Ziņojumu dēlis
<ATGRIEZTIES UZ SATURA RĀDĪTĀJU
Ziņojumu dēlis
| Piekļuves ceļš | |
| | |
Saīsinājumi un to skaidrojumi
| Saīsinājums | Skaidrojums |
|---|---|
| AM | Avansa maksājuma pieprasījums |
| ĀM | Ātrāka maksājuma pieprasījums |
| dd | Darba dienas |
| FS | Finansējuma saņēmējs |
| IP | Iepirkuma plāns |
| MP | Maksājuma pieprasījums |
| N | Noslēguma maksājuma pieprasījums |
| PMPIG | Plānoto maksājuma pieprasījumu iesniegšanas grafiks |
| PPĪV | Pārbaude projekta īstenošanas vietā |
| SAM | Specifiskais atbalsta mērķis |
| SAMP | Specifiskā atbalsta mērķa pasākums |
| S | Starpposma maksājuma pieprasījums |
| ZD | Ziņojumu dēlis |
Vispārīgā informācija
Ziņojumu dēlis ir rīks, kas nodrošina Eiropas Savienības fondu projektu administrēšanu no CFLA darbinieku puses un finansējuma saņēmēju puses.
Gan CFLA darbiniekiem, gan finansējuma saņēmējiem ir pieejams Ziņojumu dēlis. CFLA darbinieku Ziņojumu dēļa funkcionalitātes un iekļauto procesu apjoms ir lielāks, nekā finansējuma saņēmēju Ziņojumu dēlim. Finansējuma saņēmēju Ziņojumu dēlī ir iekļauta tikai uz viņu projektos veicamajiem procesiem un darbiem.
Ziņojumu dēļa mērķis ir atspoguļot projektos uzsāktos procesus, norādot to plānotos/faktiskos izpildes termiņus, izpildes stadijas, kopīgo darbu apjomu katram projekta vadītājam individuāli un nodaļās, departamentos kopā.
Ziņojumu dēlī nav iekļauti finanšu instrumentu nolīgumu procesi un soļi.
Ziņojumu dēlis pieejams tikai tiem CFLA KPVIS lietotājiem, kuriem piešķirtas piekļuves tiesības tiesības.
Ziņojumu dēlis
Funkcionalitāte
Ziņojumu dēlis pieejams KPVIS sadaļā “Ziņojuma dēlis”.
Ziņojumu dēlī informācija par uzsāktajiem procesiem un soļiem tiek atspoguļota divos veidos:
- Pēc noklusējuma – sistēmā automātiski nodrošina to procesu un soļu atspoguļošanu, kas pēc noklusējuma attiecināmi uz konkrēto departamentu, nodaļu vai projektu vadītāju;
- Personalizējot – lietotājs izvēlas kurus procesus un soļus iekļaut savā Ziņojumu dēlī.
Ziņojumu dēlī procesa vai soļa izveidošana var būt:
- automātiska (gadījumos, ja iekšējos kārtības noteikumos ir noteikts, ka kāds process jāveic noteiktā dienu skaitā secīgi pēc kāda iepriekš pabeigta procesa, sistēma automātiski uzsāks procesu – piem., Iepirkumu plāns jāiesniedz 10 dd laikā pēc līguma noslēgšanas, tad Ziņojumu dēlī parādīs ieraksts, ka jāiesniedz Iepirkuma plāns, kurā datumā un cik dd atlikušas līdz tā iesniegšanai);
- secīga (atbilstoši uzsāktajiem un veicamajiem procesiem un soļiem).
Informācijas atspoguļošana
Projektu uzraudzības departamentu, nodaļu, projektu vadītāju Ziņojumu dēļa skats:
- Departamenta direktors pēc noklusējuma Ziņojumu dēlī redz visus savu nodaļu aktuālos darbus, atbilstoši SAM/ SAMP/ Kārtai, kas ir departamenta administrēšanā. Maksājuma pieprasījuma solis “Dep. dir. apstiprinājums” tiek atspoguļots izvērstā veidā, pārējie procesi un soļi - savērstā veidā.
- Nodaļas vadītājs pēc noklusējuma Ziņojumu dēlī redz tikai savas nodaļas aktuālos darbus, atbilstoši SAM/ SAMP/ Kārtai, kas ir nodaļas administrēšanā. Informācija tiek atspoguļota savērstā veidā.
- Projektu vadītājs pēc noklusējuma Ziņojumu dēlī redz tikai to projektu veicamos darbus, kuros tas ir norādīts kā atbildīgais projekta vadītājs. Informācija tiek atspoguļota izvērstā veidā.
Finanšu vadības departamenta Budžeta izpildes un Eiropas Savienības fondu maksājumu nodaļa Ziņojumu dēļa skats:
Budžeta izpildes un Eiropas Savienības fondu maksājumu nodaļas darbinieki pēc noklusējuma Ziņojumu dēlī redz procesa “Maksājuma pieprasījumi” soli “MP ieturēšana līdz noslēguma MP”, “Maksājumi” un “Neatbilstoši veikto izdevumu atgūšana” procesus. Informācija tiek atspoguļota savērstā veidā.
Juridiskā nodrošinājuma un projektu atlases departamenta, Projektu atlases nodaļu Ziņojumu dēļa skats:
- Departamenta direktors pēc noklusējuma Ziņojumu dēlī redz visus savu nodaļu aktuālos darbus.
- Nodaļas vadītājs pēc noklusējuma Ziņojumu dēlī redz tikai savas nodaļas aktuālos darbus, atbilstoši SAM/ SAMP/ Kārtai, kas ir nodaļas administrēšanā. Informācija tiek atspoguļota savērstā veidā.
- Projektu atlases veicējs pēc noklusējuma Ziņojumu dēlī redz tikai savas nodaļas visus aktuālos darbus. Informācija tiek atspoguļota izvērstā veidā.
Pārējo lietotāju Ziņojumu dēļa skats:
Pārējo CFLA nodaļu darbiniekiem pēc noklusējuma Ziņojumu dēlī nav noklusēto uzstādījumu. Lai atlasītu nodrošinātu turpmāku vai vienreizēju aktuālo procesu/soļu atspoguļošanu, jāveic ZIņojuma dēļa personalizēšana.
Ziņojumu dēlis kā pirmā lapa KPVIS
Lietotājiem ir iespēja norādīt, lai pieslēdzoties KPVIS, Ziņojumu dēlis vienmēr atveras kā pirmā lapa. Lai to veiktu “Lietotāja uzstādījumi” jāaizpilda izvēlnes lauks pie "Ziņojumu dēli rādīt kā pirmo lapu" un ieraksts jāsaglabā. Lai atteiktos no šīs funkcionalitātes, izvēlnes laukā atzīme jāizņem un ieraksts atkārtoti jāsaglabā.
Personalizēšana
Lietotājiem, kuriem Ziņojumu dēlī pēc noklusējuma informācija netiek atspoguļota, iespējams Filtrā izvēlēties interesējošos Departamentus vai nodaļas, SAM/ SAMP, Procesus vai soļus un projektu vadītājus. Kā arī norādīt, kādu papildus informāciju iekļaut procesu soļos. Pēc izvēlēto parametru atfiltrēšanas, sistēma turpmākajos pieslēgumos nodrošinās šo procesu un soļu atlasi. Pēc Ziņojuma dēļa personalizēšanas, informācija par procesiem/soļiem tiek atspoguļota savērstā veidā.
Lietotājiem, kuriem pēc noklusējuma Ziņojumu dēlī jau tiek ielasīta informācija, var to mainīt vai papildināt, norādot Filtrā interesējošo informāciju. Pēc izvēlēto parametru atfiltrēšanas, sistēma turpmākajos pieslēgumos nodrošinās šo procesu un soļu atlasi.
Attīrot filtru tiek atgūts katra lietotāja Ziņojumu dēļa noklusētais skats.
Filtrā sadaļās Departaments/ Nodaļa un Procesi/ soļi, atzīmējot izvēlnes lauku pie Departamenta vai Procesa, papildus atzīmes pakārtotajās nodaļās vai soļos nav jāliek. Sistēmā pakārtoto informāciju atlasīs automātiski.
Filtrā pieejama iespēja rādīt/ nerādīt papildus informatīvās kolonnas par projekta vadītāju, nodaļu, maksājuma pieprasījuma (izskatīšanas termiņa datums, statusa maiņas datums, dienu skaitu no iesniegšanas datuma, atlikušo dd skaits, summa pieprasītā, piezīmes no KPVIS). Gadījumos, kad tiek ielikts ķeksis pie departameta vai procesa, tad automātiski tiek atlasīti arī dati par visām nodaļām un visiem soļiem, kas ir pakārtoti zem šī departamenta vai procesa. Un otrādi.
Projektu vadītājiem pēc noklusējuma Filtrā “Kolonnu attēlošana” nav atzīmēti izvēles lauki “Rādīt kolonnu “Projekta vadītājs” un “Rādīt kolonnu “Nodaļa”, nodaļu vadītājiem nav atzīmēta “Rādīt kolonnu “Nodaļa”, departamentu direktoriem un pārējiem lietotājiem šie izvēles lauki ir pēc noklusējuma atzīmēti.
