ES fondu vadības un kontroles sistēmas audits
ES fondu vadības un kontroles sistēmas audits
| Piekļuves ceļš | |
| | |
Lai pievienotu jaunu ES fondu vadības un kontroles sistēmas auditu, DP līmeņa pārbaužu sarakstā ir jānospiež poga <Pievienot> un ir jāizvēlas <ES fondu vadības un kontroles sistēmas audits>.
Formā tiek attēloti šādi ievadlauki:
- Pārbaudes numurs – ierobežota garuma obligāti aizpildāms teksta lauks;
- Pārbaudes nosaukums – ierobežota garuma obligāti aizpildāms teksta lauks;
- Pārbaudes datums – datuma lauks (formāts: dd.mm.gggg.) ar iespēju izvēlēties no kalendāra;
- Sākuma datums – datuma lauks (formāts: dd.mm.gggg.) ar iespēju izvēlēties no kalendāra;
- Pārbaudāmie fondi – izvēles lauku kopa, kas satur vērtības – "ESF", "KF", "ERAF", "JI";
- Prioritārais virziens – izvēles lauku kopa, kas satur visus darbības programmas prioritāros virzienus;
- Pārbaudes iestāde – izkrītošā saraksta lauks, kas satur klasificētas vērtības no DP līmeņa pārbaužu klasifikatora “Pārbaudes iestādes”;
- Pārbaudes veicēja iestāde – ierobežota garuma teksta lauks;
- Vadošais auditors – ierobežota garuma teksta meklēšanas lauks KPVIS sistēmas lietotāja manuālai ievadei. Atbilstošais sistēmas lietotājs tiek meklēta pēc laukā ievadītās frāzes;
- Nosūtīts EK – datuma lauks (formāts: dd.mm.gggg.) ar iespēju izvēlēties no kalendāra;
- Ziņojuma numurs – ierobežota garuma teksta lauks. Lauks ir obligāti aizpildāms, ja pārbaudei tiek uzstādīts statuss Izpildīts;
- Ziņojuma datums – datuma lauks (formāts: dd.mm.gggg.) ar iespēju izvēlēties no kalendāra. Lauks ir obligāti aizpildāms, ja pārbaudei tiek uzstādīts statuss Izpildīts;
- Process – izkrītošā saraksta lauks, kas satur šādas vērtības – Normatīvie akti un kontroles vide, Risku vadība, Projektu apstiprināšana, Vadības un kontroles aktivitātes, Maksājuma pieteikuma un kontu slēguma sagatavošana, Vadības informācijas sistēma, Sistēmas pārvaldība, Neatbilstību vadība;
- GKZ, uz kuru audits ir attiecināms, gads – izkrītošā saraksta lauks ar iespēju izvēlēties gadus sākot ar 2013. līdz 2023.gadam.
- Auditējamais periods, sākuma datums – datuma lauks (formāts: dd.mm.gggg.) ar iespēju izvēlēties no kalendāra.
- Auditējamais periods, beigu datums – datuma lauks (formāts: dd.mm.gggg.) ar iespēju izvēlēties no kalendāra.
- Audita pārbaužu veikšanas sākuma datums – datuma lauks (formāts: dd.mm.gggg.) ar iespēju izvēlēties no kalendāra.
- Audita pārbaužu veikšanas beigu datums – datuma lauks (formāts: dd.mm.gggg.) ar iespēju izvēlēties no kalendāra.
- Statuss - izkrītošā saraksta lauks, kas satur klasificētas vērtības – Izpildīts, Plānots, Procesā, Atcelts;
- Pārbaudāmās iestādes – ierobežota garuma teksta lauks;
- Pārbaudes kopējais novērtējuma rezultāts – izkrītošā saraksta lauks, kas satur klasificētas vērtības no klasifikatora “Pārbaudes kopējie novērtējuma rezultāti”;
- Pārbaudes apjoms – ierobežota garuma teksta lauks;
- Komentāri – ierobežota garuma teksta lauks;
- Pārbaudes ziņojums – ierobežota garuma teksta lauks;
ES fondu vadības un kontroles sistēmu audita pārbaudē papildus tiek uzrādīta Procesu tabula.
