PPĪV (2021.-2027.)

<ATGRIEZTIES UZ SATURA RĀDĪTĀJU

PPĪV

Piekļuves ceļš

Projekts → Pārbaudes → PPĪV

Atverot sadaļas "Pārbaudes" apakšsadaļu "PPĪV" (Pārbaudes projekta īstenošanas vietās), lietotājam uz ekrāna tiek attēloti pārbaužu meklēšanas kritēriji ar meklēšanas rezultātu tabulu.

PPĪV sadaļa un filtrs

Meklēšanas kritēriji sastāv no šādiem ievadlaukiem, kuros tiek attēlots:

Kolonnas nosaukums	Apraksts
Pārbaudes veicējs	iestāde, kas veic pārbaudi: - CFLA - Cita Es fondu vadībā iesaistītā institūcija - Iepirkumu uzraudzības birojs - Revīzijas iestāde - Valsts ieņēmumu dienests - Valsts kase
Pārbaudes veids	klasifikators ar iespēju izvēlēties no šādām vērtībām – Plānotā pārbaude, Ārpuskārtas pārbaude, IKS pārbaude
Veikšanas laiks	klasifikators ar iespēju izvēlēties no šādām vērtībām – Pirms līguma vai vienošanās noslēgšanas, Projekta īstenošanas laikā, Pēc projekta pabeigšanas (pēc pēdējā maksājuma veikšanas FS – pēcuzraudzības periodā)
Sākuma datums	pārbaudes sākuma datums
Beigu datums	pārbaudes beigu datums
Statuss	klasifikators ar iespēju izvēlēties no šādām vērtībām – Plānots, Procesā, Izpildīts, Anulēts, Atcelts
Rezultāts	klasifikators ar iespēju izvēlēties no šādām vērtībām – Pozitīvs, Ar iebildumiem, Negatīvs
Veicēja vārds, uzvārds	klasifikators attēlo visus sistēmas lietotāju vārdus un uzvārdus, pēc kuriem var veikt pārbaužu atlasi

Meklēšanas kritēriju blokā lietotājam ir pieejamas divas spiedpogas – <Filtrēt> un < Attīrīt filtru>:

• Nospiežot pogu <Filtrēt>, sistēma veic pārbaužu atlasi atbilstoši norādītajiem kritērijiem.
• Nospiežot pogu <Attīrīt filtru>, meklēšanas kritērijos automātiski tiek uzstādītas noklusētās vērtības un pārbaužu sarakstā tiek attēlotas visas sistēmā reģistrētās pārbaudes attiecīgā projekta ietvaros.

Atlasītās pārbaudes pēc augstāk minētajiem kritērijiem tiek attēlotas tabulas veidā ar šādām kolonnām:

Kolonnas nosaukums	Apraksts
Pārbaudes ID Nr.	pārbaudes ID numurs
Pārbaudes veicējs	iestāde, kas veic pārbaudi: - CFLA - Cita Es fondu vadībā iesaistītā institūcija - Iepirkumu uzraudzības birojs - Revīzijas iestāde - Valsts ieņēmumu dienests - Valsts kase
Pārbaudes veids	klasifikators ar iespēju izvēlēties no šādām vērtībām – Plānotā pārbaude, Ārkārtas pārbaude, IKS pārbaude
Veikšanas laiks	izvēlne ar šādām vērtībām – Pirms līguma vai vienošanās noslēgšanas, Projekta īstenošanas laikā, Pēc projekta pabeigšanas (pēc pēdējā maksājuma veikšanas FS – pēc uzraudzības periodā)
Pārbaudes veikšanas vieta	norāda informāciju, kur pārbaude veikta, izvēloties no klasifikatora – Pie finansējuma saņēmēja; Pie sadarbības partnera; Pie gala saņēmēja, Pie finansējuma saņēmēja (attālināti), Pie sadarbības partnera (attālināti), Pie gala saņēmēja (attālināti)
Pārbaudes veikšanas vieta (detalizēti)	teksta lauks, kurā norāda informāciju, kas ierakstīta pārbaudes akta rindiņā “Pārbaudes vieta/ vietas”
Sākuma datums	pārbaudes sākuma datums
Beigu datums	pārbaudes beigu datums
Statuss	pārbaudes statuss (iespējamās vērtības - Plānots, Procesā, Izpildīts, Anulēts, Atcelts)
Rezultāts	pārbaudes rezultāts (iespējamās vērtības - Ar iebildumiem, Negatīvs, Pozitīvs)
Veicēja vārds, uzvārds	pārbaudes veicēja vārds un uzvārds
Konstatēto atkāpju skaits	konstatēto atkāpju skaits
Nenovērsto atkāpju skaits	nenovērsto atkāpju skaits
Pārbaudes vēsture	noklikšķinot uz ikonas tiks atvērta forma, kas satur lietotāja darbību sarakstu par konkrēto ierakstu
! Dzēšanas ikona	ir pieejama tikai tiem sistēmas lietotājiem, kuriem lietotāja datos ir atzīmēts izvēles lauks Administrators (galvenā administratora tiesības). Noklikšķinot uz ikonas Dzēst, pie attiecīgā pārbaudes ieraksta, tas tiek dzēsts no sistēmas. Nospiežot uz ikonas Dzēst lietotājam tiek pārvaicāts “Vai tiešām vēlaties dzēst šo ierakstu?” ar pogām <Jā> un <Nē>. Nospiežot pogu <Jā>, attiecīgais ieraksts tiek dzēsts no tabulas. Nospiežot pogu <Nē>, vaicājuma logs tiek aizvērts un ieraksts no tabulas netiek dzēsts

"PPĪV" pārbaužu sarakstā tie pārbaužu ieraksti, kuros ir izveidots neapstiprināts melnraksts, tiek iekrāsoti dzeltenā krāsā.

