Ievads

Ievads

Auditorijas raksturojums

Šajā dokumentā ir aprakstītas sistēmas funkcionalitātes izmantošanas iespējas, tāpēc šis dokuments ir paredzēts pasūtītājiem un sistēmas lietotājiem, kā atbalsts ikdienas darbā, strādājot ar KPVIS.

Lietotājiem, kas šo dokumentu izmanto, jābūt pieredzei darbā ar Windows, MS Office un kādu no pārlūkprogrammām (Internet Explorer, Chrome, Opera vai Fire Fox).

Lietojamība

Lietotāju rokasgrāmata izmantojama kā informatīvs palīglīdzeklis darbam ar KPVIS. Sistēmas prasības paredz, ka lietotāja datorā jābūt instalētai kādai no interneta pārlūkprogrammai (Internet Explorer, Chrome, Opera vai fire Fox). Minimālai ekrāna izšķirtspējai ir jābūt 1024 x 768.

Dokumenta lietošanas apraksts

Šī lietotāja rokasgrāmata ir izstrādāta Centrālās finanšu un līgumu aģentūras Vadības informācijas sistēmas uzturēšanas un papildināšanas pakalpojumu projekta ietvaros un tās nolūks ir nodrošināt papildinājumu aprakstu funkcionalitātē, ko nodrošina CFLA vadības informācijas sistēmas procesi.

Darbības sfēra

Dokuments attiecas uz izstrādāto Kohēzijas politikas fondu vadības informācijas sistēmas funkcionalitāti.

Kohēzijas politikas fondu vadības informācijas sistēma (KPVIS) paredzēta:

• ES fondu, EEZ/ Norvēģijas valdības divpusējā finanšu instrumenta un Latvijas – Šveices sadarbības programmas ietvaros finansēto projektu informācijas uzskaitei, tai skaitā nodrošinot informācijas uzkrāšanu par:
  • plānotā finansējuma un faktiski veikto maksājumu uzskaiti,
  • projektu finanšu un tehnisko rādītāju uzskaiti un to izpildes kontroli,
  • projektu pārbaužu plānošanu un to rezultātu uzskaiti;

• Informācijas uzkrāšanai par 2014.-2020.gada plānošanas periodā realizētajiem projektiem;
• Pārskatu un atskaišu veidošanai par sistēmā ievadītajiem datiem;
• Datu ievadei ārējiem lietotājiem.

Termini, saīsinājumi un to skaidrojumi

īsinājums/ terminsa	skaidrojumsa
CFLA	Centrālā finanšu un līgumu aģentūra
DocLogix	Dokumentu vadības sistēma
DP	Darbības programma
ERAF	Eiropas Reģionālās attīstības fonds
ESF	Eiropas Sociālais fonds
EUR	Eiro
FM	Finanšu ministrija
FS	Finansējuma saņēmēji
JNI	Jaunatnes nodarbinātības iniciatīva
KF	Kohēzijas fonds
KPVIS	Kohēzijas politikas fondu vadības informācijas sistēmas, sistēma
LG	Līguma grozījums
MP	Maksājumu pieprasījumi
MPEK	Maksājuma pieteikums Eiropas Komisijai
NMR	Nodokļu maksātāju reģistrs
NVI	Neatbilstoši veikti izdevumi
PASMK	Pieļaujamā avansa un starpposma maksājuma kopsumma
PB	Pašvaldības budžeta finansējums
PI	Projekta iesniegums
PMPIG	Plānoto maksājumu pieprasījumu iesniegšanas grafiks
PPĪV	Pārbaudes projekta īstenošanas vietā
REI	Revīzijas iestāde
SAM	Specifiskais atbalsta mērķis
SAMP	Specifiskā atbalsta mērķa pasākums
SIR	Sertificēto izdevumu revīzija (pārbaude)
TP	Tehniskā palīdzība
UR	Uzņēmumu reģistrs
VB	Valsts budžeta finansējums
VBDP	Valsts budžeta dotācija pašvaldībām
VID	Valsts ieņēmumu dienests
VZD	Valsts zemes dienests

