Pārbaudes

Pārbaudes

Piekļuves ceļš

Projekts → Pārbaudes

Atverot sadaļu Pārbaudes, lietotājam uz ekrāna tiek attēloti pārbaužu (izņemot Sertificēto izdevumu revīzija) meklēšanas kritēriji ar meklēšanas rezultātu tabulu.

Attēls: Pārbaužu meklēšanas forma

Meklēšanas kritēriji sastāv no šādiem ievadlaukiem:

Kolonnas nosaukums	Apraksts
Pārbaudes veicējs	klasifikators ar iespēju izvēlēties no šādām vērtībām – CFLA, Revīzijas iestāde, Vadošā iestāde, Iepirkumu uzraudzības birojs, Valsts ieņēmuma dienests, kā arī no vērtībām, kas manuāli ir ievadītas DP līmeņa iekšējā audita un citas pārbaudes datos
Pārbaude	klasifikators ar iespēju izvēlēties no šādām vērtībām – Pārbaude projekta īstenošanas vietā, Iepirkumu pārbaude, Citas pārbaudes, ES fondu vadības un kontroles sistēmas audits, Eiropas Kopienas institūcijas audits, Iekšējais audits, Vadošās iestādes pārbaude
Pārbaudes veids	klasifikators ar iespēju izvēlēties no šādām vērtībām – Plānotā pārbaude, Ārkārtas pārbaude
Veikšanas laiks	klasifikators ar iespēju izvēlēties no šādām vērtībām – Pirms līguma vai vienošanās noslēgšanas, Projekta īstenošanas laikā, Pēc projekta pabeigšanas (pēc pēdējā maksājuma veikšanas FS - pēcuzraudzības periodā)
Sākuma datums	datuma lauks
Beigu datums	datuma lauks
Statuss	klasifikators ar iespēju izvēlēties no šādām vērtībām – Plānots, Procesā, Izpildīts, Anulēts, Atcelts
Rezultāts	klasifikators ar iespēju izvēlēties no šādām vērtībām – Pozitīvs, Ar iebildumiem, Negatīvs, kā arī DP līmeņa pārbaudes “ES fondu vadības un kontroles sistēmas audits” lauka Pārbaudes kopējais novērtējums rezultāts vērtības
Veicēja vārds, uzvārds	visus sistēmu lietotāju vārdi un uzvārdi, pēc kuriem var veikt pārbaužu atlasi

Meklēšanas kritēriju blokā lietotājam ir pieejamas divas spiedpogas - <Filtrēt > un < Attīrīt filtru>

• Nospiežot pogu <Filtrēt>, sistēma veic pārbaužu atlasi atbilstoši norādītajiem kritērijiem.
• Nospiežot pogu <Attīrīt filtru>, meklēšanas kritērijos automātiski tiek uzstādītas noklusētās vērtības un pārbaužu sarakstā tiek attēlotas visas sistēmā reģistrētās pārbaudes attiecīgā projekta ietvaros.

Atlasītās pārbaudes pēc augstāk minētajiem kritērijiem tiek attēlotas tabulas veidā ar šādām kolonnām:

Kolonnas nosaukums	Apraksts
N.p.k.	ieraksta kārtas numurs tabulā
Pārbaudes ID Nr.	pārbaudes numurs
Pārbaudes veicējs	iestāde, kas veic pārbaudi
Pārbaude	automātiski tiek attēlots pārbaudes veids
Pārbaudes veids	iespējamas divas vērtības plānotā pārbaude vai ārpuskārtas pārbaude
Sākuma datums	pārbaudes sākuma datums
Beigu datums	pārbaudes beigu datums
Statuss	pārbaudes statuss (iespējamās vērtības: Plānots, Procesā, Izpildīts, Anulēts, Atcelts)
Rezultāts	pārbaudes rezultāts (iespējamās vērtības: Pozitīvs, Ar iebildumiem, Negatīvs)
Konstatēto atkāpju skaits	konstatēto atkāpju skaits

Virs pārbaužu tabulas tiek attēlota poga <Atvērt>, kas nodrošina tabulā iezīmētās pārbaudes ieraksta atvēršanu labošanas režīmā. Lietotājam ir atļauts labot tikai tās pārbaudes, kuras ir pievienojis viņš pats vai arī pārbaudes ir pievienojis cits lietotājs no tās pašas iestādes.