Zināšanai! Ja nepieciešams aizvietot kolēģi, kurš ir prombūtnē, jūs varat sekot līdzi viņa projektiem un aktuālajiem darbiem.
Lai pārņemtu kolēģa uzsāktos darbus, tad ir iespējami divi rīcības scenāriji:
- nomainīt KPVIS projektā informāciju datu laukā “Atbildīgais projekta vadītājs” (šajā scenārijā gan nodaļas vadītājam, gan departamenta direktoram būs precīza informācija par faktisko darbu veicēju);
- Ziņojumu dēlī Filtrā atzīmēt aizvietojamā kolēģa vārdu un ierakstu saglabāt (šajā scenārijā darbu izpilde tiks kontrolēta, bet tā faktiskais veicējs nebūs redzams ne nodaļas vadītājam, ne departamenta direktoram).
Veicamās darbības, lai savā “Ziņojuma dēlī” atlasītu kolēģa projektus:
1. solis – jāatver filtra sadaļa;
2. solis – jāatrod lauks “Projektu vadītāji” un jāspiež poga <Rādīt visus ierakstus>;
3. solis – izmantojot saraksta filtru, jāatrod PV, kura projektus vēlaties attēlot savā “Ziņojuma dēlī”;
4. solis – pie PV vārda un uzvārda jāieliek ķeksis.
Ja atzīmēti vairāk PV, tad visus ķekšus ir iespējams izņemt, nospiežot pogu <Neviens>.
Ikviens no rīcības scenārijiem nodrošinās, ka aktuālie darbi turpmāk ielasīsies aizvietotāja Ziņojumu dēlī.
Zināšanai! Ja Ziņojumu dēlī tiks iekļauti 100 % visi pieejamie procesi/ soļi, nodaļas, departamenti, projektu vadītāji, datu ielāde Ziņojumu dēlī var būt palēnināta.
Informācijas atspoguļošana, kārtošana un pārlikšana uz Excel
Ziņojumu dēlī tiek norādīts kopīgais veicamo/kavēto darbu skaits. Katram procesa soliem ir norādīts plānotais izpildes termiņš. Gadījumā, ja plānotais izpildes termiņš ir pārsniegts, sistēma ar sarkanu iezīmē kavēto procesu/ soli.
Procesos/ soļos iestrādāti brīdinājumi par izpildes termiņa beigu tuvošanos – tuvojoties izpildes termiņa beigām esošā ieraksta fonta krāsa automātiski tiks nomainīta uz zilu.
Ieraksti Ziņojumu dēlī ir sasaistīti ar projekta konkrēto sadaļu, kas nodrošina iespēju uzreiz atvērt projekta sadaļu, kur ir uzsākts konkrētais darbs.
Pēc noklusējuma informācija tiek kārtota pēc kolonnas “Iesniegšanas datums” augošā secībā (vecākais datums saraksta augšā, jaunākais apakšā).
Ziņojumu dēlī esošo informāciju var kārtot katrā kolonnā augošā un dilstošā secībā, kā arī skatīt to izvērstā un savērstā veidā procesos/ soļos. Atkārtoti atverot Ziņojumu dēli, šīs izmaiņas nebūs saglabātas.
Tiklīdz process/solis tiek pabeigts, atsaukts, dzēsts, tas Ziņojumu dēlī vairs nav pieejams.
Ziņojumu dēlī informācija atjaunojas, tiklīdz tā tiek izmainīta projektā KPVIS iekšējā vai e-vidē.
Ziņojuma dēlī esošo informāciju var pārlikt uz Excel, izmantojot pogu 
"Atvērt ar Excel visus ierakstus". Excel dokumentā katrs biznesa process ar tajos iekļautajiem soļiem tiek likts savā lapā (sheet).
Procesi, soļi
Ziņojumu dēlī veicamie darbi tiek dalīti procesos ar sīkāku sadalījumu soļos. Ziņojumu dēlī iekļauti arī soļi, kas veicami finansējuma saņēmējam, lai projektu vadītājs varētu savlaicīgi reaģēt, ja finansējuma saņēmējs kavējas ar savu saistību izpildi.
Zināšanai! Finansējuma saņēmējiem arī ir izstrādāts savs Ziņojumu dēlis, kas nodrošina informāciju par finansējuma saņēmēja lietotājam projektā/os veicamajiem darbiem. Papildus finansējuma saņēmēji redz noteiktus procesus un soļus no CFLA Ziņojumu dēļa (tabulā pievienota norāde *). Ziņojumu dēlis redzams tikai lietotājiem ar A (apstiprināšanas), L (labošanas) tiesībām. Lietotājiem ar S (skatīšanas tiesībām) Ziņojumu dēlis nav redzams.
| CFLA ZIŅOJUMU DĒLIS | FS ZIŅOJUMU DĒLIS | ||
|---|---|---|---|
| Process | Solis | Process | Solis |
| Risku izvērtējumi | Sākotnējais riska izvērtējums | n/a | n/a |
| Atkārtotais riska izvērtējums | n/a | ||
| Iepirkumu plāns | Jāiesniedz iepirkumu plāns | Iepirkumu plāns | Jāiesniedz iepirkumu plāns |
| Iepirkumu plāna izskatīšana* | n/a | ||
| Iepirkumu plāna precizējumu pieprasīšana | Iepirkumu plāna precizējumu sagatavošana | ||
| Iepirkumu plāna precizējumu izskatīšana* | n/a | ||
| PMPIG | Pirmā PMPIG iesniegšana | Plānoto MP iesniegšanas grafiks | Pirmā PMPIG iesniegšana |
| PMPIG izskatīšana | n/a | ||
| Iepirkumu pirmspārbaudes | Plānotās iepirkuma pirmspārbaudes | n/a | n/a |
| Aktuālās iepirkuma pirmspārbaudes | n/a | ||
| Konstatēto atkāpju novēršana | n/a | ||
| Maksājuma pieprasījumi | Plānotais MP/ Avanss | Maksājuma pieprasījumi | Plānotais MP/Avanss |
| MP izskatīšana* | n/a | ||
| Pieprasīta izlases dokumentācija/ papildu informācija | MP Izlases dokumentācijas vai MP/ Avansa papildus informācijas sagatavošana | ||
| Izlases dokumentācijas izskatīšana* | n/a | ||
| Papildus informācijas izskatīšana* | n/a | ||
| Virskontrole | n/a | ||
| Dep. dir. apstiprinājums | n/a | ||
| Apturēts* | n/a | ||
| MP ieturēšana līdz noslēguma MP* | n/a | ||
| Apturētam MP jāievada pamatojums | |||
| PPĪV | Plānotās PPĪV | n/a | n/a |
| Aktuālās PPĪV pārbaudes | n/a | ||
| Konstatēto atkāpju novēršana | n/a | ||
| Līgums un līguma grozījumi | Līguma slēgšana | Līguma grozījumi | n/a |
| Līguma grozījumu izskatīšana | n/a | ||
| Precizējumu izskatīšana | n/a | ||
| Pieprasīti precizējumi | Jāiesniedz LG precizējumi | ||
| Neatbilstības | Neatbilstība (pamatsumma) - izskatīšanā | n/a | n/a |
| Neatbilstība (pamatsumma) - apstiprināta vai slēgta | n/a | ||
| Virskontrole | n/a | ||
| Pievienot summu | n/a | ||
| Pārsūdzība | n/a | ||
| Ziņot OLAF | n/a | ||
| Progresa ziņojums OLAF | n/a | ||
| Datu labošana un aktualizēšana | n/a | ||
| Datu labošanas apstiprināšana | n/a | ||
| Līguma grozījumi (NVI atskaitīšana) | n/a | ||
| Slēgšana | n/a | ||
| Atgūstamie maksājumi | Neatbilstoši veikto izdevumu atgūšana | n/a | n/a |
| Virskontrole | n/a | ||
| Maksājumi | Maksājuma veikšana | n/a | n/a |
| Neatbilstoši veikto izdevumu atgūšana | Faktiskās atmaksas | n/a | n/a |
| Ieturēts no MP | n/a | ||
Termiņi un brīdinājumi
Ziņojumu dēlī iestrādāts katra procesa/soļa izskatīšanas vai brīdinājuma termiņš.
Izpildes termiņš tiek aprēķināts katram solim individuāli, atbilstoši CFLA darbības procedūrām. Izpildes termiņa uzskaite tiek skaitīta no procesa/ soļa sākuma datuma vai darba iesniegšanas datuma līdz noteiktajam izpildes termiņam. Tiklīdz izpildes termiņš tiek pārsniegts, ieraksts kļūst sarkans.
Termiņa aprēķinā tiek iekļautas tikai darba dienas, izņemot procesa “Maksājuma pieprasījumi” kolonnā “Dienu skaits no MP pirmā iesniegšanas datuma”, kur tiek skaitītas kalendārās dienas.