Vispārējie sistēmas lietošanas principi

Darba sākums

Lietotājiem ir iespēja pieteikties (login) sistēmā neievadot Lietotāja vārdu un paroli. Lai ielogotos sistēmā bez Lietotāja vārda un paroles ievadīšanas, ir nepieciešams nospiest pogu <Pieslēgties ar Windows>.

bilde

No cita lietotāja datora sistēmai var pieteikties, ievadot savu datora lietotājvārdu un paroli. Pēc lietotājvārda un paroles ievadīšanas jānospiež poga <Pieslēgties>. Lietotājs sistēmā var autentificēties arī izmantojot vienotā valsts un pašvaldību pakalpojumu portāla latvija.lv sniegtos autentifikācijas pakalpojumus. Pirmo reizi pieslēdzoties sistēmai, nepieciešams iepazīties un apstiprināt sistēmas lietošanas noteikumu ievērošanu.

bilde

Ar sistēmas lietošanas noteikumiem lietotājs var iepazīties gan latviešu valodā, gan angļu valodā – izmantojot pogas <LV> un <ENG>.

Navigācija

Sistēmas funkcijas ir pieejamas, izmantojot vairāku līmeņu izvēlnes. Pirmā līmeņa izvēlnes (Darbības programma, Atskaites, Administrēšana) izvietotas horizontālā joslā ekrāna augšējā daļā kreisajā pusē, otrā līmeņa izvēlnes (Darbības programma, EK iesniedzamie maksājumi un kontu slēgumi, Izdevumu deklarācijas korekcijas, Juridiskās personas, kā arī citas konkrētās formas apakšsadaļas) novietotas vertikāli gar ekrāna kreiso malu.

bilde

Ekrāna formas augšējā daļā labajā pusē ir izvietotas lietotāja palīgdarbības.

bilde

Pirmajā joslā ir redzams lietotāja, kurš šobrīd strādā ar sistēmu, vārds un uzvārds, kā arī šādu darbību ikonas:

 - ikonas sistēmas valodu pārslēgšanai;
 – tiek atvērta ekrāna forma jauna kļūdas ziņojuma pieteikšanai FM IT pieteikumu reģistram;
 – tiek atvērta ekrāna forma lietotāja paroles maiņai;
 – nodrošina drošu atslēgšanos no sistēmas.

Otrajā joslā ir pieejams ievadlauks projekta meklēšanai pēc projekta numura, nosaukuma vai projekta finansējuma saņēmēja nosaukuma, kā arī poga <Dokumentācija>,kas atver formu no kuras ir iespējams atvērt sistēmas lietotāja rokasgrāmatu un sistēmas lietošanas noteikumus gan latviešu, gan angļu valodā. Papildus tiek rādīta poga <Palīdzība> - lietotāja elektroniskā palīga atrašanās vietas ievadei un pats elektroniskais lietotāja palīgs (sk. nodaļu 2.11 Palīdzības informācijas ievade).

Dīkstāve

Ja sistēmas lietotājs nav strādājis ar sistēmu vismaz 42 minūtes, tad lietotājam uz ekrāna tiek atvērts paziņojums par darba sesijas beigām ar laika atskaiti līdz sesijas pārtraukumam – 3 minūtes. Lietotāja darba sesijas ilgumu un laika atskaites līdz sesijas beigām ilgumu sistēmas administrators var definēt sistēmas parametros.

bilde

Formā tiek uzrādīta atskaite līdz brīdim, kad darba sesija tiks pārtraukta. Ja šajā laikā netiek veikta nekāda darbība ar sistēmu, tad lietotāja sesija tiks pārtraukta un tiks atvērta lietotāja autentifikācijas forma. Lai turpinātu darbu ar sistēmu, nepieciešams nospiest pogu <Turpināt> – tiks atvērta forma, ar kuru lietotājs bija strādājis. Lai pabeigtu darbu ar sistēmu, nepieciešams nospiest pogu <Atslēgties> – tiks atvērta lietotāja autentifikācijas forma.

