Projekta iepirkumi

<ATGRIEZTIES UZ SATURA RĀDĪTĀJU

Projekta iepirkumi

Piekļuves ceļš

Projekts → Projekta iepirkumi

Iepirkumu priekšmetu saraksts

Sadaļā "Projekta iepirkumi" tiek attēloti visi sistēmā reģistrētie iepirkumu priekšmeti konkrētā projekta ietvaros.

Iepirkumu priekšmetu saraksts sastāv no šādām kolonnām:

Kolonnas nosaukums	Apraksts
Npk	iepirkuma priekšmeta kārtas numurs sarakstā (iepirkuma priekšmeta pievienošanas secībā)
Līguma priekšmets	Iepirkuma priekšmeta nosaukums
Summa	Tiek uzrādīta uz projektu attiecināmā summa bez PVN
Plāna statuss	iepirkumu plāna aktuālais statuss - Sagatavošanā, Iesniegts, Apstiprināts, Precizēšanā, Virskontroles atdots darbiniekam, Darbinieka apstiprināts
Statusa datums	datums, kad ir veikta iepirkumu plāna pēdējā statusa maiņa
Pirmspārbaude	Iepirkumam piesaistītās pārbaudes aktuālais statuss. Ja iepirkuma priekšmetam ir piesaistītas vairākas pārbaudes, tad tiek uzrādīts tās pārbaudes statuss, kura atrodas visagrīnākajā pārbaudes stāvoklī (statusi – Plānots, Procesā, Izpildīts). Ja iepirkuma priekšmetam nav piesaistīta neviena pārbaude, tad tiek uzrādīts teksts ‘n/a’.
Izsl. datums	iepirkuma priekšmeta iepirkuma procedūras izsludināšanas datums

Iepirkuma priekšmetus ir iespējams atlasīt pēc šādiem atlases kritērijiem:

Filtra atlases kritēriji	Apraksts
Plāna statuss	Izvēles lauku kopa – Sagatavošanā, Iesniegts, Apstiprināts, Precizēšanā – kas nodrošina iespēju atlasīt iepirkuma priekšmetus atbilstoši finansējuma saņēmējam redzamajiem statusiem
Plāna pārbaudes statuss	Izvēles lauku kopa – Iesniegts: darbinieka apstiprināts, Iesniegts: virskontroles atdots darbiniekam, Iesniegts: darbinieka neapstiprināts. Atlases kritērijs “Iesniegts: darbinieka neapstiprināts” nodrošina iepirkuma priekšmetu atlasi, kuri atrodas statusā “Iesniegts” un tiem vēl nav veikta darbinieka apstiprināšana atbilstoši “4 acu principam”.
Iepirkuma stāvoklis	Izvēles lauku kopa – Noslēdzies, Dzēsts, Ir līgums, Nav līgums. Atlases kritērijs “Noslēdzies” nodrošina iepirkuma priekšmetu atlasi, kuriem ir piesaistīts vismaz viens iepirkuma līgums status “Izpildīts” (ja ir piesaistīti vairāki iepirkumu līgumi, tad visiem šiem līgumiem ir jābūt statusā “Izpildīts”). Atlases kritērijs “Dzēsts” nodrošina iepirkuma priekšmetu atlasi statusā ‘Dzēsts’. Atlases kritērijs “Ir līgums” nodrošina iepirkuma priekšmetu atlasi, kuriem ir piesaistīts vismaz viens iepirkuma līgums Atlases kritērijs “Nav līgums” nodrošina iepirkuma priekšmetu atlasi, kuriem nav piesaistīts neviens iepirkuma līgums.
Pirmspārbaude	Izvēles lauku kopa – Plānots, Procesā, Izpildīts, n/a

Svarīgi! Lai atlasītu iepirkuma priekšmetus statusā “Iesniegts”, filtrā vienlaicīgi ir nepieciešams atzīmēt šādus atlases kritērijus – Plāna statuss “Iesniegts” un Plāna pārbaudes statuss “Iesniegts: Darbinieka neapstiprināts”.

