Neatbilstoši veikto izdevumu datu ievade KPVIS: jauna pieeja
Ņemot vērā, ka pirms Aģentūras lēmuma par neatbilstības konstatēšanu stāšanās spēkā finansējuma saņēmējs tiek aicināts 10 d.d. laikā (vēstulē norādāmais termiņš) iesniegt iebildumus un/vai papildu informāciju, arī datu ievade sistēmā jāveic atšķirīgi. Ja finansējuma saņēmējs iebildumus vai papildu informāciju neiesniedz, neatbilstības lēmums stājas spēkā trīspadsmitajā darba dienā pēc vēstules nosūtīšanas finansējuma saņēmējam (neskaitot izsūtīšanas dienu). Zemāk ir piedāvāti daži scenāriji un skaidrojumi par datu ievadi katrā no situācijām. Šī ir pirmā skaidrojumu iterācija, jo pašlaik turpinās diskusijas ar VI, lai vienotos par pieeju.
Situācija Nr.1.
Izskatot kārtējo MP tika konstatēta neatbilstība.
Skaidrojums: Konstatējot neatbilstību, kārtējā MP summa ir jāievada kā ieturējums uz laiku vai iepriekš veikto izdevumu ieturējums uz laiku, sadalot MP divās daļās.
Gadījumā, ja kārtējā MP rēķinā ir iekļautas netiešās izmaksas, tās arī ir jāietur uz laiku (netiešo izmaksu ieturamā summa (2.rindiņa) tiek aprēķināta automātiski, tiklīdz 1.rindiņā ir ievadīta summa).
Pirmo daļu var apstiprināt un izmaksāt FS, savukārt otrā gaida, kamēr CFLA lēmums stāsies spēkā, vai FS to pārsūdzēs.
Neatbilstību sadaļā ir jāizveido neatbilstības ieraksts, kurš ir statusā “Izskatīšanā”. Ieraksta laukā “Lēmuma datums” uzreiz ir jānorāda lēmuma spēkā stāšanās datums.
Piemēram, ja vēstule FS tika nosūtīta 02.09.2019. tad laukā “Lēmuma datums” būtu jānorāda 19.09.2019.
Šajā posmā neatbilstība pēc saglabāšanas virskontrolei nav jāsūta.
Situācija Nr.2
Pagāja 13 d.d. (neskaitot vēstules izsūtīšanas dienu), kopš FS tika nosūtīta vēstule ar paziņojumu par iespējamiem NVI, un FS nav sniedzis papildus informāciju vai iebildumus – neatbilstības lēmums stājās spēkā.
Skaidrojums: 13.d.d. (nākamajā dienā pēc termiņa beigām, neskaitot vēstules izsūtīšanas dienu) MP sadaļā ieturējums uz laiku ir jāpārveido par NVI un jāapstiprina MP 2.daļa, kā arī jāveic maksājums, ja FS nav valsts budžeta iestāde.
Ja rēķinā ir iekļautas arī netiešās izmaksas, tad pārceļot tās uz NVI kolonnu, ir jāatceras, ka ir iespēja izvēlēties netiešo izmaksu aprēķina algoritmu. Detalizēts skaidrojums par šo funkciju tika sniegts 29.07.2019. KPVIS atbalsta e-pastā #66, kas atrodams arī uz publiskā diska P:\ESFONDI 14-20\KPVIS atbalsta e-pasti. 
Laukā “Apstiprināšanas datums” jāvada tā pati 13.d.d., kas šajā gadījumā sakritīs ar maksājuma veikšanas un atgūšanas datumiem.
MP jāapstiprina dienā, kad lēmums ir stājies spēkā!
MP apstiprina <CFLA apstiprina> projekta vadītājs, bet poga <Samaksāts> jānospiež grāmatvedības uzskaites nodaļas darbiniekam.
Neatbilstību sadaļā 5 d.d. laikā pēc lēmuma stāšanas spēkā ir jāpabeidz datu ievade (šis termiņš ir attiecināms tikai uz sadaļu “Neatbilstības un atgūšana”, MP sadaļā dati jāsakārto tajā pašā dienā, kad lēmums ir stājies spēkā), tai skaitā neatbilstības statuss jānomaina uz “Apstiprināta”, vai “Slēgta”(ja visi NVI ir atgūti un visi procesi pabeigti). Pabeidzot datu ievadi, jānospiež poga <Nosūtīt virskontrolei>.
Svarīgi: Neatbilstībai var piešķirt statusu “Slēgta”, tiklīdz tā ir atgūta pilnā apmērā, bet tad tā ir jānosūta virskontrolei tikai pēc maksājuma veikšanas, jeb, kad ir nospiesta poga <Samaksāts> (ja attiecināms), lai virskontroles veicējs varētu gūt pārliecību, ka izdevumi tiešāms ir atgūti.
Šī pieeja palīdz izvairīties no dubultā darba, kad neatbilstība ir jānodod virskontrolei sākumā statusā “Apstiprināta” un pēc tam (kad maksājums ir veikts) statusā “Slēgta”.
Situācija Nr.3
Finansējuma saņēmējs 13 d.d. laikā (neskaitot vēstules izsūtīšanas dienu) pēc paziņojuma par potenciālo neatbilstību izsūtīšanas sazinājās ar CFLA un informēja, ka skaidrojuma sagatavošanai ir nepieciešama vēl nedēļa.