Lietotāja profils

Sistēmas galvenā logā labajā augšējā stūrī lietotāja vārds un uzvārds tiek attēlots kā hipersaite, uz kuras nospiežot tiek atvērts lietotāja profils datu labošanai.

bilde

Lietotāja profila formā ir šādi lauki:

• Personas kods – teksta lauks personas koda ievadei. Lietotājam lauks ir labojams tikai pirmajā profila datu labošanas reizē;
• Lietotāja vārds – automātiski tiek attēlots lietotāja lietotājvārds, kurš nav pieejams labošanai;
• Vārds – automātiski tiek attēlots lietotāja vārds, kurš nav pieejams labošanai;
• Uzvārds – automātiski tiek attēlots lietotāja uzvārds, kurš nav pieejams labošanai;
• E-pasts – manuāli labojams teksta lauks e-pasta adreses ievadei;
• E-pasts atkārtoti – manuāli labojams teksta lauks apstiprinājuma e-pasta adreses ievadei. Lauks tiek rādīts tikai tad, ja lietotājs ir labojis e-pasta adresi laukā E-pasts. Laukos E-pasts un E-pasts atkārtoti ievadītajām e-pasta adresēm ir jāsakrīt;
• Tālruņa numurs – manuāli labojams teksta lauks lietotāja kontakttālruņa noradīšanai;
• Iestādes nosaukums – automātiski tiek uzrādīts lietotāja iestādes nosaukums, lauks nav labojams;
• Paroles maiņa – tiek attēloti paroles maiņas lauki atbilstoši sadaļas ‎2.5 Paroles maiņa aprakstam. Windows AD lietotājiem sistēmā lietotāja profilā e-pasta adresi un paroli mainīt nav iespējams.

Paroles maiņa

Paroles maiņu sistēmā var veikt tikai lietotājs, kurš sistēmā ir autentificējies manuāli ievadot lietotājvārdu un paroli. Windows AD lietotājiem sistēmā paroli nomainīt nav iespējams. Ja sistēmas lietotājam ir nepieciešams nomainītu paroli, tad sistēmas galvenā logā labajā augšējā stūrī pie lietotāja vārda un uzvārda ir jānospiež ikona . Tiek atvērts logs paroles maiņai.

bilde

Jaunajai parolei ir jāsastāv no vismaz deviņām zīmēm – t.sk. latīņu alfabēta maziem un lieliem burtiem (a-z, A-Z), vismaz viena cipara un vienas speciālas zīmes (-[]{}\;’,./~!@#$%^&*()_+ | :’’<>?). Svarīgi, lai paroli būtu grūti atpazīt vai uzminēt. Tā nedrīkst sastāvēt no zīmju kombinācijām, kas būtu saistāmas ar darba vidi vai personīgo dzīvi. Parole nedrīkst sakrist ar lietotājvārdu un to nedrīkst izmantot citām sistēmām.

Mainot paroli, jaunā parole nedrīkst sakrist ar piecām lietotāja iepriekš izmantotajām parolēm.

Pēc pogas [Saglabāt] nospiešanas parole ir nomainīta. Ja lietotājs nevēlas mainīt paroli, jānospiež poga [Atcelt].

Paroli obligāti jāmaina reizi ceturksnī, bet ne biežāk kā divas reizes diennaktī.

Pieslēdzoties ar paroli, kurai ir beidzies derīguma termiņš, tā ir jānomaina, lai būtu iespējams strādāt ar sistēmu.