PPĪV - Pārbaude projekta īstenošanas vietā

Piekļuves ceļš

Projekts → Pārbaudes → PPĪV

Atverot sadaļas Pārbaudes apakš sadaļu PPĪV (Pārbaude projekta īstenošanas vietā), lietotājam uz ekrāna tiek attēloti pārbaužu meklēšanas kritēriji ar meklēšanas rezultātu tabulu.

Attēls: PPĪV forma

Meklēšanas kritēriji sastāv no šādiem ievadlaukiem:

Kolonnas nosaukums	Apraksts
Pārbaudes veicējs	klasifikators ar iespēju izvēlēties no šādām vērtībām – CFLA, Revīzijas iestāde, Vadošā iestāde, Iepirkumu uzraudzības birojs, Valsts ieņēmuma dienests
Pārbaudes veids	klasifikators ar iespēju izvēlēties no šādām vērtībām – Plānotā pārbaude, Ārkārtas pārbaude
Veikšanas laiks	klasifikators ar iespēju izvēlēties no šādām vērtībām – Pirms līguma vai vienošanās noslēgšanas, Projekta īstenošanas laikā, Pēc projekta pabeigšanas (pēc pēdējā maksājuma veikšanas FS – pēcuzraudzības periodā)
Sākuma datums	datuma lauks
Beigu datums	datuma lauks
Statuss	klasifikators ar iespēju izvēlēties no šādām vērtībām – Plānots, Procesā, Izpildīts, Anulēts, Atcelts
Rezultāts	klasifikators ar iespēju izvēlēties no šādām vērtībām – Pozitīvs, Ar iebildumiem, Negatīvs
Veicēja vārds, uzvārds	visus sistēmu lietotāju vārdi un uzvārdi pēc kuriem var veikt pārbaužu atlasi

Meklēšanas kritēriju blokā lietotājam ir pieejamas divas spiedpogas – <Filtrēt > un < Attīrīt filtru>.:

• Nospiežot pogu <Filtrēt>, sistēma veic pārbaužu atlasi atbilstoši norādītajiem kritērijiem.
• Nospiežot pogu <Attīrīt filtru>, meklēšanas kritērijos automātiski tiek uzstādītas noklusētās vērtības un pārbaužu sarakstā tiek attēlotas visas sistēmā reģistrētās pārbaudes attiecīgā projekta ietvaros.

Atlasītās pārbaudes pēc augstāk minētajiem kritērijiem tiek attēlotas tabulas veidā ar šādām kolonnām:

Kolonnas nosaukums	Apraksts
Pārbaudes ID Nr.	pārbaudes identifikācijas numurs
Pārbaudes veicējs	iestāde, kas veic pārbaudi
Pārbaudes veids	iespējamas divas vērtības plānotā pārbaude vai ārpuskārtas pārbaude
Veikšanas laiks	izvēlne ar vērtībām: Pirms līguma vai vienošanās noslēgšanas, Projekta īstenošanas laikā, Pēc projekta pabeigšanas (pēc pēdējā maksājuma veikšanas FS – pēc uzraudzības periodā)
Pārbaudes veikšanas vieta	norāda informāciju, kur pārbaude veikta, izvēloties no klasifikatora (Pie finansējuma saņēmēja; Pie sadarbības partnera; Pie gala saņēmēja)
Pārbaudes veikšanas vieta (detalizēti)	teksta lauks, norāda informāciju, kas ierakstīta pārbaudes akta rindiņā “Pārbaudes vieta/ vietas”
Sākuma datums	pārbaudes sākuma datums
Beigu datums	pārbaudes beigu datums
Statuss	pārbaudes statuss (iespējamās vērtības: Plānots, Procesā, Izpildīts, Anulēts, Atcelts)
Rezultāts	pārbaudes rezultāts (iespējamās vērtības: Pozitīvs, Ar iebildumiem, Negatīvs)
Veicēja vārds, uzvārds	pārbaudes veicēja vārds un uzvārds
Konstatēto atkāpju skaits	konstatēto atkāpju skaits
Nenovērsto atkāpju skaits	nenovērsto atkāpju skaits
Pārbaudes vēsture	noklikšķinot uz ikonas tiks atvērta forma, kas satur lietotāja darbību audita pierakstu tabulu par konkrēto ierakstu
! Dzēšanas ikona	ir pieejama tikai tiem sistēmas lietotājiem, kuriem lietotāja datos ir atzīmēta izvēles rūtiņa Administrators (galvenā administratora tiesības). Noklikšķinot uz ikonas Dzēst, pie attiecīgā pārbaudes ieraksta, tas tiek dzēsts no sistēmas. Nospiežot uz ikonas Dzēst lietotājam tiek pārvaicāts “Vai tiešām vēlaties dzēst šo ierakstu?” ar pogām <Jā> un <Nē>. Nospiežot pogu <Jā>, attiecīgais ieraksts tiek dzēsts no tabulas. Nospiežot pogu <Nē>, vaicājuma logs tiek aizvērts un ieraksts no tabulas netiek dzēsts.