Skaidrojums: Neatbilstību sadaļā izveidotajam ierakstam jānospiež <Labot> un jaunajā melnrakstā laukā “Piezīmes” nepieciešams aprakstīt situāciju, norādot, ka FS plāno iesniegt papildu informāciju, kā arī datumu, līdz kuram šo informāciju ir paredzēts saņemt.
Laukā “Lēmuma datums” ievadītā vērtība ir jāizdzēš, jo citādi Ziņojumu dēlī tiks skaitītas “nokavētās” dienas. Pabeidzot datu ievadi, jānospiež poga <Nosūtīt virskontrolei>.
Situācija Nr.4
Projekta ietvaros ir konstatēta neatbilstība, kura ir klasificējama kā “Aizdomas par krāpšanu”
Skaidrojums: MP sadaļā dati jāievada tāpat kā Situācijā Nr.1, ieturot finansējumu uz laiku, savukārt NVI sadaļā izveidotai neatbilstībai pirms to nodot virskontrolei jāpiešķir statuss “Apstiprināta”.
Laukā “Lēmuma datums” ir jāievada vēstules datums, ja FS tiek informēts, vai Vadības grupas protokollēmuma datums, ja FS netiek informēts.
Situācija Nr.5
Saņemts jauns MP, kurā ir iekļauti rēķini no līguma, kuram agrāk tika piešķirta proporcionālā korekcija.
Skaidrojums: gadījumos, ja NVI ir jāatgūst no MP, pamatojoties uz agrāk pieņemto lēmumu par proporcionālo korekciju, “13 d.d. nosacījums” nav jāpiemēro.
Pievienotās summas jāvada pēc vecās pieejas: lēmuma datums ir katras vēstules datums (nepierēķinot 13 d.d.) un katras pievienotās summas ieraksts jāapstiprina 5 d.d. laikā (statusā “Apstiprināts”) pēc vēstules par MP apstiprināšanu nosūtīšanas FS.
Situācija Nr.6
CFLA 13 d.d. laikā ir saņēmusi papildu informāciju no FS, un, izskatot dokumentus, pieņēma lēmumu par labu FS.
Skaidrojums: MP 2.daļai ir jānomaina statuss no “Apturēts” un “Izskatīšanā” un izdevumi jāpārceļ no ieturētiem uz apstiprinātiem, lai tos izmaksātu FS.
Šis maksājums ir uzskatāms par “Tīro maksājumu” un to var apstiprināt <CFLA apstiprināts> departamenta direktors.
Neatbilstību sadaļā izveidotajam ierakstam jānospiež <Labot> un jāpiešķir statuss “Anulēta”, piezīmju laukā norādot, ka lēmums ir atcelts, pamatojoties uz FS sniegto informāciju. Ja neatbilstība pirms tam bija statusā “Izskatīšanā”, kā tas ir paredzēts, summa ar mīnuss zīmi nav jāvada, (tas ir jādara, ja anulē slēgto vai apstiprināto neatbilstību). Pabeidzot datu ievadi, jānospiež poga <Nosūtīt virskontrolei>.
Situācija Nr.7
CFLA ir saņēmusi papildu informāciju no FS, un to izskatot secināja, ka lēmums par NVI paliek spēkā.
Skaidrojums: MP sadaļā ir jāveic darbības atbilstoši 2.scenārija aprakstam, pārnesot izdevumus no ieturējuma uz NVI. Šajā scenārijā tiek gatavota otrā vēstule FS, kura tiek uzskatīta par gala lēmumu. Neatbilstību sadaļā attiecīgi jāprecizē informācija laukā “Lēmuma datums”, norādot tur 2.vēstules datumu. Pabeidzot datu ievadi, jānospiež poga <Nosūtīt virskontrolei>.
Citi jautājumi:
- “13 d.d. nosacījums” nav attiecināms uz gadījumiem, kad FS pats informē par konstatētiem NVI.
- “13 d.d. nosacījums” ir attiecinām uz gadījumiem, kad atgūšanas veids ir “Atmaksa” – neatbilstība paliek statusā “Izskatīšanā” 13 d.d. laikā, savukārt MP sadaļā nekas nav jāievada.
- Datuma aprēķināšanas metode:
Administratīvā procesa likums nosaka, ka termiņš, kas aprēķināms gados, mēnešos vai dienās, sākas nākamajā dienā pēc datuma vai pēc notikuma, kurš nosaka tā sākumu. Paziņošanas likums nosaka, ka dokuments, kas sūtīts pa elektronisko pastu, uzskatāms par paziņotu otrajā darba dienā pēc tā nosūtīšanas.
Tādējādi vēstules izsūtīšanas diena netiek skaitīta iekšā termiņā, aprēķinot vēstules saņemšanas dienu, tāpēc tā rēķināma kā “0” (sarkana krāsa) darba diena
1.d.d. (dzeltena krāsa)
2.d.dienā (dzeltena krāsa) – vēstule ir saņemta
Tātad, lai aprēķinātu 10 darba dienu termiņu (zaļa krāsa), saskaņā ar Administratīvā procesa likuma nosacījumiem, vēstules saņemšanas dienu atkal neskaitām un 3.d.dienā pēc vēstules izsūtīšanas dienas uzsākas 10 darba dienu termiņš atbildes sniegšanai.