Piem., ja Avansa maksājuma pieprasījums tiek iesniegts 19.02.2019., tad tā ir izskatīšanas termiņa desmitā darba diena, bet 05.03.2019. būs pēdējā izskatīšanas darba diena, jeb nulltā darba diena. Savukārt, 06.03.2019. Ziņojumu dēlis jau uzrādīs kavētu vienu darba dienu ar negatīvu zīmi -1 un iekrāsos ierakstu sarkanā krāsā. Trīs darba dienas līdz termiņā beigām parādīsis brīdinājums par termiņa beigu tuvošanos – ieraksts iekrāsosies zilā krāsā.
| Avansa izskatīšana | Iesniegšanas datums | Avansa izskatīšana | Brīdinājums par termiņa tuvošanos | Termiņš kavēts | |||||||||||
| Izpildes termiņa atlikušās dd | 10 | 9 | 8 | 7 | 6 | 5 | 4 | 3 | 2 | 1 | 0 | -1 | -2 | -3 | utt. |
Brīdinājuma termiņš ir nofiksēts KPVIS procesu un soļu konfigurēšanas modulī un Ziņojumu dēlī tas nav redzams. Tiklīdz līdz soļa izskatīšanas termiņa beigām atlikušas noteiktas dienas, tā ieraksts tiek iekrāsots zilā krāsā, lai vērsu projekta vadītāja uzmanību.
Risku izvērtējumi
Sākotnējā riska izvērtējuma solis uzsākas automātiski pēc līguma datuma norādes projektā KPVIS un beidzas tiklīdz projektā Sākotnējā riskam ir norādīts pēdējais virskontroles statuss Apstiprināts.
Atkārtotais riska izvērtējuma solis uzsākas automātiski gadu un 20 dd pirms iepriekšējā riska izvērtējuma un beidzas tiklīdz projektā atkārtotajam riskam ir norādīts pēdējais virskontroles statuss Apstiprināts.
Atkārtotais riska izvērtējuma solis netiek uzsākts projektiem, kuriem gan virsprojektā, gan ja projekta iesnieguma līmenī atzīme pie lauka "Noteikt augstu riska līmeni visa projekta īstenošanas laikā un pēc pēdējā maksājuma". Atšķirībā no citiem biznesa procesiem, atkārtotajiem riska izvērtējumiem nodrošināts, ka ielasās visi vēsturiskie gadījumi, kas iestājušies pirms funkcionalitātes ieviešanas.
Soļi, brīdinājuma termiņi, izpildes termiņi FS, CFLA:
| Soļi | Brīdinājuma termiņš CFLA | Izpildes termiņš FS | Izpildes termiņš CFLA | Biznesa procesa/soļa Izpildes termiņa sākums | Biznesa procesa/soļa beigas |
|---|---|---|---|---|---|
| Sākotnējais riska izvērtējums | 20 dd pirms termiņa iestāšanā | n/a | 1 mēnesis no laukā "Līguma datums" (LG sadaļa - virskontroles apstiprināts) norādītā datuma | Uzsākas 20 dd pirms termiņa iestāšanās | Procesa solis beidzas, kad virskontroles veicējs ir apstiprinājis noteikto riska līmeni. |
| Atkārtotais riska izvērtējums | 10 dd pirms termiņa iestāšanās | n/a | 1 gads kopš jaunākā blokā "Apstiprinātais riska līmenis" rindas "Virskontroles veicējs/ Atbildīgās nodaļas vadītāja
kolonā "Apstiprināja" norādītā datuma (skatās starp visām kartiņām konkrētā PI) |
Uzsākas 20 dd pirms termiņa iestāšanās | Procesa solis beidzas, kad virskontroles veicējs ir apstiprinājis noteikto riska līmeni vai projekta statuss tiek mainīts uz “Pabeigts”/”Pārtraukts” |
Ziņojumu dēlī iekļautā informācija:
| Projekta Nr. | Finansējuma saņēmējs | Termiņš | Atlikušo dd skaits |
|---|---|---|---|
| Projekta numurs | FS nosaukums | Izskatīšanas termiņa beigu datums | Darba izpildei atlikušo dd skaits (Aprēķina formula = Līguma datums mīnuss 1 mēnesis)
Darba izpildei atlikušo dd skaits (Aprēķina formula = Iepriekšējā riska izvērtējuma datums pluss 1 gads) |
Iepirkumu plāns
Iepirkumu plāna process uzsākas automātiski pēc līguma datuma norādes projektā KPVIS un beidzas tiklīdz projektā Iepirkumu plānā ir norādīts statuss Apstiprināts.
Iepirkumu plāna process netiek uzsākts, ja projektā ir ielikta norāde “Iepirkums nav paredzēts”.
| Soļi | Brīdinājuma termiņš CFLA | Izpildes termiņš FS | Izpildes termiņš CFLA |
|---|---|---|---|
| Jāiesniedz iepirkumu plāns | n/a | 10 dd no līguma slēgšanas datuma otrās dd | 10 dd no līguma noslēgšanas datuma otrās dd |
| Iepirkumu plāna izskatīšana | n/a | n/a | 10 dd no Iepirkumu plāna iesniegšanas otrās dd |
| Iepirkumu plāna precizējumu pieprasīšana | n/a | 5 dd jeb norādītais iesniegšanas datums no Iepirkumu plāna precizējumu pieprasīšanas otrās dd | 5 dd no Iepirkumu plāna precizējumu pieprasīšanas otrās dd |
| Iepirkumu plāna precizējumu izskatīšana | n/a | n/a | 10 dd no Iepirkumu plāna precizējumu iesniegšanas otrās dd |
Ziņojumu dēlī iekļautā informācija:
| Projekta Nr. | Finansējuma saņēmējs | Versija | Iesniegšanas datums | Termiņš | Atlikušo dd skaits |
|---|---|---|---|---|---|
| Projekta numurs | FS nosaukums | Iepirkumu plāna versijas numurs | Līguma noslēgšanas*, Iepirkumu plāna vai precizējumu iesniegšanas datums | Datums, kad beidzas iesniegšanas vai izskatīšanas termiņš | Darba izpildei atlikušo dd skaits (Aprēķina formula = Izpildes termiņa datums mīnuss Iesniegšanas datuma otrā dd) |
* - attiecas uz soli “Jāiesniedz iepirkumu plāns”.
PMPIG
Ziņojuma dēlī iekļautā informācija par pirmā PMPIG iesniegšanu
| Projekta Nr. | Finansējuma saņēmējs | Iesniegšanas datums | Termiņš | Atlikušo dd skaits |
|---|---|---|---|---|
| 1 | 2 | 4 | 5 | 6 |
| Projekta numurs | FS nosaukums | Iesniegšanas datums | Termiņš | Atlikušo darba dienu skaits |
Ziņojuma dēlī iekļautā informācija par PMPIG izskatīšanu
| Projekta Nr. | Finansējuma saņēmējs | Prognozes numurs | Iesniegšanas datums | Termiņš | Atlikušo dd skaits |
|---|---|---|---|---|---|
| Projekta numurs | FS nosaukums | Prognozes numurs | Iesniegšanas datums | Termiņš | Atlikušo darba dienu skaits |
Process: PMPIG
| Procesa soļi | Izpildes termiņš CFLA | Piezīmes/ Skaidrojumi |
|---|---|---|
| Pirmā PMPIG iesniegšana | 10 dd | Solis sākas brīdi, kad tiek norādīts līguma slēgšanas datums un statuss Līgums.
FS PMPIG jāiesniedz 10 darba dienu laikā no līguma slēgšanas datuma otrās darba dienas. Solis beidzas pēc PMPIG iesniegšanas. Bet, ja pēc iesniegšanas PMPIG tiek noraidīts, tad šis darbs atgriežas darbu sarakstā. |
| PMPIG izskatīšana | 4 dd
(izņemot pirmā PMPIG izskatīšanu, jo tā izskatīšanu veic 10 darba dienu laikā) |
Solis sākas brīdī, kad tiek iesniegts PMPIG.
PV PMPIG jāizskata 4 darba dienu laikā no PMPIG iesniegšanas datuma otrās darba dienas. |
Iepirkumu pirmspārbaudes
Ziņojuma dēļa process “Iepirkumu pirmspārbaudes” ir pieejams tikai iekšējās vides lietotājiem.
Ziņojumu dēlī iekļautā informācija par plānotajām iepirkuma pirmspārbaudēm
| Projekta Nr. | Finansējuma saņēmējs | Pārbaudes Nr. | Pārbaudes veids | Plānotais datums | Termiņš | Atlikušo dd skaits | Projekta vadītājs |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
| Projekta numurs | FS nosaukums | Pārbaudes numurs | Pārbaudes veids | Datums | Termiņš | Atlikušo darba dienu skaits | Projekta vadītāja vārds, uzvārds
(var paslēpt) |
Ziņojuma dēlī iekļautā informācija par aktuālajām iepirkuma pirmspārbaudēm
| Projekta Nr. | Finansējuma saņēmējs | Pārbaudes numurs | Pārbaudes veids | Sākuma datums | Termiņš | Atlikušo dd skaits | Projekta vadītājs |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
| Projekta numurs | FS nosaukums | Pārbaudes numurs | Pārbaudes veids | Sākuma datums | Termiņš | Atlikušo darba dienu skaits | Projekta vadītāja vārds, uzvārds
(var paslēpt) |
Ziņojuma dēlī iekļautā informācija par konstatēto atkāpju novēršanu
| Projekta Nr. | Finansējuma saņēmējs | Pārbaudes numurs | Pārbaudes veids | Sākuma datums | Termiņš | Atlikušo dd skaits | Projekta vadītājs |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
| Projekta numurs | FS nosaukums | Pārbaudes numurs | Pārbaudes veids | Sākuma datums | Termiņš | Atlikušo darba dienu skaits | Projekta vadītāja vārds, uzvārds
(var paslēpt) |
Process: Iepirkuma pirmspārbaudes
| Procesa soļi | Izpildes termiņš CFLA | Piezīmes/ Skaidrojumi |
|---|---|---|
| Plānotās iepirkuma pirmspārbaudes | n/a | Solis sākas 5. darba dienas. pirms iepirkumu pārbaudes laukā “Plānotais datums” norādītā datuma. |
| Aktuālās iepirkuma pirmspārbaudes | 20 dd | Solis sākas brīdī, kad iepirkuma pārbaudes statuss ir Procesā. Izpildes termiņš ir 20 darba dienas. sākot no statusa Procesā otrās darba dienas. |
| Konstatēto atkāpju novēršana | Atkāpes laukā “Novēršanas termiņš” norādītais datums | Solis sākas 10 darba dienas pirms atkāpes laukā “Novērtēšanas termiņš” norādītā datuma. |
Maksājuma pieprasījumi
Zināšanai!