Virs pārbaužu tabulas tiek attēlotas divas pogas – <Atvērt> un <Pievienot>:

• Nospiežot pogu <Atvērt>, tabulā iezīmētais pārbaudes ieraksts tiek atvērts labošanas režīmā.
• Nospiežot pogu <Pievienot>, tiek atvērta forma ar ievadlaukiem jaunas PPĪV pārbaudes ievadīšanai.
  

PPĪV pievienošana

Lai pievienotu jaunu PPĪV pārbaudi, ir nospiež poga <Pievienot>, pēc pogas nospiešanas lietotājam uz ekrāna tiek attēlota jaunas pārbaudes ievades forma.

PPĪV pievienošanas forma

Formā tiek laboti šādi ievadlauki:

Kolonnas nosaukums	Apraksts
Numurs	lauka vērtību sistēma ielasa automātiski – nākamo konkrētā projekta pārbaudes numuru, ņemot vērā pēdējo. Numerācija tiek izveidota neatkarīgi no pārbaudes statusa (t. sk. atsauktas, anulētas). PPĪV un IP numerācija tiek veidota savstarpēji nesaistīti
Pārbaudes veids	norāda vienu no pārbaudes veidiem: Plānotā pārbaude – PPĪV pārbaude jebkurā projekta īstenošanas posmā, kuru plāno gan minimālās izlases veidā, gan balstoties uz riskiem, lai pārliecinātos par projekta faktisko ieviešanu vai faktiskajiem apstākļiem projekta īstenošanai (izņemot uz trešās puses informāciju balstītās pārbaudes). Ārpuskārtas pārbaude – PPĪV pārbaude jebkurā projekta īstenošanas posmā, kas tiek veikta, pamatojoties uz saņemto informāciju no trešās puses (piemēram, informācija plašsaziņas līdzekļos, iedzīvotāju sūdzības, ES fondu vadībā iesaistīto institūciju šaubas par projekta īstenošanu u.c.), kas rada aizdomas par projekta atbilstošu īstenošanu. IKS pārbaude.
Pārbaudes apjoms	iespēja norādīt pārbaudes apjomu - Pilna pārbaude, Nepilna pārbaude (funkcionalitāte tiks dzēsta, pagaidām norādīt Pilna pārbaude).
Atkārtotā pārbaude	iespējams veikt atkārtotu PPĪV, ja iepriekšējā pārbaudē ir konstatētas atkāpes no līgumā minētajiem noteikumiem un atkārtota pārbaude ir nepieciešama, lai pārliecinātos, ka trūkumi ir novērsti. Šādā gadījumā nepieciešams izvēlēties, kurai no pārbaudēm tiek veikta atkārtotā pārbaude. Datu lauks pieejams, ja ievadīta kaut viena pārbaude!
Veikšanas laiks	tiek ievadīta informācija par to, kad veikta pārbaude. Izvēlas no klasifikatora. Norāda vienu no trijiem iespējamajiem PPĪV veikšanas laika (projekta posms, kurā veic pārbaudi) brīžiem: Pirms līguma vai vienošanās noslēgšanas – lai pārliecinātos par projekta faktisko ieviešanu vai faktiskajiem apstākļiem projekta īstenošanai; Projekta īstenošanas laikā; Pēc projekta pabeigšanas (pēc pēdējā maksājuma veikšanas FS – pēcuzraudzības periodā)
Finansējuma saņēmēja informēšanas datums	PPĪV pārbaudēm: Norāda datumu, kad finansējuma saņēmējs informēts par pārbaudi (vēstules vai e-pasta, vai kādā citā veidā). IKS pārbaudēm: Ja FS tiek informēts par IKS pārbaudes veikšanu, norāda datumu, kurā FS informēts par IKS pārbaudi (vēstules, e-pasta, telefonzvana vai tikšanās datums). Ja FS netiek informēts par IKS pārbaudi, datu lauku neaizpilda.
Pārbaudes statuss	PPĪV pārbaudēm un IKS pārbaudēm: Norāda vienu no pieciem iespējamajiem pārbaudes statusiem: Plānots – norāda plānoto pārbaudes datumu (jauna pārbaude pēc noklusējuma ir šajā statusā); Procesā – šo statusu iespējams norādīt laika periodā no pārbaudes uzsākšanas dienas līdz brīdim, kad tiek sagatavots pārbaudes ziņojums un tiek informēts FS; Izpildīts – norāda, kad ir sagatavots pārbaudes ziņojums (vai ekvivalents); Atcelts – norāda gadījumos, kad pārbaude tikusi ieplānota, taču nav notikusi; Anulēts – kļūdaini ievadīta pārbaude
Plānotais datums	PPĪV pārbaudēm: Norāda datumu, kad plānots veikt pārbaudi. Informāciju par nākamajā gadā plānotajām pārbaudēm ievada līdz iepriekšējā gada 30.decembrim. Ja nav zināms precīzs PPĪV uzsākšanas datums, norāda mēneša, kurā plānota pārbaude, pēdējo datumu. Aktuālo informāciju par kārtējā mēneša PPĪV ievada līdz katra mēneša pirmajam datumam, t.sk., ārpuskārtas pārbaudēm, ja informācija par tādu veikšanu kārtējā mēnesī ir zināma līdz mēneša pirmajam datumam. Ja sadarbības iestāde ārpuskārtas pārbaudi kārtējā mēnesī ieplāno pēc kārtējā mēneša pirmā datuma, tad informāciju par šo pārbaudi ievada piecas darba dienas pirms pārbaudes. Ja ārpuskārtas pārbaude tiek pamatotu iemeslu dēļ veikta steidzamības gadījumā, informāciju par ārpuskārtas pārbaudi ievada vienas darba dienas laikā pēc pārbaudes. IKS pārbaudēm: Norāda datumu, kad plānots uzsākt IKS pārbaudi. Ja nav zināms precīzs IKS pārbaudes uzsākšanas datums, norāda mēneša, kurā plānota pārbaude, pēdējo datumu
