Ziņojumu dēlis

Ziņojumu dēlis

Piekļuves ceļš

Projekts → Ziņojumu dēlis

Vispārīgā informācija

Kohēzijas politikas fondu vadības informācijas sistēmas 2014.-2020. gadam (turpmāk - KPVIS) Ziņojumu dēlis ir rīks, kas nodrošina Eiropas Savienības fondu projektu administrēšanu. Ziņojumu dēļa mērķis ir atspoguļot projektos uzsāktos procesus, norādot to plānotos/faktiskos izpildes termiņus, izpildes stadijas, kopīgo darbu apjomu katram individuāli un nodaļās, departamentos kopā. Ziņojumu dēlī nav iekļauti finanšu instrumentu nolīgumu procesi un soļi. Ziņojumu dēlis pieejams tikai CFLA KPVIS lietotājiem.

Ziņojumu dēlis

Funkcionalitāte

Ziņojumu dēlis pieejams KPVIS sadaļā “Ziņojuma dēlis”. Ziņojumu dēlī informācija par uzsāktajiem procesiem un soļiem tiek atspoguļota divos veidos: • Pēc noklusējuma – sistēmā automātiski nodrošina to procesu un soļu atspoguļošanu, kas pēc noklusējuma attiecināmi uz konkrēto departamentu, nodaļu vai projektu vadītāju; • Personalizējot – lietotājs izvēlas kurus procesus un soļus iekļaut savā Ziņojumu dēlī. Ziņojumu dēlī procesa vai soļa izveidošana var būt: • automātiska (gadījumos, ja iekšējos kārtības noteikumos ir noteikts, ka kāds process jāveic noteiktā dienu skaitā secīgi pēc kāda iepriekš pabeigta procesa, sistēma automātiski uzsāks procesu – piem., Iepirkumu plāns jāiesniedz 10 dd laikā pēc līguma noslēgšanas, tad Ziņojumu dēlī parādīs ieraksts, ka jāiesniedz Iepirkuma plāns, kurā datumā un cik dd atlikušas līdz tā iesniegšanai); • secīga (atbilstoši uzsāktajiem un veicamajiem procesiem un soļiem).

Informācijas atspoguļošana

Projektu uzraudzības departamentu, nodaļu, projektu vadītāju Ziņojumu dēļa skats • Departamenta direktors pēc noklusējuma Ziņojumu dēlī redz visu savu nodaļu aktuālos darbus, atbilstoši SAM/SAMP/Kārtai, kas ir departamenta administrēšanā. Maksājuma pieprasījuma solis “Dep. dir. apstiprinājums” tiek atspoguļots izvērstā veidā, pārējie procesi un soļi - savērstā veidā. • Nodaļas vadītājs pēc noklusējuma Ziņojumu dēlī redz tikai savas nodaļas aktuālos darbus, atbilstoši SAM/SAMP/Kārtai, kas ir nodaļas administrēšanā. Informācija tiek atspoguļota savērstā veidā. • Projektu vadītājs pēc noklusējuma Ziņojumu dēlī redz tikai to projektu veicamos darbus, kuros tas ir norādīts kā atbildīgais projekta vadītājs. Informācija tiek atspoguļota izvērstā veidā.

FVGD ESF maksājumu un grāmatvedības uzskaites nodaļas Ziņojumu dēļa skats Maksājumu un grāmatvedības nodaļas darbinieki pēc noklusējuma Ziņojumu dēlī redz procesa “Maksājuma pieprasījumi” soli “MP ieturēšana līdz noslēguma MP”, “Maksājumi” un “Neatbilstoši veikto izdevumu atgūšana” procesus. Informācija tiek atspoguļota savērstā veidā.

Projektu atlases nodaļu Ziņojumu dēļa skats Projektu atlases nodaļas darbinieki pēc noklusējuma Ziņojumu dēlī redz tikai “Projekta iesnieguma vērtēšana” procesu un soļus, atbilstoši SAM/SAMP/Kārtai, kas ir nodaļas administrēšanā. Informācija tiek atspoguļota izvērstā veidā.

Pārējo lietotāju Ziņojumu dēļa skats Pārējiem lietotājiem pēc noklusējuma Ziņojumu dēlī nav uzstādījumu. Tiem jāveic Ziņojumu dēļa personalizēšana. Informācija tiek atspoguļota savērstā veidā.

Personalizēšana

Lietotājiem ir iespēja norādīt, lai pieslēdzoties KPVIS, Ziņojumu dēlis vienmēr atveras kā pirmā lapa. Lai to veiktu “Lietotāja uzstādījumi” jāaizpilda izvēlnes rūtiņa pie “Ziņojumu dēli rādīt kā pirmo lapu” un ieraksts jāsaglabā. Lai atteiktos no šīs funkcionalitātes, izvēlnes rūtiņā atzīme jāizņem un ieraksts atkārtoti jāsaglabā.

bilde Ziņojumu dēļa iestatīšana par KPVIS sākumlapu

Lietotājiem, kuriem Ziņojumu dēlī pēc noklusējuma informācija netiek atspoguļota, iespējams Filtrā izvēlēties interesējošos Departamentus vai nodaļas, SAM/SAMP, Procesus vai soļus un projektu vadītājus. Kā arī norādīt, kādu papildus informāciju iekļaut procesu soļos. Pēc izvēlēto parametru atfiltrēšanas, sistēma turpmākajos pieslēgumos nodrošinās šo procesu un soļu atlasi. Lietotājiem, kuriem pēc noklusējuma Ziņojumu dēlī jau tiek ielasīta informācija, var to mainīt vai papildināt, norādot Filtrā interesējošo informāciju. Pēc izvēlēto parametru atfiltrēšanas, sistēma turpmākajos pieslēgumos nodrošinās šo procesu un soļu atlasi. Attīrot filtru tiek atgūts katra lietotāja Ziņojumu dēļa noklusētais skats.