- Ziņojumu dēlī dati tiek ielasīti no 03.05.2019. Līdz ar to Maksājuma pieprasījumu procesi/soļi, kas uzsākti pirms norādītā datuma, Ziņojumu dēlī netiks ielasīti.
- Maksājuma pieprasījuma gadījumā, tāpat kā Iepirkuma plāna gadījumā, termiņš tiek attēlots kā dilstošs. Piem., ja SMP (pirmreizējā iesniegšana, nevis pieprasītās papildus informācijas vai izlases dokumentācijas iesniegšana) tiek iesniegts 03.05.2019. (20. no 20 dd), tad 07.05.2019. ir izskatīšanas termiņa 19. dd, bet 03.06.2019. būs pēdējā izskatīšanas dd, jeb nulltā dd. Savukārt, 04.06.2019. sistēma jau uzrādīs kavētu vienu dd ar negatīvu zīmi -1 un iekrāsos ierakstu sarkanā krāsā.
- Ja MP tiek atsaukts, tad ZD tas vairs netiek rādīts kā darbs.
- Kolonnu "MP pirmais iesniegšanas datums" , kurā jānorāda MP vai avansa sākotnējais iesniegšana datums, tiek rādīta Ziņojuma dēlī tikai tad, ja filtrā ir ielikts ķeksis pie norādes "MP pirmais iesniegšanas datums" .
Ziņojumu dēlī iekļautā informācija par Maksājuma pieprasījumu
| Projekta Nr. | Finansējuma saņēmējs | MP Nr., Veids. | Termiņš | Atlikušo dd skaits | Plānotais maksāšanas datums | Statuss | Statusa maiņas datums | Summa pieprasītā | Dienu skaits no Iesniegšanas datuma | Piezīmes no KPVIS |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 13 |
| Projekta numurs | FS nosaukums | MP nr. (vai daļas nr.) un MP veids (AM/ ĀM/ S/ N) | Datums, kad beidzas izpildes termiņš | Darba izpildei atlikušo dd skaits uz konkrēto brīdi | MP Maksājumu sadaļā norādītais datums | MP aktuālais statuss | Datums, kad tika uzlikts aktuālais statuss | FS norādītā pieprasītā summa | Cik dienas (dienas, nevis dd!) jau ir pagājis no pirmreizējās MP iesniegšanas (ja MP bija pieprasīta izlases dok. vai papildus info., tad tas neietekmē 90 dienu skaitīšanu!) | No MP sadaļas 1-2 datu lauka “Piezīmes” |
Zemāk tabulā aprakstīti Maksājuma pieprasījumu biznesa procesi un soļi:
| Biznesa process un soļi | Brīdinājums par termiņa tuvošanos dd | FS Termiņš dd | CFLA Termiņš dd/ mēnesis | Biznesa procesa/ soļa Izpildes termiņa sākums | Biznesa procesa/ soļa beigas | Piezīmes |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Plānotā MP/ AM/ ĀM iesniegšana | - | 0 dd | 0 dd | Divas darba dienas pirms PMPIG norādītā MP/Avansa iesniegšanas termiņa datuma (iesniegšanas dienu neieskaita iekš 2 dd). | Atbilstošā MP/ Avansa iesniegšana KPVIS. Ar statusu Izskatīšanā. | Dati tiek ņemti no aktuālākā PMPIG, kas ir statusā Pieņemts zināšanai.
Ja iesniegtajam MP/ Avansam tiek mainīts statuss uz Atsaukts, vai Noraidīts, tad darbs atkal parādās pie "Plānotie MP/ Avansi" atbilstošajos termiņos. Projektiem, kuru statuss ir “Pabeigts”, netiek ņemts vērā PMPIG norādītais plānotais MP iesniegšanas datums, nodrošinot, ka šādi projekti neielasās kā veicamie darbi Ziņojumu dēļa solī “Plānotais MP/Avanss”. |
| MP/ Avanss/ Ātrāks MP | Visam MP 90 kalendārās dienas
10 dd (AM) 10 dd (ĀM) 20 dd (SMP) 60 dd (NMP) |
MP/ Avansa/ Ātrāka MP procesos termiņi tiek skaitīti no otrās iesniegšanas darba dienas, izņemot -
1) MP kopīgo izskatīšanu laiku visām daļām skaita kalendārajās dienās no iesniegšanas brīža; 2) Pēc statusa Apturēts nomaiņas uz statusu Izskatīšanā, Darbinieka apstiprināts, Virskontroles apstiprināts - no tekošās dienas. Ja MP daļa tiek maksāta vairākos maksājumos, tad 90 dienas skaitās līdz pēdējā daļa samaksāta. Kad 90 dienas sasniegtas, skaitītājs turpina skaitīt, bet iekrāso sarkanā (termiņš ir nokavēts). MP, kas izveidojas pēc pārsūdzībām, ZD netiek iekļauti. | ||||
| Izskatīšana | 3 dd pirms termiņa beigām
|
- | 10 dd (AM, ĀM un iesniegta pieprasītā papildus info.)
20 dd (pirmoreiz iesniegta SMP izskatīšana un SMP iesniegtas izlases dok. izskatīšana) 60 dd (NMP) |
Statuss Izskatīšanā. | Statuss Darbinieka apstiprināts, Pieprasīta papildu informācija, Pieprasīta izlases dokumentācija, Apturēts, Atsaukts vai Noraidīts.
Ja SMP Maksājumu sadaļā tiek norādīts ieturējuma veids "Ieturēts līdz Noslēguma MP". |
Ja bija pieprasīta izlases dokumentācija, tad pēc tam MP izskatīšanas termiņu sāk skaitīt tikai no izlases dokumentācijas saņemšanas otrās darba dienas. |
| Pieprasīta izlases dokumentācija/ papildu informācija | - | 5 dd vai cits norādītais dd skaits | - | Statuss Pieprasīta izlases dokumentācija.
Statuss Pieprasīta papildu informācija. |
Statuss Izskatīšanā vai Atsaukts (jo FS e-vidē var arī atsaukt MP. Tad parādās jauns darbs ZD sadaļā “Plānotā MP/ AM/ ĀM iesniegšana”. | Papildus informācijas pieprasīšana/ izlases dokumentācijas pieprasīšana neietekmē 90 dienu skaitīšanu |
| Virskontrole | - | - | Statuss Darbinieka apstiprināts | 1) Statuss Apturēts, Samaksāts;
2) MP, kuriem nav norādes, ka pārskata periodā ir veikti izdevumi, statuss CFLA apstiprināts ir beigu statuss un pēc šī satusa ieraksts no ZD pazūd. |
1) Ieraksti šajā sadaļā tiek iekļauti ar statusiem Darbinieka apstiprināts, Virskontroles apstiprināts, CFLA apstiprināts.
2) Ieraksts no ZD pazūd tiklīdz tam norāda statusu Samaksāts. 3) Ja MP daļa tie maksāta pa vairākām daļām, tad tā daļa, kas samaksāta, pazūd no ZD. | |
| Dep. dir. apstiprinājums | Izskatīšanas termiņš atbilstoši jau iestrādātajiem MP termiņiem | izveidojas pēc MP statusa Virskontroles apstiprināts norādīšanas tikai "tīrajiem" MP. | Pēc statusa CFLA apstiprināts un pāriet uz procesa "Maksājumi" soli "Maksājuma veikšana". | 1) tiek ielasīti atbilstoši departamentu atbildībā esošajiem SAM/SAMP/Kārtām
2) Dati soļos "Virskontrole" un "Dep. dir. apstiprinājums" netiek dublēti. 3) Departamentu direktoriem šo soli atspoguļo izvērstā veidā 4) Pārējiem ZD lietotājiem šī soļa atspoguļošan notiek pēc jau iestrādātajiem ZD uzstādījumiem. 5) pēc noklusējuma redzams tikai projektu uzraudzības nodaļām, dep., bet pārējās nodaļas var to izvēlēties Filtrā. | ||
| Apturēts/ MP ieturēšana līdz noslēguma MP | - | - | - | Statuss Apturēts;
Ja SMP Maksājumu sadaļā tiek norādīts ieturējuma veids "Ieturēts līdz Noslēguma MP" |
Statuss Izskatīšanā, Darbinieka apstiprināts, Virskontroles apstiprināts.