PPĪV pārbaužu sarakstā tie pārbaužu ieraksti, kuros ir izveidots neapstiprināts melnraksts, tiek iekrāsoti dzeltenā krāsā.

Virs pārbaužu tabulas tiek attēlotas divas pogas – <Atvērt> un <Pievienot>:

• Nospiežot pogu <Atvērt>, tabulā iezīmētais pārbaudes ieraksts tiek atvērts labošanas režīmā.
• Nospiežot pogu <Pievienot>, tiek atvērta forma ar ievadlaukiem jaunas PPĪV pārbaudes ievadīšanai.

Pārbaudes projekta īstenošanas vietā pievienošana

Piekļuves ceļš

Projekts → Pārbaudes → PPĪV (Pārbaudes projekta īstenošanas vietā)

No PPĪV tabulas ir iespējams pievienot jaunu pārbaudi, nospiežot pogu <Pievienot>. Nospiežot pogu, lietotājam uz ekrāna tiek attēlota jaunas pārbaudes ievades forma.

Attēls: PPĪV pārbaudes pievienošana

Formā tiek attēloti šādi ievadlauki:

Kolonnas nosaukums	Apraksts
Numurs	lauka vērtību sistēma ielasa automātiski – nākamo konkrētā projekta pārbaudes numuru, ņemot vērā pēdējo. Numerācija tiek izveidota neatkarīgi no pārbaudes statusa (t.sk. atsauktas, anulētas). PPĪV un IP numerācija tiek veidota savstarpēji nesaistīti
Pārbaudes veids	norāda vienu no diviem iespējamajiem pārbaudes veidiem: Plānotā pārbaude – veicot PPĪV, lai pārliecinātos par projekta faktisko ieviešanu vai faktiskajiem apstākļiem projekta īstenošanai Ārpuskārtas pārbaude – pārbaude pirms līguma/vienošanās noslēgšanas, projekta īstenošanas laikā vai pēc projekta pabeigšanas, kas tiek veikta, pamatojoties uz informāciju par problēmām projektā. Ārpuskārtas pārbaude ir nepilna pārbaude
Pārbaudes apjoms	iespēja norādīt pārbaudes apjomu - Pilna pārbaude, Nepilna pārbaude
Atkārtota pārbaude	iespējams veikt atkārtotu PPĪV, ja iepriekšējā pārbaudē ir konstatētas atkāpes no līgumā minētajiem noteikumiem un atkārtota pārbaude ir nepieciešama, lai pārliecinātos, ka trūkumi ir novērsti. Šādā gadījumā nepieciešams izvēlēties, kurai no pārbaudēm tiek veikta atkārtotā pārbaude. Datu lauks pieejams, ja ievadīta kaut viena pārbaude
Veikšanas laiks	tiek ievadīta informācija par to, kad veikta pārbaude. Izvēlas no klasifikatora. Norāda vienu no trijiem iespējamajiem PPĪV veikšanas laika (projekta posms, kurā veic pārbaudi) brīžiem: Pirms līguma vai vienošanās noslēgšanas – lai pārliecinātos par projekta faktisko ieviešanu vai faktiskajiem apstākļiem projekta īstenošanai Projekta īstenošanas laikā Pēc projekta pabeigšanas (pēc pēdējā maksājuma veikšanas FS – pēcuzraudzības periodā)
Finansējuma saņēmēja informēšanas datums	norāda datumu, kad finansējuma saņēmējs informēts par pārbaudi (vēstules vai e-pasta, vai kādā citā veidā)
Pārbaudes statuss	norāda vienu no pieciem iespējamajiem pārbaudes statusiem: Plānots – norāda plānoto pārbaudes datumu (jauna pārbaude pēc noklusējuma ir šajā statusā) Procesā – šo statusu iespējams norādīt laika periodā no pārbaudes uzsākšanas dienas līdz brīdim, kad tiek sagatavots pārbaudes ziņojums un tiek informēts FS Izpildīts – norāda, kad ir sagatavots pārbaudes ziņojums (vai ekvivalents) Atcelts – norāda gadījumos, kad pārbaude tikusi ieplānota, taču nav notikusi Anulēts – kļūdaini ievadīta pārbaude