bilde Filtrs izvērstā veidā nepieciešamās informācijas atlasei

Filtrā sadaļās Departaments/Nodaļa un Procesi/soļi, atzīmējot izvēlnes rūtiņu pie Departamenta vai Procesa, papildus atzīmes pakārtotajās nodaļās vai soļos nav jāliek. Sistēmā pakārtoto informāciju atlasīs automātiski. Filtrā pieejama iespēja rādīt/nerādīt papildus informatīvās kolonnas par projekta vadītāju, nodaļu, maksājuma pieprasījuma (izskatīšanas termiņa datums, statusa maiņas datums, dienu skaitu no iesniegšanas datuma, atlikušo dd skaits, summa pieprasītā, piezīmes no KPVIS).

Projektu vadītājiem pēc noklusējuma Filtrā “Kolonnu attēlošana” nav atzīmētas izvēles rūtiņas “Rādīt kolonnu “Projekta vadītājs” un “Rādīt kolonnu “Nodaļa”, nodaļu vadītājiem nav atzīmēta “Rādīt kolonnu “Nodaļa”, departamentu direktoriem un pārējiem lietotājiem šīs izvēles rūtiņas ir pēc noklusējuma atzīmētas.

bilde Departamentu direktoru un pārējo lietotāju Ziņojumu dēlī pēc noklusējuma iekļaujamās kolonnas

bilde Maksājumu un grāmatvedības nodaļas Ziņojumu dēlī pēc noklusējuma iekļaujamās kolonnas

Zināšanai! Ja nepieciešams aizvietot kolēģi un pārņemt tā uzsāktos darbus, tad ir iespējami divi rīcības scenāriji: • nomainīt KPVIS projektā informāciju datu laukā “Atbildīgais projekta vadītājs” (šajā scenārijā gan nodaļas vadītājam, gan departamenta direktoram būs precīza informācija par faktisko darbu veicēju); • Ziņojumu dēlī Filtrā atzīmēt aizvietojamā kolēģa vārdu un ierakstu saglabāt (šajā scenārijā darbu izpilde tiks kontrolēta, bet tā faktiskais veicējs nebūs redzams ne nodaļas vadītājam, ne departamenta direktoram). Ikviens no rīcības scenārijiem nodrošinās, ka aktuālie darbi turpmāk ielasīsies aizvietotāja Ziņojumu dēlī. Zināšanai! Ja Ziņojumu dēlī tiks iekļauti 100% visi pieejamie procesi/soļi, nodaļas, departamenti, projektu vadītāji, datu ielāde Ziņojumu dēlī var būt palēnināta.

Informācijas kārtošana

Ziņojumu dēlī tiek norādīts kopīgais veicamo/kavēto darbu skaits. Katram procesa soliem ir norādīts plānotais izpildes termiņš. Gadījumā, ja plānotais izpildes termiņš ir pārsniegts, sistēma ar sarkanu iezīmē kavēto procesu/soli. Procesos/soļos iestrādāti brīdinājumi par izpildes termiņa beigu tuvošanos – tuvojoties izpildes termiņa beigām esošā ieraksta fonta krāsa automātiski tiks nomainīta uz zilu. Ieraksti Ziņojumu dēlī ir sasaistīti ar projekta konkrēto sadaļu, kas nodrošina iespēju uzreiz atvērt projekta sadaļu, kur ir uzsākts konkrētais darbs. Pēc noklusējuma informācija tiek kārtota pēc kolonnas “Iesniegšanas datums” augošā secībā (vecākais datums saraksta augšā, jaunākais apakšā). Ziņojumu dēlī esošo informāciju var kārtot katrā kolonnā augošā un dilstošā secībā, kā arī skatīt to izvērstā un savērstā veidā procesos/soļos. Atkārtoti atverot Ziņojumu dēli, šīs izmaiņas nebūs saglabātas. Tiklīdz process/solis tiek pabeigts, atsaukts, dzēsts, tas Ziņojumu dēlī vairs nav pieejams. Ziņojumu dēlī informācija atjaunojas, tiklīdz tā tiek izmainīta projektā KPVIS iekšējā vai e-vidē.

Procesi, soļi

Ziņojumu dēlī veicamie darbi tiek dalīti procesos ar sīkāku sadalījumu soļos. Ziņojumu dēlī iekļauti arī soļi, kas veicami finansējuma saņēmējam, lai projektu vadītājs varētu savlaicīgi reaģēt, ja finansējuma saņēmējs kavējas ar savu saistību izpildi. Zināšanai! Finansējuma saņēmējiem arī ir izstrādāts savs Ziņojumu dēlis, kas nodrošina informāciju par finansējuma saņēmēja lietotājam projektā/os veicamajiem darbiem. Papildus finansējuma saņēmēji redz noteiktus procesus un soļus no CFLA Ziņojumu dēļa (tabulā pievienota norāde *). Ziņojumu dēlis redzams tikai lietotājiem ar A (apstiprināšanas), L (labošanas) tiesībām. Lietotājiem ar S (skatīšanas tiesībām) Ziņojumu dēlis nav redzams.

Termiņi un brīdinājumi

Risku izvērtējumi

Iepirkumu plāns===