Projekta noslēguma MP izskatīšanas uzsākšana. |
1) Ja MP tiek uzlikts statuss Apturēts, tad gan kopīgā MP izskatīšanas laika kalendārajās dienās, gan MP izskatīšanas laika dd termiņu skaitīšana tiek apturēta. Pēc statusa nomaiņas skaitītāji atjaunojas.
2) Grāmatvedības uzskaites nodaļai tiek rādīti tikai ieraksti, kas ir "MP ieturēšana līdz noslēguma MP". Apturētos MP nerāda. |
| Maksājuma veikšana | - | - | - | Statuss Virskontroles apstiprināts | Samaksas datums un statuss Samaksāts.
Ja MP daļa tiek maksāta vairākos maksājumos, tad 90 dienas skaitās līdz pēdējā daļa samaksāta. |
Attiecināms uz Grāmatvedības uzskaites nodaļu. |
PPĪV
Zināšanai!
- Ziņojuma dēļa process “Pārbaudes projekta īstenošanas vietā” (PPĪV) ir pieejams tikai iekšējās vides lietotājiem.
2. Tiek atlasītas tikai tās pārbaudes, ko veic CFLA. (KPVIS norāde datu laukā “Veicēja iestāde – CFLA”).
Ziņojuma dēlī iekļautā informācija par plānotajām PPĪV
| Projekta Nr. | Finansējuma saņēmējs | Pārbaudes numurs | Pārbaudes veids | Plānotais datums | Termiņš | Atlikušo dd skaits |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
| Projekta numurs | FS nosaukums | Pārbaudes numurs | Pārbaudes veids | Plānotais datums | Termiņš | Atlikušo darba dienu skaits |
Ziņojuma dēlī iekļautā informācija par aktuālajām PPĪV
| Projekta Nr. | Finansējuma saņēmējs | Pārbaudes numurs | Pārbaudes veids | Sākuma datums | Patērēto dd skaits |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
| Projekta numurs | FS nosaukums | Pārbaudes numurs | Pārbaudes veids | Sākuma datums | Patērēto darba dienu skaits |
Ziņojuma dēlī iekļautā informācija par konstatēto atkāpju novēršanu
| Projekta Nr. | Finansējuma saņēmējs | Pārbaudes numurs | Pārbaudes veids | Plānotais datums | Sākuma datums | Termiņš | Atlikušo dd skaits |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
| Projekta numurs | FS nosaukums | Pārbaudes numurs | Pārbaudes veids | Plānotais datums | Sākuma datums | Termiņš | Atlikušo darba dienu skaits |
Process: Pārbaudes projekta īstenošanas vietā
| Procesa soļi | Izpildes termiņš CFLA | Piezīmes/ Skaidrojumi |
|---|---|---|
| Plānotās PPĪV | n/a | Solis sākas 20 darba dienas pirms PPĪV pārbaudes laukā “Plānotais datums” norādītā datuma. Brīdinājums par termiņa tuvošanos ir 5 darba dienas pirms norādītā datuma. |
| Aktuālās PPĪV pārbaudes | n/a | Solis sākas līdz ar PPĪV pārbaudes statusu Procesā. |
| Konstatēto atkāpju novēršana | Atkāpes laukā “Novēršanas termiņš” norādītais datums | Solis sākas 10 darba dienas. pirms atkāpes laukā “Novērtēšanas termiņš” norādītā datuma. |
Līgums un līguma grozījumi
Ziņojuma dēlī iekļautā informācija par līguma slēgšanu
| Projekta Nr. | Finansējuma saņēmējs | PI apstiprināšanas datums | Termiņš | Atlikušo dd skaits |
|---|---|---|---|---|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| Projekta numurs | FS nosaukums | PI apstiprināšanas datums | Termiņš | Atlikušo darba dienu skaits |
Ziņojuma dēlī iekļautā informācija par līguma grozījumu izskatīšanu
| Projekta Nr. | Finansējuma saņēmējs | Versija | Iesniegšanas datums | Termiņš | Atlikušo dd skaits |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
| Projekta numurs | FS nosaukums | Versijas numurs pēc kārtas | Iesniegšanas datums | Termiņš | Atlikušo darba dienu skaits |
Ziņojuma dēlī iekļautā informācija par precizējumu izskatīšanu
| Projekta Nr. | Finansējuma saņēmējs | Versija | Iesniegšanas datums | Termiņš | Atlikušo dd skaits |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
| Projekta numurs | FS nosaukums | Versijas numurs | Iesniegšanas datums | Termiņš | Atlikušo darba dienu skaits |
Ziņojuma dēlī iekļautā informācija par pieprasītajiem precizējumiem
| Projekta Nr. | Finansējuma saņēmējs | Versija | Precizēšanā no | Patērēto dd skaits |
|---|---|---|---|---|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| Projekta numurs | FS nosaukums | Versijas numurs | Datums, kurā pieprasīti precizējumi | Patērēto darba dienu skaits |
Process: Līguma grozījumi
| Procesa soļi | Izpildes termiņš CFLA | Biznesa procesa/soļa Izpildes termiņa sākums | Biznesa procesa/soļa beigas | Piezīmes/ Skaidrojumi |
|---|---|---|---|---|
| Līguma slēgšana | 30 dd | Vērtēšanas rezultāta "Apstiprināts" datums | "Statusa maiņas datums" (uz "Līgums") vai statusa maiņa uz jebkuru citu statusu (piem., uz "Atsaukts", vai uz "Noraidīts", vai arī "statusa "Apstiprināts" dzēšana utt.) | Solis sākas brīdī, kad vērtēšanas rezultāts ir statusā Apstiprināts.
Izpildes termiņš ir 30 darba dienas no statusā Apstiprināts datuma otrās darba dienas |
| Līguma grozījumu izskatīšana | 20 dd | Līguma grozījumu iesniegšanas datums | Grozījumu "Parakstīšanas datums" vai statusa maiņa uz jebkuru citu statusu (piem., uz "Atsaukts", vai uz "Noraidīts", "Precizēšanā" u.c.), vai arī LG izdzēšana. | Solis sākas brīdī, kad saņemti līguma grozījumi.
PV grozījumi jāizskata 20 darba dienu laikā no grozījumu iesniegšanas datuma otrās darba dienas. |
| Precizējumu izskatīšana | 20 dd | Grozījumu precizējumu iesniegšanas datums. | Grozījumu "Parakstīšanas datums" vai statusa maiņa uz jebkuru citu statusu (piem., uz "Atsaukts", vai uz "Noraidīts" u.c.), vai arī LG izdzēšana. | Solis sākas brīdī, kad tiek saņemti precizējumi.
PV precizējumi jāizskata 20 darba dienu laikā no precizējumu iesniegšanas datuma otrās darba dienas. |
| Pieprasīti precizējumi | Rāda patērēto dd skaitu
(skaitļus attēlo melnā krāsā; ierakstus kārto tā, ka augšpusē ir vissenākie (vislielākais dd skaits)) |
Statusa "Precizēšanā" norādītais datums. | Grozījumu precizējumu iesniegšanas datums vai statusa maiņa uz jebkuru citu statusu (piem., uz "Atsaukts", vai uz "Noraidīts" u.c.), vai arī LG izdzēšana. | Solis sākas brīdī, kad pieprasīti precizējumi.
Tiek uzskaitītas darba dienas, kuras FS ir patērējis grozījumu precizējumu sagatavošanai. Precizējumi var tikt pieprasīti vairākas reizes. Patērēto dd skaitu sāk skaitīt no otrās dienas pēc statusa uz "Precizēšanā" maiņas datuma. |
Neatbilstības
Neatbilstības un atgūšana ir procesi, kuri ir pieejami tikai iekšējās vides lietotājiem. Projektu vadītājiem pēc noklusējuma parādās visi zemāk minētie procesi, pārējiem darbiniekiem filtrā ir jāatlasa aktuālie darbi.
Process: Neatbilstības
| Procesa soļi | Izpildes termiņš CFLA | Biznesa procesa/soļa sākums | Biznesa procesa/soļa beigas | Piezīmes/ Skaidrojumi |
|---|---|---|---|---|
| Neatbilstība (pamatsumma) - izskatīšanā | Datu laukā "Lēmuma datums" norādītais datums | Tiklīdz tiek izveidots neatbilstības ieraksts. | Pēc statusa "Apstiprināta", "Slēgta" vai "Anulēta" norādīšanas un 4 acu apstiprināšanas. | 1) Izveidotais NVI ieraksts statusā "Izskatīšanā" rādās PV ziņojumu dēlī, termiņa nav.