Plānotais datums	norāda datumu, kad plānots veikt pārbaudi. Informāciju par nākamajā gadā plānotajām pārbaudēm ievada līdz iepriekšējā gada 30.decembrim. Ja nav zināms precīzs PPĪV uzsākšanas datums, norāda mēneša, kurā plānota pārbaude, pēdējo datumu. Aktuālo informāciju par kārtējā mēneša PPĪV ievada līdz katra mēneša pirmajam datumam, t.sk., ārpuskārtas pārbaudēm, ja informācija par tādu veikšanu kārtējā mēnesī ir zināma līdz mēneša pirmajam datumam. Ja sadarbības iestāde ārpuskārtas pārbaudi kārtējā mēnesī ieplāno pēc kārtējā mēneša pirmā datuma, tad informāciju par šo pārbaudi ievada piecas darba dienas pirms pārbaudes. Ja ārpuskārtas pārbaude tiek pamatotu iemeslu dēļ veikta steidzamības gadījumā, informāciju par ārpuskārtas pārbaudi ievada vienas darba dienas laikā pēc pārbaudes
Sākuma datums	norāda datumu, kad PPĪV tiek uzsākta
Beigu datums	norāda pēdējo dienu, kad pārbaudes veicējs ir atradies projekta īstenošanas vietā, kur ir veicis pārbaudi. Ja pārbaude veikta vienas dienas laikā, tad automātiski tiek norādīts tāds pats datums, kā sākuma datums
Pārbaudes veikšanas vieta	norāda informāciju, kur pārbaude veikta, izvēloties no klasifikatora: pie finansējuma saņēmēja pie sadarbības partnera pie gala saņēmēja
Pārbaudes veikšanas vieta (detalizēta)	teksta lauks, kurā var ievadīt detalizētu pārbaudes veikšanas vietu
Veicēja vārds, uzvārds	lauka vērtību lietotājs izvēlas no norādītā darbinieku saraksta. Iespējams izvēlēties un pievienot vairākus lietotājus, noklikšķinot uz ikonas , zem klasifikatora. Nepieciešamības gadījumā konkrēto izvēlēto lietotāju var dzēst, noklikšķinot uz ikonas , blakus konkrētajam lietotāja vārdam
Papildus veicēji	teksta lauks, kurā var ievadīt pārbaudes veicēja vārdu un uzvārdu, kurš nav CFLA darbinieks, bet piedalījās pārbaudē, kā arī norādīt šī pārbaudes veicēja iestādi
Veicēja iestāde	norāda vienu no piecām iespējamajām pārbaudes veicēja iestādēm: CFLA Cita ES fondu vadībā iesaistītā institūcija Iepirkumu uzraudzības birojs Revīzijas iestāde Vadošā iestāde Valsts ieņēmumu dienests Valsts Kase
Pārbaudes mērķis	norāda vienu no trim iespējamajiem pārbaudes mērķiem: Neatkarīga pārbaude Virspārbaude Pēcpārbaude Situācijās, kad pārbaudi veic CFLA, šis lauks ir neaktīvs.
Rezultāts	norāda vienu no trim iespējamajiem rezultātiem1: Pozitīvs Ar iebildumiem Negatīvs Pārbaudes rezultātu "Negatīvs" norāda, kad PPĪV konstatētas atkāpes, kā rezultātā var tikt pilnībā vai daļēji pārtraukta projekta īstenošana, konstatēti neattiecināmi izdevumi, vai arī PPĪV konstatētos trūkumus nav iespējams novērst. Pārbaudes rezultātu "Ar iebildumiem" norāda, kad PPĪV konstatētās atkāpes ir iespējams novērst un tās nerada finansiālas sekas projektā, vienlaikus izsakot ieteikumus konstatēto atkāpju novēršanai
Ziņojuma vēstules datums	norāda datumu, kad sagatavots pārbaudes ziņojums (vai ekvivalents)
Piezīmes	neatkarīgi no pārbaudes rezultāta ir iespējams norādīt piezīmes un papildus informāciju par pārbaudi. Gadījumos, kad tiek izmantots pārbaudes statuss "Procesā", var norādīt informāciju par ziņojuma (vai ekvivalenta) sagatavošanas gaitu. Gadījumos, kad tiek izmantots pārbaudes statuss "Atcelts", “Anulēts”, nepieciešams paskaidrot pārbaudes atcelšanas iemeslu.