Darbību audits

Visā sistēma lietotāja veiktās darbības tiek fiksētas audita pierakstos. Jebkurā ekrāna formā veiktās lietotāja darbības ir iespējams aplūkot nospiežot ikonu . Tiks atvērta forma, kas satur lietotāja darbību audita pierakstu tabulu par konkrēto sadaļu vai ierakstu. Ja labošanas formā ir vairāki ieraksti, piemēram, projekta budžeta formā, tad audita vēsturē parādīsies viena rinda par katru datu bāzē saglabāto vai dzēsto ierakstu.

bilde

Tabula satur šādas kolonnas:

Darbības veids – tiek attēlots darbības veids, kādu attiecīgais lietotājs ir veicis;

Darbības laiks – tiek attēlots datums un laiks, kad lietotājs attiecīgo darbību sistēmā ir veicis;

Objekta nosaukums – tiek attēlots sistēmas objekts, ar kuru lietotājs sistēmā ir strādājis; Lietotājs –tiek attēlots lietotāja vārds un uzvārds, kurš attiecīgo darbību sistēmā ir veicis.

Iespējami šādi darbību veidi:

• Pievienots (pievienots jauns ieraksts);
• Labots (labots esošais ieraksts);
• Dzēsts.

Kļūdu ziņošana

Ja strādājot ar sistēmu, lietotājs konstatē sistēmas nekorektu darbību vai kļūdu, tad par to ir jānosūta pieteikums. Lai to izdarītu, sistēmas galvenajā logā ekrāna augšējā labajā stūrī ir jānospiež uz ikonas . Tiks atvērta forma jauna kļūdas pieteikuma sagatavošanai.

bilde

Forma satur šādus ievadlaukus:

• Īss apraksts – ierobežota garuma teksta lauks sistēmas kļūdas īsa apraksta ievadīšanai;
• Izvērsts apraksts – ierobežota garuma teksta lauks sistēmas kļūdas izvērsta apraksta ievadīšanai;
• Pieteicējs – aizpildās automātiski, tiek norādīts lietotāja, kurš strādā ar sistēmu, vārds un uzvārds;
• Informācijas sistēmas nosaukums – aizpildās automātiski, tiek norādīts lietojamās sistēmas nosaukums;
• Ziņot par rezultātu – izvēles rūtiņa atzīmei, ka lietotājs vēlas saņemt informāciju par rezultātu;
• Steidzamība – izkrītošā saraksta lauks, kas satur klasificētas vērtības – augsta, vidēja, zema.

Formas sadaļā “Augšupielādētie faili:” tiek attēlota tabula ar šādām kolonnām:

• Faila nosaukums – aizpildās automātiski ar pievienotā dokumenta nosaukumu.

• Darbības – tiek attēlota poga <Dzēst>, kuru nospiežot pievienotais dokuments tiks dzēsts no pieteikuma. Formas sadaļā “Pievienot jaunu failu:” nospiežot pogu <Atlasīt failu> tiek atvērts Windows iebūvētais logs pievienojamā dokumenta norādīšanai. Sistēmā norādītais dokuments tiek pievienots pēc pogas <Pievienot> nospiešanas. Pieteikums uz FM IT pieteikumu reģistru tiek nosūtīts nospiežot pogu <Saglabāt>.

Dokumentu failu augšupielāde

Sistēmā dažādās vietās brīvi ir iespējams pievienot un apskatīt saistītos dokumentus.

bilde

Formas sadaļā "Augšupielādētie faili" tiek attēlota augšupielādēto dokumentu tabula ar šādām kolonnām:

• Faila nosaukums – automātiski tiek attēlots pievienotā dokumenta nosaukums - pievienošanas režīmā faila nosaukums ir labojams;
• Faila izmērs – automātiski tiek attēlots pievienotā dokumenta izmērs;
• Komentārs – teksta ievadlauks komentāra ievadei; Lietotājs – automātiski tiek attēlots sistēmas lietotāja, kurš ir veicis dokumenta augšupielādi, vārds un uzvārds;
• Pievienošanas laiks – automātiski tiek attēlots datums un laiks, kad fails ir augšupielādēts sistēmā.

Lietotājam ir iespējams augšupielādēt jaunu dokumenta failu sadaļā Pievienot failus. Pievienot ir atļauts tikai noteikta formāta un izmēra failus. Ja lietotājs mēģina pievienot failu ar neatbalstītu formātu vai izmēru, tad sistēma par to brīdina. Failu var pievienot divos veidos:

• uzklikšķinot uz teksta “uzklikšķiniet”, tiek atvērts MS Windows standarta dialoglogs dokumenta augšupielādei, kurā lietotājs var izvēlēties augšupielādējamo failu;
• izmantojot MS Windows standarta paņēmienu Drag&Drop – augšupielādējamo failu “velk” un “nomest” uz tekstu “Nometiet failu šeit”.

