļas darbiniekam.

Neatbilstību sadaļā 5 d.d. laikā pēc lēmuma stāšanas spēkā ir jāpabeidz datu ievade (šis termiņš ir attiecināms tikai uz sadaļu “Neatbilstības un atgūšana”, MP sadaļā dati jāsakārto tajā pašā dienā, kad lēmums ir stājies spēkā), tai skaitā neatbilstības statuss jānomaina uz “Apstiprināta”, vai “Slēgta”(ja visi NVI ir atgūti un visi procesi pabeigti). Pabeidzot datu ievadi, jānospiež poga <Nosūtīt virskontrolei>.

Svarīgi!!!: Neatbilstībai var piešķirt statusu “Slēgta”, tiklīdz tā ir atgūta pilnā apmērā, bet tad tā ir jānosūta virskontrolei tikai pēc maksājuma veikšanas, jeb, kad ir nospiesta poga <Samaksāts> (ja attiecināms), lai virskontroles veicējs varētu gūt pārliecību, ka izdevumi tiešāms ir atgūti.

Šī pieeja palīdz izvairīties no dubultā darba, kad neatbilstība ir jānodod virskontrolei sākumā statusā “Apstiprināta” un pēc tam (kad maksājums ir veikts) statusā “Slēgta”.

3.situācija: nogaidīšanas perioda pagarināšana

Apraksts: saņēmējs 13 d.d. laikā (neskaitot vēstules izsūtīšanas dienu) pēc paziņojuma par potenciālo neatbilstību izsūtīšanas sazinājās ar CFLA un informēja, ka skaidrojuma sagatavošanai ir nepieciešama vēl nedēļa.

3.1.attēls Piezīmju lauks NVI sadaļā

Skaidrojums: Neatbilstību sadaļā izveidotajam ierakstam jānospiež <Labot> un jaunajā melnrakstā laukā “Piezīmes” nepieciešams aprakstīt situāciju, norādot, ka FS plāno iesniegt papildu informāciju, kā arī datumu, līdz kuram šo informāciju ir paredzēts saņemt.

Laukā “Lēmuma datums” ievadītā vērtība ir jāizdzēš, jo citādi Ziņojumu dēlī tiks skaitītas “nokavētās” dienas. Pabeidzot datu ievadi, jānospiež poga <Nosūtīt virskontrolei>.

4.situācija: aizdomas par krāpšanu

Apraksts: Projekta ietvaros ir konstatēta neatbilstība, kura ir klasificējama kā “Aizdomas par krāpšanu”.

!Par gadījumiem, kad konstatētas neatbilstības veids ir aizdomas par krāpšanu pašlaik notiek diskusijas ar VI un VK.

Skaidrojums: MP sadaļā dati jāievada tāpat kā Situācijā Nr.1, ieturot finansējumu uz laiku. Ieturējums ir jāievada tikai par kārtējā MP summu, iepriekš veikto izdevumu ieturēšana nav jāveic. NVI sadaļā izveidotai neatbilstībai pirms to nodot virskontrolei jāpiešķir statuss “Apstiprināta”.

Laukā “Lēmuma datums” ir jāievada vēstules datums, ja FS tiek informēts, vai Vadības grupas protokollēmuma datums, ja FS netiek informēts.

5.situācija: papildsummas pievienošana

Apraksts: Saņemts jauns MP, kurā ir iekļauti rēķini no līguma, kuram agrāk tika piešķirta proporcionālā korekcija.

Skaidrojums: gadījumos, ja NVI ir jāatgūst no MP, pamatojoties uz agrāk pieņemto lēmumu par proporcionālo korekciju, “13 d.d. nosacījums” nav jāpiemēro.

Pievienotās summas jāvada pēc vecās pieejas: lēmuma datums ir katras vēstules datums (nepierēķinot 13 d.d.) un katras pievienotās summas ieraksts jāapstiprina 5 d.d. laikā (statusā “Apstiprināts”) pēc vēstules par MP apstiprināšanu nosūtīšanas FS.