Svarīgi! Ja filtrā atlases kritērijs Plāna statuss “Iesniegts” nav atzīmēts, tad lietotājam atlases kritērijs Plāna pārbaudes statuss netiek attēlots. Ja atlases kritērijā Plāna pārbaudes statuss no esošajiem izvēles laukiem tiks izņemtas atzīmes, tad sistēma automātiski noņem atzīmi arī no atlases kritērija Plāna statuss “Iesniegts”. Lai atlasītu projekta iepirkuma priekšmetus pēc atlases kritērija Plāna pārbaudes statuss jebkura izvēles lauka, tad obligāti ir jābūt atzīmētam atlases kritērija Plāna statuss izvēles laukam “Iesniegts”.

Ja lietotājs ir veicis izmaiņas filtra noklusētajos atlases kritērijos, tad sistēma šīs izmaiņas atcerēsies katru reizi, kad lietotājs atgriezīsies sarakstā no iepirkuma priekšmeta formas dziļākiem līmeņiem izmantojot pogu . Ja lietotājs projekta iepirkumu priekšmetu sarakstu atver no projekta sadaļas "Projekta iepirkumi", tad lietotājam vienmēr tiks atvērts filtrs ar noklusētajiem atlases kritērijiem.

Svarīgi! Ja projektam eksistē vēsturiskie iepirkumu plāni, tad labajā augšējā stūrī virs filtra atlases kritēriju bloka tiek attēlota hipersaite "Vēsturiskie iepirkumu plāni", kas atver projektam piesaistītos iepirkumu plānus apskates režīmā (sk. Iepirkuma plāns).

Projekta iepirkumi - meklēšana

Virs iepirkumu priekšmetu saraksta tiek attēlots meklēšanas lauks, kurā lietotājam ir iespējams sameklēt iepirkuma priekšmetu pēc ievadītās frāzes.

Blakus iepirkumu priekšmetu meklēšanas laukam tiek attēlota ikona , kuru nospiežot tiek nodrošināt iepirkuma priekšmetu saraksta eksports uz MsExcel.

Ja iepirkumu priekšmetu sarakstā noklikšķina uz konkrēta iepirkuma priekšmeta ierakstu, tad tiek atvērta forma ar detalizētu informāciju par iepirkuma priekšmetu, kas sastāv no trim sadaļām:

• Iepirkuma priekšmets;
• Uzsāktās procedūras;
• Iepirkumu līgumi.

Iepirkuma priekšmeta apstrāde - sadaļa "Iepirkuma priekšmets"

Piekļuves ceļš

Projekts → Projekta iepirkumi → atvērt iepirkuma priekšmeta ierakstu

Iepirkuma priekšmetus projektā reģistrē finansējuma saņēmējs no KPVIS e-vides. Sistēmas iekšējā vidē tiek veikta iepirkuma priekšmetu atbilstības pārbaude. Iepirkuma priekšmeta pamatdatos paralēli tiek uzrādīti divi statusi – finansējuma saņēmējam publiski redzamie statusi (pelēkais laukums) un sistēmā redzamie iekšējie iepirkuma priekšmeta pārbaudes statusi (baltais laukums). Finansējuma saņēmējam ir redzami šādi statusi (attēloti arī e-vidē) – Sagatavošanā, Iesniegts, Precizēšanā, Apstiprināts. Sistēmas iekšējā vidē veicot iepirkuma priekšmeta pārbaudi, tam var tikt piešķirti papildus šādi statusi, kas netiek attēloti e-vidē – Darbinieka apstiprināts, Virskontroles atdots darbiniekam. Ja iepirkuma priekšmetam iekšējā vidē ir piešķirts statuss “Darbinieka apstiprināts” vai “Virskontroles atdots darbiniekam”, tad e-vidē šim iepirkuma priekšmetam tiek attēlots statuss “Iesniegts”.