2) Ja dzēš neatbilstību, tad jādzēš darbs. 3) Ja pēc darba pabeigšanas maina neatbilstības pamatsummai statusu uz "Izskatīšanā" un apstiprina ar 4 acīm, tad darbam jādzēš pabeigšanas pazīme, lai tas neskaitītos pabeigts. 4) Termiņš ir laukā "Lēmuma datums" norādītais datums. Ja tiek labots Lēmuma datums, tad attiecīgi jāmaina darba termiņš. Ja Lēmuma datums nav ievadīts, tad termiņu neskaita. |
| Neatbilstība (pamatsumma) - apstiprināta vai slēgta | 3 | Tiklīdz ir CFLA apstiprināts MP, no kura tiek atgūti NVI | Pēc neatbilstības statusa "Apstiprināta", "Anulēta" vai "Slēgta" norādīšanas un nosūtīšanas virskontrolei | 1) Tiklīdz ir CFLA apstiprināts MP, no kura tiek atgūti NVI (neatbilstība ir iekļauta kārtējos rēķinos, vai atgūtā kā iepriekš veiktie izdevumi), PV ziņojumu dēlī parādās termiņš (3 darba dienas) darba izpildei, līdz kuram neatbilstībai ir jānomaina statuss uz "Apstiprināta", "Anulēta" vai "Slēgta" un jānosūta virskontrolei.
2) Ja neatbilstības pamatsumma jau ir statusā "Apstiprināta", "Anulēta" vai "Slēgta" un ar 4 acīm apstiprināta vai nosūtīta virskontrolei, tad darbs netiek izveidots. 3) Ja MP dzēš statusu "CFLA apstiprināts", tad dzēšas arī darbs. 4) Ja MP maina statusa "CFLA apstiprināts" datumu, tad attiecīgi koriģējas nepabeigtā darba termiņš un atlikušo dienu skaits. 5) Ja pēc darba pabeigšanas tiek nospiesta poga <Atgriezt darbiniekam>, tad darbam dzēšas pabeigšanas pazīme, lai tas neskaitītos pabeigts. 6) Pēc pogas <Nosūtīt virskontrolei> nospiešanas, jānosūta e-pasts (jāizveido jauns e-pasta šablons) ar linku uz neatbilstību e-pasta šablonā norādītajiem adresātiem. E-pasts jāsūta visos gadījumos, kad nospiesta poga <Nosūtīt virskontrolei>, izņemot, ja neatbilstības daļas statuss ir Izskatīšanā. |
| Virskontrole | 2 | NVI sadaļā ir nospiesta poga <Nosūtīt virskontrolei> | Pēc statusa "Apstiprināta", "Slēgta" vai "Anulēta" norādīšanas un 4 acu apstiprināšanas. | 1) Kad neatbilstības pamatsummai vai papildsummai ir piešķirts statuss "Apstiprināta", "Anulēta" vai "Slēgta" un nospiesta poga <Nosūtīt virskontrolei>, izveidojas darbs virskontrolei. Virskontrole apstiprina ierakstu noteiktajā termiņā (2 dienas);
2) Kad izveidotais melnraksts ir nosūtīs virskontrolei, gadījumos, kad tiek labots jau kādreiz apstiprinātais ieraksts, izņemot statusā Izskatīšanā. 3) Ja neatbilstība tiek atgriezta darbiniekam, tad darbs tiek dzēsts. 4) Ja šis solis izveidojies kā iepriekšējo divu soļu rezultāts, tad darba termiņš rēķinās no MP CFLA apstiprināšanas datuma nākamās darba dienas, pieskaitot iepriekšējo soļu darba dienu kopsummu (3+2). |
| Pievienot summu | 3 (šis solis beigsies ar nosūtīšanu virskontrolei) | Iesniegts MP, kurā iekļauti NVI | Pievienota jauna summa neatbilstībai statusā "Apstiprināta" vai "Slēgta" un nosūtīta virskontrolei. | Svarīgi!Ja neatbilstība ir 4 acu apstiprināta statusos "Apstiprināta" vai "Slēgta" un neatbilstībai korekcijas apmērs ir proporcionālā korekcija (%), tad, paziņojums parādās ZD tiklīdz kārtējā MP iekrīt (t.i. iesniegts MP no e-vides vai iekšējā vidē MP pievienots/kopēts/labots rēķins) rēķins no līguma, kuram tika piemērota šī korekcija.
Kad MP ir CFLA apstiprināts, parādās Termiņš (3dd). 1) Ja pēc darba pabeigšanas tiek nospiesta poga <Atgriezt darbiniekam>, tad darbam jādzēš pabeigšanas pazīme, lai tas neskaitītos pabeigts. 2) Ja no MP tiek dzēsti visi rēķini ar saistīto līgumu vai rēķinos tiek noņemta sasaiste ar līgumu, tad jādzēš darbs. 3) Ja MP nomaina statusu uz Atsaukts vai Noraidīts, tad darbs dzēšas. Ja pēc tam tiek dzēsti statusi Atsaukts vai Noraidīts, tad darbs izveidojas no jauna. 4) Ja MP tiek labots pēdējā statusa "Izskatīšanā" datums, tad darbam atbilstoši mainās termiņš un atlikušo dienu skaits. Arī, ja MP tiek iesniegts atkārtoti pēc statusiem Pieprasīta papildus informācija/Pieprasīta izlases dokumentācija/Apturēts, tad darbam pārrēķinās termiņš un atlikušo dienu skaits no pēdējā statusa "Izskatīšanā". 5) Ja tiek dzēsts vienīgais MP statuss "Izskatīšanā", tad darbs dzēšas. Ja ir vēl citi statusi "Izskatīšanā", tad pārrēķinās darba termiņš atbilstoši pēdējam statusam "Izskatīšanā". 6) Ja neatbilstībai uzstāda statusu "Anulēta" un apstiprina ar 4 acīm, tad darbs atzīmējas kā pabeigts. 7) Ja darbs ZD nav vajadzīgs, to var dzēst uzspiežot uz |
| Pārsūdzība | n/a | 4-acu apstiprināts ieraksts statusā "Lēmums" ar rīcības veidu "Sadarbības iestādes lēmumu atcelt" vai "Izdot satura ziņā citu lēmumu" | Neatbilstības 4 acu apstiprināšana, izņemot statusā "Izskatīšanā" (t.i. jāizveido jauns melnraksts vai pievienotā summa un statusā Apstiprināta/Slēgta/Anulēta jāapstiprina ar 4 acīm) | Solis izveidojas gadījumos, kad saskaņā ar VI atzinumu, CFLA lēmums tiek atcelts vai ir jāizdod satura ziņā cits lēmums. |
| Ziņot OLAF | n/a | Ir 4-acu apstiprināts ieraksts ar pazīmi "Jāziņo EK/OLAF" statusā "Apstiprināta" vai "Slēgta" | Ir pievienots un apstiprināts ar 4 acīm vismaz viens ieraksts sadaļā "Ziņošana OLAF" | Solis ir aktuāls primāri JNPAD darbiniekiem. Tas tiek izveidots neatbilstībām ar pazīmi “Ir jāziņo EK/OLAF”
1)Rādās, ja virskontroles apstiprinātam ierakstam laukā "Iekļauts ziņojumā EK OLAF*" ir atzīmēts "Ir jāziņo" un vēl nav neviena 4 acu apstiprināta ieraksta sadaļā "Ziņošana OLAF". 2) Ja pēc darba pabeigšanas tiek dzēsts vienīgais ieraksts sadaļā "Ziņošana OLAF", tad darbam tiek noņemtsa pabeigšanas pazīme, lai tas neskaitītos pabeigts. 3) Ja ar kādu nākamo neatbilstības versiju (melnrakstu) tiek ar 4 acīm statusā "Apstiprināta" vai "Slēgta" noņemta pazīme "Iekļauts ziņojumā EK OLAF", tad darbs dzēšas, ja tas vēl nebija pabeigts. 4) Jāņem vērā, ka pazīme "Iekļauts ziņojumā EK OLAF" var neatbilstībai tikt uzstādīta/dzēsta, kad ar 4 acīm apstiprina pārsūdzību statusā "Lēmums". |
| Progresa ziņojums OLAF | n/a | Ir 4-acu apstiprināts ieraksts ar pazīmi "Jāziņo EK/OLAF" | Ir apstiprināts ar 4 acīm ieraksts sadaļā "Ziņošana OLAF" | Solis ir aktuāls primāri JNPAD darbiniekiem. Tas tiek izveidots, ja OLAF noziņotai neatbilstībai tiek pievienota summa vai ir veikta atgūšana.
1)Ja ierakstam laukā "Iekļauts ziņojumā EK OLAF*" ir atzīmēts "Ir jāziņo" un neatbilstība jau bija 4 acu apstiprināta statusā "Apstiprināta" vai "Slēgta", tad ZD rādās darbs, ja: - ierakstam tiek pievienota summa un 4 acu apstiprināta; - ir apstiprināts atgūšanas ieraksts ar atgūšanas datumu; - ierakstam piešķirts statuss "Anulēta" un ir 4 acu apstiprināts. 2) Ja ierakstam ar pazīmi "Ir jāziņo" ir veids "Aizdomas par krāpšanu", tad darbs parādās, tiklīdz ierakstam ir 4 acīm apstiprināts jebkāda tipa melnraksts. Ja melnrakstu dzēš, tad nepabeigtais darbs dzēšas. 3) Ja lauks "Iekļauts ziņojumā EK OLAF" tiek mainīts uz "Nav jāziņo OLAF" un 4 acīm apstiprināts statusā "Apstiprināta", "Slēgta", "Anulēta", tad nepabeigtais darbs ir dzēšas. |
| Datu labošana un aktualizēšana | 3 (šis solis beigsies ar nosūtīšanu virskontrolei) | Melnraksta izveide | Nospiesta poga <Nosūtīt virskontrolei> | Solis tiek izveidots pēc pogas <Labot> nospiešanas apstiprinātajā ierakstā (melnraksta izveide).