Sākuma datums	PPĪV un IKS pārbaudēm: Norāda datumu, kad tiek uzsākta pārbaude
Beigu datums	PPĪV pārbaudēm: Norāda pēdējo dienu, kad pārbaudes veicējs ir atradies projekta īstenošanas vietā, kur ir veicis pārbaudi. Ja pārbaude veikta vienas dienas laikā, tad automātiski tiek norādīts tāds pats datums, kā sākuma datums. IKS pārbaudēm: Norāda datumu, kad IKS pārbaude ir pabeigta (piemēram, sagatavots pārbaudes akts, aizpildīta pārbaudes lapa)
Pārbaudes veikšanas vieta	PPĪV un IKS pārbaudēm: Norāda informāciju, kur pārbaude veikta, izvēloties no klasifikatora: pie finansējuma saņēmēja. Ja IKS pārbaude veikta CFLA, darbinieka darba vietā, norāda “pie finansējuma saņēmēja”; pie sadarbības partnera; pie gala saņēmēja
Pārbaudes veikšanas vieta (detalizēta)	PPĪV pārbaudēm: Teksta lauks, kurā var ievadīt detalizētu pārbaudes veikšanas vietu. IKS pārbaudēm: IKS pārbaudes gadījumā, ja to veic pārbaudot MP vai veicot PPĪV, datu laukā norāda MP vai PPĪV numuru un PPĪV pārbaudes vietu (piemēram, Ludzas filiāle). Ja IKS pārbaudi veic atsevišķi (ne pie MP vai PPĪV) un nav specifiskas, svarīgas informācijas par pārbaudes veikšanas vietu, datu lauku var neaizpildīt
Veicēja vārds, uzvārds	PPĪV un IKS pārbaudēm: Lauka vērtību lietotājs izvēlas no norādītā darbinieku saraksta. Iespējams izvēlēties un pievienot vairākus lietotājus, noklikšķinot uz ikonas , zem klasifikatora. Nepieciešamības gadījumā konkrēto izvēlēto lietotāju var dzēst, noklikšķinot uz ikonas , blakus konkrētajam lietotāja vārdam; IKS pārbaudēm: Norāda darbinieku/-s, kas veic IKS pārbaudi
Papildus veicēji	PPĪV un IKS pārbaudēm: Ja IKS pārbaudē piedalījās pārbaudes veicējs, kas nav CFLA darbinieks, norāda šī pārbaudes veicēja vārdu un uzvārdu, kā arī šī pārbaudes veicēja iestādi
Veicēja iestāde	norāda vienu no piecām iespējamajām pārbaudes veicēja iestādēm: CFLA; Cita ES fondu vadībā iesaistītā institūcija; Iepirkumu uzraudzības birojs; Revīzijas iestāde; Vadošā iestāde; Valsts ieņēmumu dienests;
Pārbaudes mērķis	Teksta lauks. Situācijās, kad pārbaudi veic CFLA, šis lauks ir neaktīvs.
Rezultāts	norāda vienu no trim iespējamajiem rezultātiem1: 1) Pozitīvs; 2) Ar iebildumiem; 3) Negatīvs 1) Pārbaudes rezultātu “Pozitīvs” piemēro, ja pārbaudē nav konstatēta neviena atkāpe. Pārbaudes rezultātu “Pozitīvs” var noteikt, ja pārbaudes ietvaros ir izteikti ieteikumi vai norādes projekta ieviešanas uzlabošana, kam nav ietekmes uz projekta rezultātu sasniegšanu vai nerada finansiālas sekas projektā. 2) Pārbaudes rezultātu “Ar iebildumiem” piemēro: ja pārbaudē ir konstatēta vismaz viena atkāpe un pirmšķietami neviena konstatētā atkāpe nerada finansiālas sekas projektā; ja pārbaudē konstatētā atkāpe šobrīd projektā nerada finansiālas sekas, bet varētu radīt finansiālas sekas turpmāk projektā, ja finansējuma saņēmējs iesniegs ar konstatēto atkāpi saistītos izdevumus kādā no turpmākajiem maksājuma pieprasījumiem, Ja pārbaudes laikā konstatēta būtiska atkāpe (tāda, kas var ietekmēt projekta mērķu un rezultatīvo rādītāju sasniegšanu vai rada finansiālas sekas), kas tiek novērsta pārbaude laikā. Šajā gadījumā atkāpi piefiksē sadaļā “konstatētās atkāpe, norādot, ka atkāpe ir novērsta. 3) Pārbaudes rezultātu “Negatīvs” piemēro, ja pārbaudē ir konstatēta vismaz viena atkāpe, kas rada finansiālas sekas projektā. Pārbaudes rezultātu “Negatīvs” nosaka, ja pārbaudē konstatētās atkāpes rezultātā var tikt pilnībā vai daļēji pārtraukta projekta īstenošana, konstatēti neattiecināmie izdevumi vai pārbaudē konstatēta neatbilstība vai ir aizdomas par neatbilstību.
Ziņojuma vēstules datums	norāda datumu, kad sagatavots pārbaudes ziņojums (vai ekvivalents), vēstule vai e-pasts par pārbaudes rezultātu vai, ja netiek gatavots ziņojums, vēstule vai e-pasts, tad norāda pārbaudes lapas aizpildīšanas datumu
Piezīmes (FS nav redzamas)	PPĪV un IKS pārbaudēm: Neatkarīgi no pārbaudes rezultāta ir iespējams norādīt piezīmes un papildus informāciju par pārbaudi. Gadījumos, kad tiek izmantots pārbaudes statuss "Procesā", var norādīt informāciju par ziņojuma (vai ekvivalenta) sagatavošanas gaitu. Gadījumos, kad tiek izmantots pārbaudes statuss "Atcelts", “Anulēts”, nepieciešams paskaidrot pārbaudes atcelšanas iemeslu IKS pārbaudes gadījumā norāda procesus, kas pārbaudīti IKS pārbaudē