Iepirkuma priekšmets - pamatdati

Iepirkumu priekšmeta forma satur šādus laukus:

Kolonnas nosaukums	Apraksts
Statuss	automātiski aizpildīts lauks, kas satur saistītā iepirkumu plāna statusu - Sagatavošanā, Iesniegts, Apstiprināts, Precizēšanā, Darbinieka apstiprināts, Virskontroles atdots darbiniekam. Lauks nav labojams
Iepirkuma līguma priekšmets	obligāti aizpildāms teksta lauks. Preces, pakalpojumi un veicamie būvdarbi, par kuriem paredzēts slēgt iepirkuma līgumu (jāiekļauj gan finansējuma saņēmēja, gan sadarbības partnera(-u) iepirkumi). Iepirkumu plānā nav jāiekļauj tie iepirkumi, kuru izmaksas attiecas tikai uz izdevumiem, kam piemēro vienkāršotās izmaksas.
Atsauce uz projekta darbības Nr.	izvēles lauku kopa, kas satur projekta veidlapā norādītās darbības
Budžeta pozīcijas	izvēles lauku kopa, kas satur projekta budžeta kopsavilkumā norādīto izmaksu pozīciju kodus, kurām projekta budžeta kopsavilkumā attiecināmo izdevumu summa ir lielāka par 0,00Eur
Paredzamā līgumcena	ierobežota garuma obligāti aizpildāms decimāldaļskaitļa lauks. Plānotā līguma summa bez PVN, ņemot vērā visu iepirkuma līguma darbības laiku
Attiecināmā summa	ierobežota garuma obligāti aizpildāms decimāldaļskaitļa lauks uz projektu attiecināmās summas ievadei. Līgumcenas daļa, kas attiecas uz projektu bez PVN. Ja pēc iepirkuma līguma noslēgšanas līgumcena atšķiras no plānotās, iesniedzot kārtējos iepirkuma plāna precizējumus, līgumcena ir jānorāda atbilstoši noslēgtajam līgumam
Tiesiskais regulējums	obligāti aizpildāms izkrītošā saraksta lauks, kas satur vērtības no klasifikatora Tiesiskais regulējums
Plānotā ieprikuma procedūra	vispirms jānorāda Tiesiskais regulējums. Obligāti aizpildāms izkrītošā saraksta lauks, kas satur vērtības no klasifikatora Iepirkuma procedūras
Piemērojams zaļais iepirkums	izvēles lauks ar iespējamām vērtībām Jā/Nē
Iepirkuma procedūras izsludināšanas termiņš	obligāti aizpildāms datuma ievades lauks
Piezīmes	neierobežota izmēra teksta lauks piezīmju ievadīšanai

Iepirkumu priekšmeta formā tiek attēlotas pogas <Labot> un <Mainīt statusu>.

Iepirkuma priekšmeta formā poga <Labot> tiek attēlota visos iepirkuma priekšmeta statusos izņemot "Apstiprināts" un "Dzēsts".

Iepirkuma priekšmeta formā poga <Mainīt statusu> tiek attēlota tikai tādā gadījumā, ja iepirkuma priekšmetam ir veicama pārbaude (iepirkuma priekšmets nav statusos "Sagatavošanā", "Apstiprināts" vai "Dzēsts"). Pogai <Mainīt statusu> ir pieejamas apakšizvēlnes atbilstoši iepirkuma priekšmeta aktuālajam statusam:

• apakšizvēlne <Darbinieka apstiprināts> lietotājam tiek attēlota, ja iepirkuma priekšmets atrodas statusā Iesniegts - Iesniegts: darbinieka neapstiprināts. Nospiežot šo apakšizvēlni <Darbinieka apstiprināts>, iepirkuma priekšmeta pārbaudes statuss tiek nomainīts uz Iesniegts: darbinieka apstiprināts un tā dati vēl ir labojami, bet ja dati tiek laboti un saglabāti, tad iepirkumu priekšmets tiek atgriezts statusā Iesniegts un apstiprināšana atbilstoši “4 acu principam” būtu veicama no jauna.
• apakšizvēlne <Precizēšanā> lietotājam tiek attēlota, ja iepirkuma plāns atrodas statusā Iesniegts - Iesniegts: darbinieka neapstiprināts. Nospiežot šo apakšizvēlni <Precizēšanā>, lietotājam obligāti ir jāievada atgriešanas pamatojums. Termiņš, līdz kuram precizētais iepirkuma priekšmets būtu jāiesniedz, tiek norādīts automātiski 5 darba dienas. Automātiski uzstādīto precizējumu iesniegšanas termiņu var mainīt. Pēc tam iepirkuma priekšmeta statuss tiek nomainīts uz Precizēšanā.
• apakšizvēlne <Apstiprināts> lietotājam tiek attēlota, ja iepirkuma priekšmets atrodas statusā Iesniegts - Iesniegts: Darbinieka apstiprināts (poga nav pieejama lietotājam kurš ir nospiedis pogas<Mainīt statusu> apakšizvēlni <Darbinieka apstiprināts>). Nospiežot šo apakšizvēlni <Apstiprināts>, iepirkuma priekšmeta statuss tiek nomainīts uz Apstiprināts un tā dati vairs nav labojami.
• apakšizvēlne <Virskontroles atdots darbiniekam> lietotājam tiek attēlota, ja iepirkuma priekšmets atrodas statusā Iesniegts - Iesniegts: Darbinieka apstiprināts. Nospiežot šo apakšizvēlni <Virskontroles atdots darbiniekam>, iepirkuma priekšmeta statuss tiek nomainīts uz Virskontroles atdots darbiniekam un tā dati nav labojami.