Gadījumi, kad tiek precizēts ieraksts, kas līdz šim jau bija virskontroles apstiprināts (3+2), t.i. tiek izveidots jauns melnraksts esošai pamatsummai vai esošai pievienotai summai. Visiem, izņemot statusā "Izskatīšanā". 1) Ja melnrakstam nomaina statusu uz "Izskatīšanā", tad darbs dzēšas. 2) Ja melnrakstam nomaina statusu no "Izskatīšanā" uz jebkuru citu, tad darbs atkal izveidojas. 3) Ja dzēš melnrakstu, tad darbs dzēšas. 4) Ja pēc darba pabeigšanas tiek nospiesta poga <Atgriezt darbiniekam>, tad darbam dzēšas pabeigšanas pazīme, un tas neskaitās pabeigts. |
| Datu labošanas apstiprināšana | 2 | Melnrakstam, kas nav jauna neatbilstība un nav jauna pievienotā summa, ir statuss "Anulēta", "Apstiprināta" vai "Slēgta" un nospiesta poga <Nosūtīt virskontrolei> | Tiek veikta 4 acu apstiprināšana | Solis paredz virskontroles nodrošināšanu izveidotam melnrakstam.
Ja neatbilstība tiek atgriezta darbiniekam, tad darbs dzēšas. |
| Līguma grozījumi (NVI atskaitīšana) | n/a | Projektā ir iesniegts noslēguma MP | Ieraksts ar pazīmi "NVI atskaitīti no līguma attiecināmo izmaksu summas" ir virskontroles apstiprināts | Izveidojas darbs par katru neatbilstību, kurai nav pazīmes "NVI atskaitīti no līguma attiecināmo izmaksu summas", izņemot statusā "Anulēta".
1) Ja noslēguma MP dzēš vienīgo statusu "Izskatīšanā" vai nomaina uz "Atsaukts" vai "Noraidīts", vai dzēš pašu noslēguma MP, vai maina MP veidu uz Starpposma, tad dzēšas darbs(i). Ja maina MP veidu no Starpposma uz Noslēguma, vai dzēš statusu "Atsaukts" vai "Noraidīts", tad darbs(i) iveidojas no jauna. 2) Ja neatbilstībai nomaina statusu uz "Anulēts" un 4 acu apstiprina, tad dzēšas attiecīgais darbs. 3) Ja neatbilstību dzēš, tad dzēšas attiecīgais darbs |
| Slēgšana | n/a | Projektā ir iesniegts noslēguma MP | Pēc statusa "Slēgta" vai "Anulēta" norādīšanas un 4 acu apstiprināšanas. | Izveidojas darbs par katru neatbilstību statusā "Izskatīšanā" vai "Apstiprināta", izņemot neatbilstības, kurām ir apstiprināts vismaz viens atgūtais vai atgūstamais (var būt aizpildīts vai neaizpildīts atgūšanas datums) maksājums ar veidu Labprātīga atmaksa, Atmaksa, Avansa atmaksa, Deklarējamā avansa atmaksa, Avansa atmaksas - neatbilstība.
1) Ja noslēguma MP dzēš vienīgo statusu "Izskatīšanā", nomaina uz "Atsaukts" vai "Noraidīts", vai dzēš pašu noslēguma MP, vai maina MP veidu uz Starpposma, tad dzēšas darbs(i). Ja maina MP veidu no Starpposma uz Noslēguma, vai dzēš statusu "Atsaukts" vai "Noraidīts", tad darbs(i) no izveidojas no jauna. 2) Ja neatbilstībai pievieno atgūstamo maksājumu ar kādu augstāk norādīto veidu un apstiprina ar 4 acīm, tad darbs dzēšas. 3) Ja neatbilstību dzēš, tad dzēšas attiecīgais darbs. |
Zināšanai! Kopējais NVI datu ievades un apstiprināšanas laiks nedrīkst pārsniegt 5 dienas no MP apstiprināšanas (gadījumos, kad izdevumi tiek atgūti no MP).
Kad sadaļā “Neatbilstība” tiek nospiesta poga “Nodot virskontrolei” ziņojumu dēli tiek izveidots darbs (“Virskontrole” vai “Datu labošanas apstiprināšana”) un uz e-pasta adresi neatbilstibu_virskontrole@cfla.gov.lv tiek nosūtīts automātiskais paziņojums.
Ziņojumu dēlī iekļautā informācija par Neatbilstību
| Projekta Nr. | Finansējuma saņēmējs | Neatbilstības Nr. | Neatbilstības veids | Neatbilstības statuss | Atlikušo dienu skaits | Lēmuma datums |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
| Projekta numurs | FS nosaukums | Neatbilstības numurs | Neatbilstības veids | Ierakstā vai melnrakstā norādītais statuss | Darba izpildei atlikušo dd skaits | Vēstules datums, jābūt norādītam statusā Apstiprināta vai Slēgta |
Atgūstamie maksājumi
Process: Atgūstamie maksājumi
| Procesa soļi | Izpildes termiņš CFLA | Biznesa procesa/soļa Izpildes termiņa sākums | Biznesa procesa/soļa beigas | Piezīmes / Skaidrojumi |
|---|---|---|---|---|
| Neatbilstoši veikto izdevumu atgūšana | n/a | Sākas automātiski, tiklīdz neatbilstība vai pievienota summa ir statusā "Apstiprināta" un 4 acīm apstiprināta | Process beidzas tiklīdz atgūta visa summa (atgūstamā summa=atgūtā summa).
Atgūstamā summa ir no neatbilstības pirmās lapas kolonna "Kopā". Atgūtā summa ir no sadaļas Atgūtās summas, ieraksti ar aizpildītu atgūšanas datumu un 4 acu apstiprināti. |
Solis veidojas apstiprinātām neatbilstībām.
Nav attiecināms uz atmaksām. Darbs pazūd, ja tiek dzēsts automātiski uzģenerētais ieraksts, bet manuāli izveidotais tiek apstiprināts. Jāiekļauj visi neatbilstoši veikto izdevumu veidu atgūšana (skat.atgūšanas veidu tabulu), izņemot neatbilstības, kurām ir apstiprināts vismaz viens atgūtais vai atgūstamais (var būt aizpildīts vai neaizpildīts atgūšanas datums) maksājums ar veidu Labprātīga atmaksa, Atmaksa, Avansa atmaksa, Deklarējamā avansa atmaksa, Avansa atmaksas - neatbilstība.
2) Ja neatbilstībai pievieno/maina atgūtai summai atgūšanas veidu uz kādu no augstāk minētājiem, tad darbs dzēšas. 3) Ja dzēš atgūstamās summas, tad jāpārbauda vai darbs nav jābeidz (vai jāatjauno) atbilstoši soļa beigšanas aprakstam. |
| Virskontrole | n/a | Ir izveidots ieraksts sadaļā "Atgūtās summas" ar atgūšanas datumu vai arī automātiski izveidojies ieraksts brīdī, kad MP maina statusu uz Samaksāts | Ieraksts ir apstiprināts ar 4 acīm | Tikai gadījumos, kad FS ir valsts budžeta iestāde (Organizācijas veidu klasifikatorā ir atzīmēts izvēles lauks "Ir valsts budžeta iestāde")
Ja dzēš atgūšanas datumu, tad darbs dzēšas. |
Process ir paredzēts gadījumiem, kad tiek atgūta (atmaksāta vai ieturēta no MP) virtuālā nauda (FS ir valsts budžeta iestāde).
Ziņojumu dēlī iekļautā informācija atgūstamajiem maksājumiem
| Projekta Nr. | Finansējuma saņēmējs | Neatbilstības Nr. | Summa | Plānotais atgūšanas datums |
|---|---|---|---|---|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| Projekta numurs | FS nosaukums | Neatbilstības numurs | Summa, kura ir jāatgūst | Datums, kad ir plānota atgūšana |
Maksājumi
Process: Maksājumi
| Procesa soļi | Izpildes termiņš CFLA | Biznesa procesa/soļa Izpildes termiņa sākums | Biznesa procesa/soļa Izpildes termiņa beigas | Piezīmes / Skaidrojumi |
|---|---|---|---|---|
| Maksājuma veikšana | n/a | Statuss “Virskontroles apstiprināts” | Samaksas datums un statuss "Samaksāts" | Attiecināms uz Budžeta izpildes un Eiropas Savienības fondu maksājumu nodaļa darbiniekiem |
Ziņojumu dēlī iekļautā informācija par Maksājumiem
| Projekta Nr. | Finansējuma saņēmējs | MP Nr., veids | Termiņš | Atlikušo dd skaits | Statuss | Maksājums sagatavots |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
| Projekta numurs | FS nosaukums | MP numurs un veida saīsinājums | Datums | Norāda atlikušo dienu skaitu | MP statuss | Norāda vai maksājums ir sagatavots "Jā" |
Neatbilstoši veikto izdevumu atgūšana
Process: Neatbilstoši veikto izdevumu atgūšana
| Procesa soļi | Izpildes termiņš CFLA | Biznesa procesa/soļa Izpildes termiņa sākums | Biznesa procesa/soļa Izpildes termiņa beigas | Piezīmes / Skaidrojumi |
| Faktiskās atmaksas | 5 | 'Parādās automātiski 5 dd pirms norādītā plānotā atgūšanas datuma. | Pēc atgūšanas datuma norādīšanas un ieraksta apstiprināšanas ar 4 acīm | Solis ir aktuāls primāri Budžeta izpildes un Eiropas Savienības fondu maksājumu nodaļa darbiniekiem.