Pēc tam, kad lietotājs augšupielādējamo dokumentu pievienojis, pievienoto dokumentu tabulā attiecīgā ieraksta faila nosaukums ir labojams. Pēc datu saglabāšanas augšupielādētā dokumenta nosaukums vairs nav mainās, tā nosaukums tiek attēlots kā hipersaite, kura nodrošina attiecīgā dokumenta lejupielādi tā apskatei.

Dokumentu tabulā pie dokumenta ieraksta tiek attēlota poga <Dzēst>, kuru nospiežot lietotājam tiek atļauts dokumentu dzēst no sistēmas. Nospiežot pogu <Dzēst> lietotājam tiek pārvaicāts Vai vēlaties dzēst failu? ar pogām <Jā> un <Nē>:

• nospiežot pogu <Jā>, attiecīgais ieraksts tiek dzēsts no tabulas;
• nospiežot pogu <Nē>, vaicājuma logs tiek aizvērts un ieraksts no tabulas netiek dzēsts.

Zem pievienoto dokumentu tabulas tiek attēlotas trīs pogas – <Saglabāt>, <Atcelt>, <Atgriezties>:

• nospiežot pogu <Saglabāt>, tiek veikta ievadīto datu pārbaude un, veiksmīgas pārbaudes gadījumā, dati tiek saglabāti un attēlots attiecīgs paziņojums;
• nospiežot pogu <Atcelt>, veiktās izmaiņas netiek saglabātas un datu formas lauku saturs tiek atgriezts uz saturu, kāds tas bija formas atvēršanas brīdī;
• nospiežot pogu <Atgriezties>, veiktās izmaiņas netiek saglabātas un lietotājs tiek aizvests uz iepriekš aplūkoto lapu.
  Sistēmā tiek uzkrāta informācija par lietotājiem, kuri ir veikuši pievienoto dokumentu lejupielādi. Lai aplūkotu šo informāciju, nepieciešams noklikšķināt uz ikonas pie attiecīgā dokumenta nosaukuma kolonnā Faila nosaukums.

bilde

Par lietotājiem, kuri ir lejupielādējuši dokumentus, tiek uzkrāta šāda informācija:

• Darbības veids – vienmēr tiek attēlota vērtība "Skatīts";
• Darbības laiks – tiek attēlots datums un laiks ar precizitāti līdz sekundēm, kad lietotājs ir veicis dokumenta lejupielādi;
• Objekta nosaukums – vienmēr tiek attēlota vērtība "Fails";
• Lietotājs – tiek attēlots lietotāja, kurš lejupielādējis dokumentu, vārds un uzvārds.

Ja lietotājs, kurš ir veicis dokumenta lejupielādi, ir eksperts – vērtētājs (lietotāja datos ir norādīta iestāde "Eksperts (vērtētājs)"), tad šī lietotāja vārds un uzvārds tiek attēlots tikai tiem lietotājiem, kuriem sistēmā ir tiesības ‘Redzēt ekspertus’, bet pārējiem tiek uzrādīts teksts ‘Eksperts (vērtētājs)’.

Organizāciju datu pieprasīšana no ārējiem reģistriem

Sistēmā laukos, kuros ir paredzēts ievadīt organizācijas reģistrācijas numuru / nodokļu maksātāja reģistrācijas numuru, sākotnēji organizācijas dati tiek pieprasīti no ārējie reģistriem. Ievadot šādā laukā reģistrācijas numuru un noklikšķinot uz jebkuras citas formas vietas vai nospiežot pogu <Ielasīt datus>, sistēma centīsies atrast atbilstošu juridisko personu no Uzņēmuma Reģistra datiem, balstoties uz norādīto reģistrācijas numuru. Ja informācija par juridisko personu netiek atrasta Uzņēmuma reģistra datos, tad tā tiek meklēta VID nodokļu maksātāju reģistra datos.