Iepirkuma priekšmeta statusu maiņas vēsture

Svarīgi! Dzēst iepirkuma priekšmetu ir iespējams tikai statusā Precizēšanā - statusu joslā tiek uzrādīta hipersaite "Dzēst", kuru nospiežot lietotājam tiek pārvaicāts vai tiešām dzēst iepirkumu priekšmetu. Apstiprinot iepirkuma priekšmeta dzēšanu, tā statuss tiek nomainīts uz Dzēsts, dzēšana no sistēmas netiek veikta.

Katram iepirkumu priekšmetam tiek uzkrāta statusu maiņas vēsture - gan publisko statusu maiņai, gan pilnajai pārbaudes statusu maiņai. Statusu maiņas vēsturi ir iespējams aplūkot, ja attiecīgajā statusu joslā noklikšķina uz hipersaites "Plāna statusa izmaiņas" (publisko statusu vēsture), vai "Darbību vēsture" (pilnā pārbaudes statusu vēsture). Noklikšķinot uz hipersaites tiek atvērta logs, kas satur tabulu ar statusa maiņas vēsturi.

Statusu maiņas vēstures tabula satur šādas kolonnas:

Kolonnas nosaukums	Apraksts
Datums	automātiski tiek uzrādīts datums, kad statusa maiņa ir veikta
Izmaiņu veicējs	automātiski tiek uzrādīts lietotāja vārds un uzvārds, kurš ir veicis statusa maiņu iepirkuma priekšmetam
Statuss	automātiski tiek attēlots iepirkuma priekšmetam uzstādītā statusa nosaukums

Ja statusa ierakstam eksistē kāda paskaidrojošā informācija, tad pirms statusa maiņas ieraksta tiek attēlots simbols , kas izvērš rindiņu, kurā tiek attēlots attiecīgais paskaidrojums.

Lietotājs, kuram lietotāja datos ir atzīmēts izvēles lauks Administrators, var dzēst pēdējo iepirkuma priekšmetam uzstādīto statusu. Lai dzēstu šo statusu, pie attiecīgā ieraksta ir jānospiež ikonu

Iepirkuma priekšmeta apstrāde - sadaļa "Uzsāktās procedūras"

Piekļuves ceļš

Projekts → Projekta iepirkumi → atvērt iepirkuma priekšmeta ierakstu → Uzsāktās procedūras

Iepirkuma priekšmeta sadaļā "Uzsāktās procedūras" tiek attēlota informācija par ar iepirkuma priekšmetu saistītajām iepirkumu procedūrām (tās var būt vairākas, ja iepriekšējās procedūras beigušās bez rezultāta) un tām piesaistītajām plānotajām un veiktajām iepirkumu pārbaudēm.