1 Sniedzot/ nosūtot pārbaudes aktu vai ekvivalentu dokumentu par veikto PPĪV, tajā obligāti ir jābūt norādītam vienam no trim iespējamajiem pārbaudes rezultātiem, t.i., pārbaude nevar tikt norādīta bez rezultāta.

PPĪV lauku obligātas aizpildes nosacījumi konkrētos statusos ir uzskaitīti zemāk redzamajā tabulā:

Pēc PPĪV pārbaudes saglabāšanas, konkrētai pārbaudei tiek piešķirts pārbaudes numurs un aktivizētas sadaļas Pārbaudes ziņojumi un Pārbaudē konstatētās atkāpes.

Ja Neatbilstībai, kurai “Atklāšanas metode” ir “Pārbaude projekta īstenošanas vietā” ir piesaistīta pārbaude, tad PPĪV cilnē “Pārbaude” tiek attēlota papildus tabula "Neatbilstības". Tabula satur informāciju par saistītajām neatbilstībām. Uzklikšķinot uz tabulas rindas tiek atvērts attiecīgās neatbilstības ieraksts.

Neatbilstības

Kad pārbaudes forma ir aizpildīta un saglabāta, lietotājam ir pieejamas pogas <Dzēst melnrakstu> un <Darbinieka ievadīts> vai <Apstiprināt>.
Nospiežot pogu <Dzēst melnrakstu> tiek izdzēsti visi ievadītie dati līdz pēdējai apstiprinātajai informācijai.
Ja pārbaude tika pievienota statusā “Izpildīts” vai pārbaudes statuss tika nomainīts uz “Izpildīts”, PPĪV darbojas „4 acu princips” – viens lietotājs datus ievada un labo, otrs – apstiprina. Lai apstiprinātu PPĪV datu ievadi, lietotājam, kurš pārbaudes datus ir ievadījis vai labojis, ir jānospiež poga <Darbinieka ievadīts>.

Lai apstiprinātu PPĪV datus, lietotājam, kurš nav apstiprinājis datu ievadi (nav spiedis pogu <Darbinieka ievadīts>), ir jānospiež poga <Virskontroles apstiprināts>. Lietotājam, kurš ir nospiedis pogu <Darbinieka ievadīts>, nebūs iespējams apstiprināt PPĪV datus, jo poga <Virskontroles apstiprināts> netiks attēlota.

Ja pārbaudes statuss netika mainīts vai tika nomainīts uz “Plānots”, “Procesā”, “Anulēts” vai “Atcelts”, PPĪV pārbaudes datu ievadi var apstiprināt viens lietotājs, arī tas pats lietotājs, kurš pārbaudes datus ir ievadījis vai labojis, nospiežot pogu <Apstiprināt>. Šai pogai ir tāda pati funkcionalitāte, kā sadaļā "Pārbaudē konstatētās atkāpes".

Formas apakšā zem visiem ievadlaukiem atrodas <Apstiprinājuma daļa>. Šajā formas daļā tiek attēlots lietotājs, kurš ir veicis pārbaudes datu ievadi (nospieda pogu <Apstiprināt> vai <Darbinieka ievadīts>) un lietotājs, kurš datus ir virskontroles apstiprinājis, kā arī datums, laiks un ievadītās vai apstiprinātās pārbaudes statuss.