1 Sniedzot/ nosūtot pārbaudes aktu vai ekvivalentu dokumentu par veikto PPĪV, tajā obligāti ir jābūt norādītam vienam no trim iespējamajiem pārbaudes rezultātiem, t.i., pārbaude nevar tikt norādīta bez rezultāta.

PPĪV lauku obligātas aizpildes nosacījumi konkrētos statusos ir uzskaitīti zemāk redzamajā tabulā:

Attēls: Tabula

Pēc PPĪV pārbaudes saglabāšanas, konkrētai pārbaudei tiek piešķirts pārbaudes numurs un aktivizētas sadaļas Pārbaudes ziņojumi un Pārbaudē konstatētās atkāpes.

Attēls: Pārbaudes numurs pēc pārbaudes pievienošanas

Kad pārbaudes forma ir aizpildīta un saglabāta, lietotājam ir pieejamas pogas <Dzēst melnrakstu> un <Darbinieka ievadīts> vai <Apstiprināt>.
Nospiežot pogu <Dzēst melnrakstu> tiek izdzēsti visi ievadītie dati līdz pēdējai apstiprinātajai informācijai.
Ja pārbaude tika pievienota statusā “Izpildīts” vai pārbaudes statuss tika nomainīts uz “Izpildīts”, PPĪV darbojas „4 acu princips” – viens lietotājs datus ievada un labo, otrs – apstiprina. Lai apstiprinātu PPĪV datu ievadi, lietotājam, kurš pārbaudes datus ir ievadījis vai labojis, ir jānospiež poga <Darbinieka ievadīts>.
Lai apstiprinātu PPĪV datus, lietotājam, kurš nav apstiprinājis datu ievadi (nav spiedis pogu <Darbinieka ievadīts>), ir jānospiež poga <Virskontroles apstiprināts>. Lietotājam, kurš ir nospiedis pogu <Darbinieka ievadīts>, nebūs iespējams apstiprināt PPĪV datus, jo poga <Virskontroles apstiprināts> netiks attēlota.
Ja pārbaudes statuss netika mainīts vai tika nomainīts uz “Plānots”, “Procesā”, “Anulēts” vai “Atcelts”, PPĪV pārbaudes datu ievadi var apstiprināt viens lietotājs, arī tas pats lietotājs, kurš pārbaudes datus ir ievadījis vai labojis, nospiežot pogu <Apstiprināt>. Šai pogai ir tāda pati funkcionalitāte, kā sadaļā Pārbaudē konstatētās atkāpes.
Formas apakšā zem visiem ievadlaukiem atrodas Apstiprinājuma daļa. Šajā formas daļā tiek attēlots lietotājs, kurš ir veicis pārbaudes datu ievadi (nospieda pogu <Apstiprināt> vai <Darbinieka ievadīts>) un lietotājs, kurš datus ir virskontroles apstiprinājis, kā arī datums, laiks un ievadītās vai apstiprinātās pārbaudes statuss.