Iepirkuma priekšmets - Uzsāktās procedūras

Iepirkuma priekšmeta sadaļā "Uzsāktās procedūras" tiek attēlots saraksts ar šādām kolonnām:

Kolonnas nosaukums	Apraksts
Iepirkuma ID	automātiski tiek uzrādīts iepirkuma procedūras identifikācijas numurs kā hipersaite, kuru noklikšķinot tiek atvērta forma ar procedūras detalizēto informāciju. Ja iepirkums vēl nav izsludināts, tad šajā laukā tiek attēlota hipersaite “Pagaidām nav zināms”
Izsludināšanas datums	automātiski tiek attēlots iepirkuma procedūras faktiskais izsludināšanas datums (sākotnēji iepirkuma procedūras izsludināšanas termiņa datums).
Rezultāts	ja iepirkums vēl nav noslēdzies, tad automātiski tiek attēlota vērtība “N/a”.
Plānotās pārbaudes	automātiski tiek attēlots plānoto iepirkuma pārbaužu kopskaits
Uzsāktās pārbaudes	automātiski tiek attēlots uzsākto iepirkuma pārbaužu kopskaits

Ja iepirkuma priekšmetam ir izveidota iepirkuma pārbaude, tad zem iepirkuma uzsāktās procedūras papildus tiek uzrādīts saraksts ar iepirkuma pārbaudēm, kas satur šādas kolonnas:

Kolonnas nosaukums	Apraksts
Nr.	automātiski tiek attēlots iepirkuma pārbaudes identifikācijas numurs
Pārbaudes veids	automātiski tiek attēlots iepirkuma pārbaudes veids
Projekta numurs	automātiski tiek attēlots projekta, kuram pārbaude ir piesaistīta, identifikācijas numurs
Statuss	automātiski tiek attēlots iepirkuma pārbaudes aktuālais statuss
Rezultāts	automātiski tiek attēlots iepirkuma pārbaudes aktuālais rezultāts
Atkāpju skaits	automātiski tiek attēlots iepirkuma pārbaudei piesaistīto atkāpju skaits

Pirmā iepirkuma procedūra vienmēr tiek izveidota automātiski kā hipersaite "Pagaidām nav zināms", kuru nospiežot tiek atvērta procedūras forma, kas sākotnēji nesatur informāciju.

Uzsāktā procedūra - Sludinājumi

Procedūru sarakstā noklikšķinot uz iepirkuma identifikācijas numura, tiek atvērta forma ar attiecīgās procedūras informāciju, kas sastāv no trim sadaļām:

• Sludinājums;
• Dokumenti;
• Datu avoti.

Sadaļā "Sludinājums" tiks attēlota informācija par iepirkuma procedūras izpildes gaitu.

Uzsāktā procedūra - Dokumenti

Sadaļā "Dokumenti" ir iespējams augšupielādēt jebkādu iepirkuma saistīto dokumentāciju elektroniskā formātā. Šajā sadaļā lietotājam ir iespējams augšupielādēt jaunu dokumenta failu. Pievienot ir atļauts tikai noteikta formāta un izmēra failus. Ja lietotājs mēģina pievienot failu ar neatbalstītu formātu vai izmēru, tad sistēma par to brīdina. Failu var pievienot divos veidos:

• uzklikšķinot uz teksta "Ievelciet un nometiet dokumentus, lai augšupielādētu", tiek atvērts MS Windows standarta dialoglogs dokumenta augšupielādei, kurā lietotājs var izvēlēties augšupielādējamo failu;
• izmantojot MS Windows standarta paņēmienu Drag&Drop – augšupielādējamo failu "ievelk" un "nomet" uz bloka ar tekstu "Ievelciet un nometiet dokumentus, lai augšupielādētu".

Pievienotā faila nosaukums tiek attēlots kā hipersaite, uz kuras noklikšķinot ir iespējams attiecīgo failu atvērt.

Pie pievienotā faila nosaukuma tiek attēļota poga <X>, kuru nospiežot lietotājam tiek atļauts dokumentu dzēst no sistēmas. Nospiežot pogu <X> lietotājam tiek pārvaicāts Vai tiešām vēlaties dzēst šo failu? ar pogām <Atcelt> un <Dzēst>:

• nospiežot pogu <Dzēst>, attiecīgais iepirkuma dokuments tiek dzēsts no sistēmas;
• nospiežot pogu <Atcelt>, vaicājuma logs tiek aizvērts un iepirkuma dokuments netiek dzēsts no sistēmas.

Sadaļā "Datu avoti" tiek attēlota informācija par procedūru no IUB un EIS sistēmām.