Ja PPĪV pārbaudē ir reģistrēta konstatēta atkāpe ar atzīmētu izvēles lauku Nepieciešama atkārtota pārbaude, tad pie pārbaudes apstiprināšanas uz pogas <Apstiprināt> nospiešanu lietotājam tiek pārvaicāts "Pārbaudei jau ir izveidota viena atkārtotā pārbaude. Vai vēlaties izveidot jaunu atkārtotu pārbaudi?". Ja uz jautājumu atbild apstiprinoši, tad automātiski tiek izveidot jauna atkārtota pārbaude. Atbildot noliedzoši, jauna atkārtota pārbaude netiek veidota.

Pārbaudes ziņojumi

Piekļuves ceļš

Projekts → Pārbaudes → PPĪV → Attiecīgā pārbaude → <Pārbaudes ziņojumi>

Svarīgi - šī sadaļa finansējuma saņēmējam e-vidē nav redzama. Pārbaudes formā, atverot sadaļu "Pārbaudes ziņojumi", lietotājam tiek attēlota tabula ar iepriekš pievienotiem pārbaudes ziņojumiem – augšupielādētiem dokumentiem. Kā arī formā lietotājs var pievienot jaunus pārbaudes ziņojumus. Dokumentu failu augšupielāde aprakstīta sadaļā Dokumentu failu augšupielāde.

Pārbaudes ziņojumi

Formas augšpusē atrodas saite [Lejupielādēt visus pielikumus] ar, kuras palīdzību ir iespējams lejupielādēt visus cilnē pievienotos dokumentus. Formā tiek attēloti šādi ievadlauki:

Kolonnas nosaukums	Apraksts
Faila nosaukums	PPĪV un IKS pārbaudēm: Pievieno pārbaudes ziņojumu (pārbaudes akts, pārbaudes lapa, pielikumu par projekta ieviešanas pārbaudes apjoma izvēli (PPĪV) vai kāds cits dokuments piemēram, fotofiksācijas, ekrānuzņēmumi). Pievienotie faili ir dzēšami, ja tie ir pievienoti pēc PPĪV virskontroles apstiprināšanas līdz nākamajai PPĪV apstiprināšanai.
Faila izmērs (MB)	automātiski aizpildās, norādot pievienotā faila izmēru
Komentārs	PPĪV un IKS pārbaudēm: Ievada komentāru, ja nepieciešams
Lietotājs	automātiski tiek norādīts lietotāja, kurš pievienojis failu, vārds un uzvārds
Pievienošanas laiks	automātiksi tiek norādīts datums un laiks, kad pievienots fails
Darbības	iespēja failu dzēst, nospiežot pogu <Dzēst>

Pārbaudē konstatētās atkāpes

Piekļuves ceļš

Projekts → Pārbaudes → PPĪV → Attiecīgā pārbaude → <Pārbaudē konstatētās atkāpes>

"PPĪV" pārbaudes formā, atverot sadaļu "Pārbaudē konstatētās atkāpes", lietotājam ir iespējams redzēt sarakstu ar atkāpēm, kas tika konstatētas konkrētās pārbaudes ietvaros. Konstatētās atkāpes tiek attēlotas tabulas veidā.

Pārbaudē konstatētās atkāpes

Formā tiek attēloti šādi ievadlauki, kuros tiek attēlots:

Kolonnas nosaukums	Apraksts
Konstatētās atkāpes veids	PPĪV pārbaudēm: Konstatētās atkāpes veids. IKS pārbaudēm: No izvēlnes izvēlas "Iekšējās kontroles sistēmas neatbilstība, kad finanšu saņēmējs sniedz atbalstu mērķa grupai/ gala saņēmējiem"
Konstatētā atkāpe	PPĪV un IKS pārbaudēm: Ievada informāciju par konstatēto atkāpi
Priekšlikumi par novēršanu	PPĪV un IKS pārbaudēm:  Ievada informāciju par - no FS sagaidāmo rīcību konstatētās atkāpes novēršanai
Novēršanas termiņš	PPĪV un IKS pārbaudēm:  Norāda datumu, līdz kuram nepieciešams novērst konstatētās atkāpes
Novēršanas datums	} Lai atvērtu konstatētās atkāpes ierakstu ir jānoklikšķina uz vēlamā ieraksta. Tiks atvērta izvēlētā pārbaudē konstatētās atkāpes ieraksta apskates forma ar pogām <Labot> un <A|-
Finansējuma saņēmējs sniedz skaidrojumu	ja finansējuma saņēmējs sniedz skaidrojumu atkāpei (atkāpe ir FS pusē), tad tiek attēlots atzīmēts izvēles lauks

Lai atvērtu konstatētās atkāpes ierakstu ir jānoklikšķina uz vēlamā ieraksta. Tiks atvērta izvēlētā pārbaudē konstatētās atkāpes ieraksta apskates forma ar pogām <Labot> un <Atgriezties> formas apakšā. Zem tabulas ar pārbaudē konstatētajām atkāpēm ir poga <Labot>. Pēc pogas nospiešanas tiek izveidots jauns melnraksts un attēlotas papildus pogas <Apstiprināt> un <Pievienot atkāpi>, kā arī pie katra atkāpes ieraksta – ikona Dzēst. Ja zem tabulas tika nospiesta poga <Labot>, noklikšķinot uz konstatētās atkāpes ieraksta, tas tiks atvērts labošanas režīmā.