Tabula satur šādas kolonnas:
- Pamatprasības – izkrītošā saraksta lauks, kas satur klasificētas vērtības no DP līmeņa pārbaužu klasifikatora “Pamatprasības” atbilstoši laukā Pārbaudes iestāde norādītajai iestādei;
- Kopējais vērtējums – izkrītošā saraksta lauks, kas satur klasificētas vērtības no klasifikatora “Pārbaudes kopējie novērtējuma rezultāti”;
- Pārbaudes kritēriji – izkrītošā saraksta lauks, kas satur klasificētas vērtības no klasifikatora “Pārbaudes kritēriji” atbilstoši tabulā izvēlētajai vērtībai kolonnā "Pamatprasības";
- Kopējais vērtējums – izkrītošā saraksta lauks, kas satur klasificētas vērtības no klasifikatora “Pārbaudes kopējie novērtējuma rezultāti”;
ES fondu vadības un kontroles sistēmu audita pārbaudē papildus tiek uzrādīta tabula ar Projektu pārbaudēm, kurā ir iespējams pievienot projektus ar informāciju par pārbaudēm.
Tabula satur šādas kolonnas:
- Projekta numurs – attēlo projekta, kurš ir iekļauts pārbaudē, numuru;
- Projekta nosaukums – attēlo projekta nosaukumu;
- Pārbaudītie izdevumi – attēlo procentuālo apjomu kādu no pārbaudītajiem izdevumiem sastāda izdevumi, ko pārbaudē atzina par neatbilstoši veiktiem.
Lietotājam ir iespējams augšupielādēt jaunu dokumenta failu sadaļā "Augšupielādētie faili". Failu augšupielādes aprakstu skat. rokasgrāmatas daļā "Vispārējā daļa" nodaļā "Dokumentu failu augšupielāde".
ES fondu vadības un kontroles sistēmas audita pārbaudē papildus tiek uzrādīta tabula ar Projektu pārbaudēm, kurā ir iespējams pievienot projektus ar informāciju par pārbaudēm.
Lai pievienotu esošu projektu šim pārbaužu sarakstam, nepieciešams nospiest pogu <[+] Pievienot vēl vienu ierakstu>. Tiek atvērta forma, kas satur meklēšanas lauku KPVIS sistēmā reģistrēta projekta numura un nosaukuma ievadei. Atbilstošais projekta numurs un nosaukums tiek meklēts pēc laukā ievadītās frāzes atbilstoši pārbaudē atzīmētajiem fondiem.
Pēc projekta saglabāšanas, formā ir iespējams ievadīt papildus informāciju par projektam veiktajām pārbaudēm.
Forma satur šādus ievadlaukus:
- Projekts – automātiski uzrāda projekta numuru un nosaukumu;
- Pārbaude uz vietas – izvēles lauks, kas nosaka, ka projektā tiek veiktas projekta pārbaudes īstenošanas vietā;
- Pārbaužu Nr. – izvēles lauks kopa, kas sastāv no projektā reģistrēto PPĪV pārbaužu numuriem. Lauks tiek uzrādīts, ja ir atzīmēts izvēles lauks "Pārbaude uz vietas";
- Projekta atlases pārbaude – izvēles lauks, kas nosaka. ka projektā tiek veikta projekta atlases pārbaude;
- Līgumu slēgšanas, grozījumu pārbaude – izvēles lauks, kas nosaka, ka projektā tiek pārbaudīts projekta līgums vai tā grozījumi;
- Pārbaudīto līgumu, grozījumu numuri – izvēles lauku kopa, kas sastāv no projektā reģistrētajiem līguma un to grozījumu numuriem, kā arī to pieņemšanas datumiem. Lauks tiek uzrādīts, ja ir atzīmēts izvēles lauks "Līguma slēgšanas, grozījumu pārbaude";
- Līguma slēgšanas, grozījumu pārb>aude;
- Maksājumu pieprasījumu pārbaude – izvēles lauks, kas nosaka, ka projektā tiek pārbaudīti projekta maksājuma pieprasījumi;
Pārbaužu dati tabula tiek attēlota, ja ir atzīmēts izvēles lauks "Maksājumu pieprasījumu pārbaude";
- Maksājumu pieprasījumu Nr. – izkrītošā saraksta lauks, kas satur projektā reģistrēto maksājuma pieprasījumu numurus;