6.situācija: finansējuma saņēmējam labvēlīgs lēmums

Apraksts: CFLA 13 d.d. laikā ir saņēmusi papildu informāciju no FS, un, izskatot dokumentus, pieņēma lēmumu par labu FS.

Skaidrojums: MP 2.daļai ir jānomaina statuss no “Apturēts” un “Izskatīšanā” un izdevumi jāpārceļ no ieturētiem uz apstiprinātiem, lai tos izmaksātu FS.

6.1.attēls MP statusa maiņa

Šis maksājums ir uzskatāms par “Tīro maksājumu” un to var apstiprināt <CFLA apstiprināts> departamenta direktors.

Neatbilstību sadaļā izveidotajam ierakstam jānospiež <Labot> un jāpiešķir statuss “Anulēta”, piezīmju laukā norādot, ka lēmums ir atcelts, pamatojoties uz FS sniegto informāciju. Ja neatbilstība pirms tam bija statusā “Izskatīšanā”, kā tas ir paredzēts, summa ar mīnuss zīmi nav jāvada, (tas ir jādara, ja anulē slēgto vai apstiprināto neatbilstību). Pabeidzot datu ievadi, jānospiež poga <Nosūtīt virskontrolei>.

7.situācija: finansējuma saņēmējam nelabvēlīgs lēmums

Apraksts: CFLA ir saņēmusi papildu informāciju no FS, un to izskatot secināja, ka lēmums par NVI paliek spēkā.

Skaidrojums: MP sadaļā ir jāveic darbības atbilstoši 2.scenārija aprakstam, pārnesot izdevumus no ieturējuma uz NVI. Šajā scenārijā tiek gatavota otrā vēstule FS, kura tiek uzskatīta par gala lēmumu. Neatbilstību sadaļā attiecīgi jāprecizē informācija laukā “Lēmuma datums”, norādot tur 2.vēstules datumu. Pabeidzot datu ievadi, jānospiež poga <Nosūtīt virskontrolei>.

Citi jautājumi

• 13 d.d. termiņš papildu argumentu sniegšanai neatbilstību lēmumos nav jāpiemēro šādos gadījumos:
  • konstatēta neatbilstība “aizdomas par krāpšanu” vai “krāpšana”;
  • konstatēta neatbilstība, pamatojoties uz Revīzijas iestādes ziņojumu;
  • FS pats ziņo par neatbilstību;
  • ja tiek pieņemts atkārtots lēmums pēc FS papildus sniegtās informācijas izvērtēšanas, neatkarīgi no tā, vai lēmums tiek vai netiek grozīts;
  • saņemts FS rakstveida apliecinājums, ka FS neiebilst konstatētajam NVI apmēram un lūdz to atskaitīt no attiecināmo izdevumu summas.

• “13 d.d. nosacījums” ir attiecināms uz gadījumiem, kad atgūšanas veids ir “Atmaksa” – neatbilstība paliek statusā “Izskatīšanā” 13 d.d. laikā, savukārt MP sadaļā nekas nav jāievada.

• Datuma aprēķināšanas metode:

Administratīvā procesa likums nosaka, ka termiņš, kas aprēķināms gados, mēnešos vai dienās, sākas nākamajā dienā pēc datuma vai pēc notikuma, kurš nosaka tā sākumu. Paziņošanas likums nosaka, ka dokuments, kas sūtīts pa elektronisko pastu, uzskatāms par paziņotu otrajā darba dienā pēc tā nosūtīšanas.

Tādējādi vēstules izsūtīšanas diena netiek skaitīta iekšā termiņā, aprēķinot vēstules saņemšanas dienu, tāpēc tā rēķināma kā “0” darba diena

1.d.d.

2.d.dienā – vēstule ir saņemta

Tātad, lai aprēķinātu 10 darba dienu termiņu, saskaņā ar Administratīvā procesa likuma nosacījumiem, vēstules saņemšanas dienu atkal neskaitām un 3.d.dienā pēc vēstules izsūtīšanas dienas uzsākas 10 darba dienu termiņš atbildes sniegšanai.