Ikona Dzēst nodrošina attiecīgā ieraksta dzēšanu no sistēmas. Nospiežot dzēšanas ikonu, tabulā iezīmētais atkāpes ieraksts tiek dzēsts no sistēmas – pirms tam lietotājam tiek pārvaicāts Vai tiešām vēlaties dzēst šo ierakstu? ar pogām <Jā> un <Nē>. Nospiežot pogu <Jā>, attiecīgais ieraksts tiek dzēsts no tabulas. Nospiežot pogu <Nē>, vaicājuma logs tiek aizvērts un ieraksts no tabulas netiek dzēsts. Poga <Apstiprināt> ir redzama, ja pārbaudes statuss netika nomainīts uz “Izpildīts”. Šai pogai ir tāda pati funkcionalitāte, kā sadaļā "Pārbaude". Nospiežot pogu <Apstiprināt> var apstiprināt PPĪV datu ievadi. To var izdarīt viens lietotājs, arī tas lietotājs, kurš ir ievadījis vai labojis datus. Sadaļas "Pārbaude" Apstiprinājuma daļā, tiek attēlots lietotājs, kurš ir veicis PPĪV apstiprināšanu (ievadīja) un datums/ laiks, kad tas tika veikts, kā arī tiek uzrādīts apstiprinātais pārbaudes statuss. Labošanas režīmā, virs tabulas ar pārbaudē konstatētajām atkāpēm ir redzama poga <Pievienot atkāpi>. Pēc pogas nospiešanas, tiek atvērta forma jaunas atkāpes pievienošanai.

PPĪV konstatētās atkāpes pievienošana

Formā tiek attēloti šādi ievadlauki:

Kolonnas nosaukums	Apraksts
Atkāpe	konstatētā atkāpe pārbaudes ietvaros
Atkāpes veids	atkāpes veids no izvēlnes, obligāti aizpildāms lauks. Detalizētāku aprakstu skatīt tabulā - Atkāpju veidi un to izmantošanas nosacījumi (no 20.04.2020.)
Priekšlikumi par novēršanu	brīva teksta lauks, kur ierakstīt priekšlikumus atkāpes novēršanai
Atkāpe nav novēršama	izvēlne no klasifikatora. “Atkāpe nav novēršama (nav finansiāla ietekme) norāda, ja konstatētā atkāpe neietekmē projekta attiecināmās izmaksas, piemēram: konstatētā atkāpe zaudējusi aktualitāti MK noteikumu grozījumu rezultātā; atkāpe ir konstatēta pirmslīguma pārbaudes ietvaros un rezultātā tika pieņemts lēmums projektu noraidīt; “Atkāpe nav novēršama (ir finansiāla ietekme)” norāda, ja konstatētā atkāpe ietekmē projekta attiecināmās izmaksas, piemēram: būvdarbus vajadzēja pabeigt pavasarī, tie ir pabeigti rudenī, pārbaude notiek ziemas sākumā un esošo situāciju vairs nevar mainīt; noslēgti pakalpojumu līgumi, neievērojot PIL, un ir konstatējama neatbilstība; tāmē uzrādīta vairāku durvju/radiatoru u.tml. nomaiņa, bet pārbaudē konstatētas, ka faktiski telpās ir uzstādīts mazāks skaits durvju/radiatoru u. tml.; pārbaudē tika konstatēts, ka apmācības nenotiek. Ja lauks tiek aizpildīts, tad formas apakšā tiek attēlots paziņojums “Pēc Atkāpe nav novēršama lauka aizpildīšanas finansējuma saņēmējs ar automātiskā paziņojuma starpniecību tiks informēts, ka konkrētā atkāpe ir slēgta. Vai vēlieties aizpildīt konkrēto lauku?” ar izvēles iespējām: <Jā> – lietotājam tiek nosūtīts automātiskais paziņojums par to, ka konstatētā atkāpe ir slēgta; <Nē> – iziet no konkrētā lauka un nesaglabā ievadīto vērtību.
Novēršanas termiņš	novēršanas termiņš ir obligāti aizpildāms datums. Lēmuma par atkāpes novēršanu datums. Atkārtotas pārbaudes gadījumā precizē arī sākotnējā pārbaudē
Par novēršanas uzraudzību atbildīgais	izkrītošā saraksta lauks ar visiem aktīvajiem sistēmas lietotāju vārdiem un uzvārdiem Iespējams izvēlēties un pievienot vairākus lietotājus noklikšķinot uz ikonas zem klasifikatora. Nepieciešamības gadījumā konkrēto izvēlēto lietotāju var dzēst, noklikšķinot uz ikonas blakus konkrētajam lietotāja vārdam
Cits par novēršanas uzraudzību atbildīgais	teksta ievadlauks papildus atbildīgā, kurš nav CFLA darbinieks, ievadei
Novēršanas datums	datuma lauks ar iespēju izvēlēties datumu no kalendāra, lauks pieejams, ja nav aizpildīts lauks “Atkāpe nav novēršama”. Papildus norādes datu lauka aizpildīšanai: Ja trūkuma konstatēšanas rezultātā ir pieņemts lēmums par neatbilstību, laukā jāievada Neatbilstības lēmuma datums Ja lēmums par neatbilstību netiek pieņemts vispār (piemēram,  nav aizpildīts būvdarbu žurnāls vai nav visās sadaļās norādīta informācija  utml.) – kā novēršanas datums jāievada projekta īstenošanas beigu datums Ja lēmums par neatbilstību pagaidām nav pieņemts, bet teorētiski projekta īstenošanas laikā var būt pieņemts lēmums par neatbilstību/NVI (piemēram, FS vēlāk MP var ielikt izmaksas par nenotikušām mācībām) – kā novēršanas datums jāievada projekta īstenošanas beigu datums Ja PPĪV ir veikta pirms līguma noslēgšanas, un projekts tiek noraidīts, tad trūkuma novēršanas datumu var nenorādīt Ja lauks tiek aizpildīts, tad formas apakšā tiek attēlots paziņojums “Pēc Novēršanas datums lauka aizpildīšanas finansējuma saņēmējs ar automātiskā paziņojuma starpniecību tiks informēts, ka konkrētā atkāpe ir slēgta. Vai vēlieties aizpildīt konkrēto lauku?” ar izvēles iespējām: <Jā> – lietotājam tiek nosūtīts automātiskais paziņojums par to, ka konstatētā atkāpe ir slēgta; <Nē> – iziet no konkrētā lauka un nesaglabā ievadīto vērtību.
Piezīmes (FS nav redzamas)	brīva teksta ievades lauks piezīmēm. Obligāti jāievada skaidrojums par atkāpi, kurai nav finansiāla ietekme, piemēram, veiktas izmaiņas mācību grafikā; apmācību kurss netiek finansēts no projekta izmaksām; pirmo reizi projektā konstatēts formāls pārkāpums, par ko finansējuma saņēmējs saņem brīdinājumu bez finanšu korekcijas (piem., apmācību norises vietā nav izvietots plakāts; vizuālo elementu ansamblis nav redzams uz plakāta, kursa materiālos, uz paraksta lapas)
Nepieciešama atkārtota pārbaude (FS nav redzams)	Atzīmē atkārtotas pārbaudes nepieciešamības gadījumā. Pēc pārbaudes datu apstiprināšanas automātiski tiks izveidota jauna atkārtotā pārbaude.
Plānotais atkārtotās pārbaudes datums (FS nav redzams)	datuma lauks ar iespēju izvēlēties datumu no kalendāra, lauks pieejams, ja ir atzīmēts ievades lauks <Nepieciešama atkārtota pārbaude>. Norāda datumu, kad plānota atkārtotā pārbaude.
Ietekme uz MPEK (FS nav redzams)	izkrītošā saraksta lauks, kas satur vērtības “Ir”, “Iespējama”, “Nav”
Finansējuma saņēmēja sniegtā informācija
Atkāpes skaidrojums	lauks nav labojams. Tiek attēlots FS ievadītais atkāpes skaidrojums. FS var ievadīt un iesniegt skaidrojumu, ja PPIV atkāpei nav ielikts “Novēršanas datums” vai nav vērtība laukā “Atkāpe nav novēršama”. Aiz FS skaidrojuma teksta tiek attēlota vēstures ikona , noklikšķinot uz ikonas, tiek atvērta laukā ievadītās informācijas vēsture.
Augšupielādētie faili	tiek attēloti finansējuma saņēmēja pievienotie faili

Lauks atkāpes skaidrojums sākotnēji FS kļūst rediģējams, kad PPĪV statuss tiek nomainīts uz Izpildīts un pārbaudes dati tiek apstiprināti pēc 4 acu principa. Lauks "atkāpes skaidrojums" FS nav labojams, ja atkāpei ir aizpildīti lauki “Novēršanas datums” vai “Atkāpe nav novēršama".

Ja finansējuma saņēmējs sniedz skaidrojumu atkāpei (atkāpe ir FS pusē), tad formas augšpusē tiek attēlots brīdinājums "Finansējuma saņēmējs sniedz skaidrojumu".

Atkāpi ir iespējams atgriezt FS – gadījumos, kad atkāpei nav ielikts “Novēršanas datums” vai nav vērtība laukā “Atkāpe nav novēršama” un FS ir sniedzis atkāpes skaidrojumu, kļūst pieejama poga <Atgriezt precizēšanai>, pēc pogas nospiešanas FS atkārtoti kļūst labojami lauki "Atkāpes skaidrojums" un "Pievienot pamatojošos dokumentus", kā arī FS, kuriem ir “A” un “L” tiesības uz PPĪV tiek nosūtīts automātiskais paziņojums.