Ja atbilstība tiks atrasta kādā no reģistriem, datu lauki, kas satur organizācijas informāciju, tiks automātiski aizpildīti un tos turpmāk nevarēs labot. Ja nevienā no reģistriem atbilstība netiks atrasta, lietotājam tiks parādīts informatīvs paziņojums, ka pēc norādītā reģistrācijas numura dati netika atrasti.

bilde

Pēc paziņojuma aizvēršanas, nospiežot pogu <Labi> vai krustiņu paziņojuma augšējā, labējā stūrī, lietotājam būs iespēja manuāli aizpildīt pārējos laukus ar informāciju par organizāciju.

Sadaļu apstiprināšana

Vairākās sistēmas sadaļās ir iestrādāts „4 acu princips” – viens lietotājs datus ievada un labo, otrs – apstiprina. Šāds mehānisms ir, piemēram, Darbības programmas, Prioritāro virzienu, SAM visās apakšsadaļās un daudz citās formās.

Katrā sadaļā, kuras datus paredzēts apstiprināt, apakšā zem visiem ievadlaukiem ir redzama sadaļas apstiprinājuma daļa, kurā parādīts lietotājs, kurš sākotnēji / pirmreizēji ir ievadījis datus (pēdējo reizi saglabājis) un datumu / laiku, kad tas izdarīts un lietotājs, kurš datus ir apstiprinājis un apstiprināšanas datums un laiks. Ja sadaļa vēl nav apstiprināta vai pēc apstiprināšanas tā ir atkārtoti labota, tad apstiprinājumu daļā nebūs redzams ieraksts par apstiprināšanu.

Pie katras apstiprinājuma daļas nospiežot saiti <Skatīt> ir iespējams aplūkot attiecīgā darbības koka līmeņa iepriekšējo versiju.

bilde

Lai redzētu vēsturi par sadaļas datu labošanu un apstiprināšanu, jāklikšķina uz saites <[Detaļas]>.

Lai redzētu sadaļas konkrēto apstiprināto informāciju, jāklilšķina uz saites <Skatīt>.

Kamēr konkrētā sadaļa nav apstiprināta, formas augšpusē būs redzams atbilstošs paziņojums un visi ievadlauki formā tiks attēloti uz sarkana fona.

Ja darbības koka līmenī dati ir mainīti, bet vēl nav apstiprināti, tad papildus tiek uzrādīta poga <Dzēst melnrakstu>, kuru nospiežot tiek izdzēsti visi ievadītie dati līdz pēdējai apstiprinātajai informācijai.

bilde

Lai sadaļas datus apstiprinātu, jāklikšķina uz pogas <Apstiprināt>. Lietotājam, kurš ievadīja datus (pēdējo reizi saglabāja), nebūs iespējams apstiprināt sadaļu, jo poga <Apstiprināt> būs atspējota.

Palīdzības informācijas ievade

Sistēmas horizontālajā izvēļņu joslā ir iestrādāta iespēja izveidot atsauces uz elektronisko lietotāja palīgu. Ja atvērtajai sistēmas sadaļai ir ievadīta hipersaite uz lietotāja palīgu, tad horizontālajā izvēļņu joslā tiks attēlota poga , kuru nospiežot tiks atvērts attiecīgās sistēmas sadaļas lietotāja palīgs atsevišķā logā.

bilde

Lai atvērtajai sistēmas sadaļai norādītu saiti uz lietotāja elektronisko palīgu, ir jānospiež poga . Tiks atvērts jauns logs ar vienu ievadlauku URL, kur ievadīt hipersaiti uz attiecīgās sistēmas sadaļas lietotāja palīgu.

bilde

Poga lietotāja palīga hipersaites ievadei tiek attēlota tikai sistēmas iekšējiem lietotājiem, kuriem ir piešķirtas atbilstošas tiesības.