Tiek visi Atgūstamie (nav aizpildīts atgūšanas datums, atgūšana var būt un var arī nebūt 4 acu apstiprināts), izņemot tos kuriem norādīts atmaksas veids "Ieturēts no MP" vai "Anulēts". Ja neatbilstība ir statusā "Anulēta" un 4 acu apstiprināta, tad darbs(i) nav jāveido. Ja labo datumu, tiek precizēta arī info ZD 1) Ja atgūtai summai nomaina atgūšanas veidu uz tādu, kāds nav starp minētājiem, tad darbs jādzēš. 2) Ja neatbilstībai nomaina statusu uz "Anulēts" un ar 4 acīm apstiprina, tad darbs jādzēš. 3) Ja neatbilstībai nomaina statusu no "Anulēts" uz citu, apstiprina ar 4 acīm un izpildās pārējie nosacījumi (ir atgūstamā summa ar vajadzīgo veidu), tad jāveido darbs. 4) Ja dzēš atgūstamo summu, tad darbs jādzēš. |
| Ieturēts no MP | 2 | MP daļa, kurā ieturēti NVI (neatbilstība norādīta pie kāda rēķina vai iepriekš veikto izdevumu ieturēšanas), ir statusā "Virskontroles apstiprināts" | Ieraksts par atgūšanu (pie MP samaksāšanas automātiski izveidotais ieraksts) ir apstiprināts ar 4 acīm | Solis ir aktuāls primāri FVGD darbiniekiem.
Darbi veidojas tikai tad, ja FS ir nevalstiskā organizācija, kuriem Organizācijas veidu klasifikatorā izvēles lauks "Ir valsts budžeta iestāde, būs tukša. Sākumā nav termiņš. Skaitīšana ieslēdzas, kad MP ir nomainīts statuss uz "CFLA apstiprināts". Papildus iestrādāta funkcionalitāte, ka pie MP samaksāšanas automātiski izveidotie atgūto summu ieraksti būtu labojami. 1) Ja maina CFLA apstiprināšanas datumu, tad attiecīgi maina termiņu un atlikušo dienu skaitu darbam. 2) Ja dzēš MP statusu CFLA apstiprināts, tad darbam dzēšas termiņš un atlikušo dienu skaits. 3) Ja dzēš MP statusu "Virskontroles apstiprināts", tad dzēšas darbs. 4) Ja dzēš pie MP samaksāšanas automātiski izveidoto atgūšanas ierakstu, tad dzēšas darbs. Automātiski izveidotais ieraksts ir labojams. |
Process ir paredzēts gadījumiem, kad tiek atgūta (atmaksāta vai ieturēta no MP) reālā nauda.
Ziņojumu dēlī iekļautā informācija par NVI atgūšanu
| Projekta Nr. | Finansējuma saņēmējs | Neatbilstības Nr. | Atgūšanas veids | Lēmuma datums | Plānotais atgūšanas datums | Atgūstamā summa | Atlikušo dienu skaits |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
| Projekta numurs | FS nosaukums | Neatbilstības numurs | Atgūšanas veids | Vēstules FS datums | Datums, kad ir plānota atmaksa | Summa, kura ir jāatgūst | Dienu skaits līdz plānotajam atgūšanas datumam |
Ziņojumu dēļa administrēšana
KPVIS administratora atbildībā ir uzraudzīt, lai Ziņojumu dēlī tiktu atspoguļoti pareizi dati un aprēķini.
Lai to realizētu:
- Jānodrošina, lai lietotāju lomas būtu atbilstoši nokonfigurētas;
- Jānodrošina lietotāju kartītē atbilstošas informācijas norāde;
- Jānodrošina KPVIS Kalendārā iekļaujamo brīvdienu aktualizēšana;
- Jānodrošina Virsprojektā SAM/ SAMP/ Kārtu sasisti ar administrējošo nodaļu;
- Jānodrošina departamentu, nodaļu aktualizēšanu, ja CFLA tiek veiktas strukturālas izmaiņas.
Procesu termiņu izmaiņu gadījumā, jāveic biznesa notikumu konfigurācijas izmaiņas KPVIS.
Lietotāju lomu konfigurēšana
Lai Ziņojumu dēlis lietotājiem būtu pieejams, jāveic papildus atbilstošo lomu konfigurēšana, norādot piekļuvi Ziņojumu dēlim.
Lietotāju administrēšana
Lietotāju administrēšanas sadaļā Lietotāja kartītē ir izveidots jauns datu lauks “Departaments/ nodaļa”. Šis datu lauks pieejams tikai CFLA darbiniekiem. Šajā datu laukā automātiski ielasās nodaļas/departamenta nosaukums, ko nodrošina KPVIS izstrādātais skripts, kurš automātiski aizpilda lauku “Departaments/ nodaļa” CFLA iestādes lietotājiem, kuriem laukā “Struktūrvienība” ievadītajam tekstam ir precīza atbilstība kādam departamenta saīsinājumam/nosaukumam vai nodaļas nosaukumam. Ja atbilstības nav, tad dati jānorāda manuāli.
CFLA lietotājiem, kuri izmanto Windows autentifikāciju, nodaļa/ departaments automātiski ielasās no aktīvās direktorijas, ja tur ir precīzi norādīts tāds pats nosaukums kā KPVIS departamentu/ nodaļu klasifikatoros.
Lai nodrošinātu, ka departamenta direktora vai nodaļas vadītāja vārds ir pieejams departamentu, nodaļu vadītāju izvēlnes klasifikatorā, Lietotāju administrēšanas sadaļā Lietotāja kartītē jābūt aizpildītam izvēlnes laukam "Rādīt klasifikatorā".
Kalendārs
KPVIS sadaļā “Administrēšana” apakšsadaļā “Kalendārs” līdz katra gada 31.decembrim jāaktualizē valstī mainīgās brīvdienas nākamajam gadam, dzēšot/mainot vai pievienojot ierakstus, kā arī aizpildot norādītos datu laukus.
SAM/ SAMP/ Kārtu piesaiste nodaļām, departamentiem
KPVIS sadaļā “Administrēšana” apakšsadaļā “Klasifikatori” pieejamas apakšsadaļas “Departamenti” un “Nodaļas”, kur iespējams pievienot/mainīt/dzēst nepieciešamo informāciju.
Ja tiek izveidota jauna nodaļa, tad vispirms tā jāpievieno apakšsadaļā “Nodaļas”, pēc tam jāpiesaista apakšsadaļai “Departamenti” un pēc tam jāpiesaista virsprojektā atbilstošajam SAM/ SAMP/ Kārtai.
Apakšsadaļā “Nodaļas” iespējams izveidot/mainīt/dzēst nodaļu ierakstus, kā arī mainīt esošo nodaļu informāciju, aizpildot nepieciešamos datu laukus.
Izvēlnes lauks “Rādīt tikai maksājumu un NVI atgūšanas ziņojumus” paredzēts, lai nodrošinātu pēc noklusējuma iekļaujamās informācijas atspoguļošanu Ziņojumu dēlī FVGD departamenta Eiropas Savienības fondu maksājumu un grāmatvedības uzskaites nodaļai. Lai to nodrošinātu izvēlnes laukam jābūt aizpildītam.
Apakšsadaļā “Departamenti” iespējams izveidot/mainīt/dzēst departamentu ierakstus, kā arī piesaistīt departamentam pakārtotās nodaļas un norādīt departamenta direktoru..
Vienam departamentam var pakārtot vairākas nodaļas. Vienu nodaļu var pakārtot vairākiem departamentiem, piem., Reģionu nodaļas.
Ziņojumu dēlī SAM/ SAMP/ Kārtas sasaiste ar nodaļu tiek veikta KPVIS sadaļā “Darbības programma” virsprojektā apakšsadaļā “Pamatdati” datu laukā “Administrējošās nodaļas” norādot vienu vai vairākas atbildīgās nodaļas.
Ja tiek veikta CFLA struktūras maiņa, vai CFLA administrēšanā tiek iekļautas jaunas SAM/ SAM/ Kārtas, jāveic šīs izmaiņas arī KPVIS Virsprojektā, Departamentos un Nodaļās.
Procesu un soļu termiņu konfigurēšana
Ziņojumu dēlī iekļauto procesu/soļu izpildes un brīdinājumu termiņu konfigurācija tiek veikta KPVIS sadaļas “Administrēšana” apakšsadaļā “Biznesa notikumu konfigurācija”.
Lai nodrošināt iespēju izsekot izmaiņām, kas tiek veiktas sākotnējai konfigurācijai, ir izstrādāta sadaļa “Vēsture”, kas saglabā datus par iepriekšējo konfigurāciju.