Atkāpju veidi un to izmantošanas nosacījumi

PPĪV Atkāpes veids	Skaidrojums, kādos gadījumos atkāpes veidu izmanto
Ar projektu saistīto dokumentu trūkums vai informācijas trūkums tajos	Nav iesniegti/uzrādīti visi nepieciešamie ar projektu saistošie dokumenti, tai skaitā pirms līguma pārbaudes dokumenti; Iesniegtajos dokumentos trūkst informācijas, lai gūtu pārliecību; Dokumentos kļūdaini norādīta informācija; Dokumentos nepieciešama papildus informācija; u.tml.
Nav ievērota vai ir neatbilstoši veikta iepirkuma procedūra	Atklāti pārkāpumi iepirkumu procedūrā, iepirkumu dokumentācijā; u.tml.
Neatbilst SAM MK noteikumu un/vai īstenošanas līguma nosacījumiem un citiem ārējiem normatīviem aktiem	Ja konstatēta: Līguma slēgšanai nepieciešamo nosacījumu neizpilde pirms līguma PPĪV; Neatbilstība CFLA noslēgtā līguma vai vienošanās nosacījumiem; Neatbilstība projekta darbībām, laika grafikam, mērķim, vadlīnijām, nav paredzēts Līgumā u.tml.; Neatbilstība atbalstāmām darbībām un attiecināmiem izdevumiem, valsts atbalstam, de minimis; Neatbilstība SAM MK noteikumos paredzētajām darbībām un izmaksu attiecināmības nosacījumiem; Neatbilstība citiem SAM MK noteikumu nosacījumiem; Būtiskas pārmaiņas pēc-uzraudzības periodā; u.tml.
Grāmatvedības uzskaites vai lietvedības dokumentu neatbilstoša noformēšana/uzglabāšana	Ja konstatēta: Neatbilstoša nomenklatūra; Pamatlīdzekļu uzlīmes nav uzlīmētas uz pamatlīdzekļiem; Grāmatvedības kontu plāna neesamība; Grāmatojuma atzīmes neesamība uz rēķiniem; u.tml.
Būvniecības līguma nosacījumu neievērošana, būvdarbu defekti	Ja konstatēta: Būvdarbu dokumentācijas atkāpes; Materiālu nomaiņa; Līguma nosacījumu neievērošana, t.sk. autoruzraudzība, būvuzradzība; Neatbilstība energoauditora ieteikumiem un/vai būvprojekta risinājumiem; Būvdarbos izmantoto materiālu, tehnisko risinājumu neatbilstība būvprojektam/tāmei; Nomainītie speciālisti neatbilst iepirkuma nosacījumiem; Apakšuzņēmēju piesaiste/nomaiņa neatbilst iepirkuma nosacījumiem; u.tml.
Pakalpojumu un piegāžu līgumu nosacījumu neievērošana
Citu projekta ietvaros noslēgto līgumu pārkāpumi	Ja nav ievēroti: līguma ar Sadarbības partneri nosacījumi; bezdarbnieka nodarbināšanas / apmācības līguma starp FS un darba devēju / izglītības iestādi nosacījumi; līguma starp darba devējiem un dalībniekiem nosacījumi; granta līguma nosacījumi; u.c. līgumi
Informācijas un publicitātes pasākumu atkāpes
Nav noticis plānotais pasākums un/vai pasākuma vietā neatrodas dalībnieks, lektors u.c.
Neatbilstoša mērķa grupa	Kāds no dalībniekiem neatbilst kritērijiem u.tml.
Iekšējās kontroles sistēmas trūkumi	Ja konstatēti: Trūkumi iekšējos dokumentos; Neatbilstības starp iekšējiem dokumentiem; Neatbilstoši izstrādātas kārtības; Neatbilst ārējiem normatīvajiem aktiem; u.tml.
Pamatlīdzekļu, materiālo/nemateriālo vērtību neesamība
Aizdomas par krāpšanas riskiem
Aizdomas par dubultā finansējuma riski

Automātiskie e-pasti

Automātiskie paziņojumi tiek sūtīti sekojošos gadījumos:

1. Brīdī, kad PPĪV statuss tiek nomainīts uz Izpildīts un pārbaudes dati tiek apstiprināti pēc 4 acu principa FS, kuriem ir “A” un “L” tiesības uz PPĪV. Atkarībā no pārbaudes rezultāta tiek sūtīti sekojoši paziņojumi: ja pārbaudes rezultāts “Pozitīvs” - tiek sūtīts paziņojums par to, ka pārbaudē ir sniegts pozitīvs atzinums:
ja pārbaudes rezultāts “Ar iebildumiem” vai “Negatīvs” - tiek sūtīts paziņojums par to, ka pārbaudē ir konstatētas atkāpes:
2. FS ir iesniedzis atkāpes skaidrojumu. Paziņojums par to, ka finansējuma saņēmējs ir sniedzis atkāpes skaidrojumu - tiek sūtīts projektā norādītajam atbildīgajam projekta vadītājam.
3. Iekšējais lietotājs ir atgriezis atkāpi precizēšanai FS. Paziņojums par to, ka konstatētā atkāpe nav uzskatāma par novērstu un atgriezta atkārtotai precizēšanai - tiek sūtīts FS, kuriem ir “A” un “L” tiesības uz PPĪV. E-pasts tiek sūtīts, kad tiek apstiprināta konkrētā pārbaudes versija.
4. Ja iekšējās vides lietotājs aizpilda atkāpei lauku “Novēršanas datums” vai “Atkāpe nav novēršama" un paziņojumā formas apakšā izvēlas vērtību "Jā". Paziņojums par to, ka konstatētā atkāpe ir slēgta - tiek sūtīts FS. E-pasts tiek sūtīts, kad tiek apstiprināta konkrētā pārbaudes versija.