Iepirkuma priekšmeta apstrāde - sadaļa "Iepirkumu līgumi"

Piekļuves ceļš

Projekts → Projekta iepirkumi → atvērt iepirkuma priekšmeta ierakstu → Iepirkumu līgumi

Iepirkuma priekšmeta sadaļā "Iepirkuma līgumi" tiek attēlots saraksts ar visiem iepirkuma priekšmetam piesaistītajiem iepirkuma līgumiem un to grozījumiem. Iepirkuma līgumi tiek reģistrēti projekta maksājumu pieprasījuma sadaļā "Līgumi B5.1." un šeit to informācija nav labojama. Iepirkumu līgumu sarakstā tiek iekļauti līgumi tikai no pēdējā maksājuma pieprasījuma, kurš atrodas statusā "Samaksāts".

Iepirkumu līgumi

Iepirkuma līgumu sarakstā tiek attēlotas šādas kolonnas:

Kolonnas nosaukums	Apraksts
Uzvarētājs un avots	automātiski tiek attēlots iepirkuma līguma izpildītāja nosaukums
Līguma numurs	automātiski tiek attēlots iepirkuma līguma identifikācijas numurs
Parakstīts	automātiski tiek attēlots datums, kad iepirkuma līgums ir parakstīs
Summa	automātiski tiek attēlota iepirkuma līguma summa
Grozījumi	automātiski tiek attēlots iepirkuma līguma grozījumu skaits
Attiecināms uz	automātiski tiek attēlots iepirkuma procedūras identifikācijas numurs

Ja noklikšķina uz kāda no līguma ierakstiem, tad tiek atvērta forma ar detalizēto informāciju par attiecīgo iepirkuma līgumu. Līguma dati formā nav labojami. Formā esošajā datu blokā "Līguma dokumenti" tiek attēloti visi attiecīgajam līgumam augšupielādētie elektroniskie dokumenti. Uzklikšķinot uz elektroniskā dokumenta nosaukumu, ir iespējams atvērt un apskatīt to.

Iepirkumu līguma detalizētā informācija

Iepirkuma līguma detalizētās informācijas formā tiek attēloti šādi lauki:

Kolonnas nosaukums	Apraksts
Uzvarētājs	automātiski tiek attēlots iepirkuma līguma izpildītāja nosaukums
Iepirkuma līguma Nr.	automātiski tiek attēlots iepirkuma līguma identifikācijas numurs
Uz projektu attiecināmā summa bez PVN	automātiski tiek attēlota iepirkuma līguma uz projektu attiecināmā summa bez PVN
Iepirkuma līguma izpildes beigu datums	automātiski tiek attēlota iepirkuma līguma izpildes beigu datums
Noslēgtā iepirkuma līguma summa bez PVN	automātiski tiek attēlota noslēgtā iepirkuma līguma summa bez PVN
Iepirkuma līguma parakstīšanas	automātiski tiek attēlots datums, kad iepirkuma līgums ir parakstīs
Uz projektu attiecināmā summa ar PVN	automātiski tiek attēlota iepirkuma līguma uz projektu attiecināmā summa ar PVN

Datu ievades termiņi

Posms/ process:	Datu ievades termiņš
Iepirkuma priekšmets un iepirkuma priekšmeta izvērtēšana.	10 dd laikā no IP saņemšanas brīža

Automātiskie e-pasti

Automātiskais e-pasts (Iepirkuma priekšeta statusa maiņai)

Sistēma lietotājam uz e-pastu automātiski izsūta automātiskos e-pastus ar informāciju par iepirkumu priekšmeta statusa maiņu. Projekta vadītājam no CFLA puses tiek nosūtīts e-pasts ar informāciju, ja iepirkuma priekšmetam tiek nomainīts statuss uz Iesniegts. Finansējuma saņēmējam tiek nosūtīts e-pasts ar informāciju, ja iepirkuma priekšmetam tiek nomainīts statuss uz Precizēšanā, Apstiprināts un Atgriezts.

Ja tiek veiktas statusa izmaiņas vairākos viena projekta iepirkuma priekšmetos vienas dienas laikā, tad sistēma izveido vienu automātisko e-pastu par visiem iepirkuma priekšmetiem, kuriem ir mainījies statuss.