- Rēķinu Nr. – meklēšanas lauks, kurā ir iespējams meklēt projektā reģistrēto maksājumu pieprasījumu rēķinus pēc izdevumus pamatojošā dokumenta numura;
- Pārbaudītie izdevumi, EUR – pēc noklusējuma tiek attēlota rēķina summa ar iespēju to manuāli labot;
- Tiek veikta neatbilstību pārbaude – izvēles lauks, kas nosaka, ka projektā tiek veikta reģistrēto neatbilstību pārbaude;
- Neatbilstību pārbaude – izvēles lauku kopa, kas sastāv no projektā reģistrēto neatbilstību numuriem. Lauks tiek uzrādīts, ja ir atzīmēts izvēles lauks "Tiek veikta neatbilstību pārbaude";
- KPVIS projektu datu kvalitātes pārbaude – izvēles lauks, kas nosaka, ka projektā tiek veikta KPVIS projekta datu kvalitātes pārbaude;
- Iepirkumu pārbaude – izvēles lauks, kas nosaka, ka tiek pārbaudīti projektā reģistrētie iepirkumi;
- Pārbaudītie iepirkumi – izvēles lauku kopa, ko veido iepirkuma līgumu numuri no projekta aktuālā iepirkuma plāna;
- Pārbaudītās iepirkumu pārbaudes – izvēles lauku kopa, kas sastāv no projektā reģistrēto iepirkuma pārbaužu numuriem;
- Konstatētie trūkumi ar finanšu ietekmi – izvēles lauks, kas nosaka, ka pārbaudes laikā ir konstatēti trūkumi, kas ietekmē projekta finansējumu. Papildus tiek attēlota poga <Projekta neatbilstības>, kas atver projekta neatbilstību sadaļu.
- Neatbilstoši veiktie izdevumi – ciparu lauks iespējamo neatbilstoši veikto izdevumu manuālai ievadei. Lauks tiek uzrādīts, ja ir atzīmēts izvēles lauks "Konstatēti trūkumi ar finanšu ietekmi";
- Citas pārbaudes – ierobežota garuma teksta lauks;
- Neatbilstoši veiktie izdevumi, pārbaudītie izdevumi – tiek automātiski aprēķināta neatbilstoši veikto izdevumu procentuālā proporcija pret pārbaudītajiem izdevumiem (neatbilstoši veikto izdevumu kopsumma tiek dalīta ar pārbaudīto izdevumu kopsummu un pareizināts ar 100). Lauks nav labojams.
- Komentāri – ierobežota garuma teksta lauks.
Ja ES fondu vadības un kontroles sistēmu audita pārbaudes sadaļā “Pārbaude”, kas ir četru acu apstiprināta, RI darbinieks (kam loma ir “RI_labotājs”) nospiedīs pogu <Labot>, tad sistēma parādīs paziņojumu: “Uzmanību – šī iespēja paredzēta tikai Revīzijas iestādes darbiniekiem! Ar šo darbību audita lietas trūkumu sadaļa tiks atvērta auditējamajām un vadošajai iestādei datu ievadei.” Ja tiks nospiesta poga <Labi>, tad sistēma apstiprinātos Pārbaudes datus saglabās un tos varēs apskatīties “Pārbaudes” sadaļas apakšpusē “Apstiprinājuma daļā” nospiežot pogu <Detaļas> un <Skatīt>, lai redzētu kādu no iepriekš apstiprinātajām versijām:
Nepieciešams, ka RI lietotājs pēc tam, kad pārbaudes sadaļa ir apstiprināta, nospiež pogu <Labot>, lai izveidotu jaunu pārbaudes melnrakstu, jo tādējādi pārējās iesaistītās iestādes varēs piekļūt pārbaudes sadaļai “Konstatētie trūkumi”. Ja RI ievada un apstiprina datus "Pārbaudes" un "Konstatēto trūkumu" sadaļās, tad visa pārbaude, tostarp "Konstatēto trūkumu" sadaļa ir slēgta, pabeigta un to vairs nevar labot iesaistītās iestādes.
Lai AI (un pēc tam VI) varētu labot “Trūkumu” sadaļu, jāieiet sadaļā “Pārbaude” un apakšpusē jānospiež poga <Labot>, tad jāatver sadaļa “Trūkumi” un jāatver konkrētais ieraksts (ar dubultklikšķi vai arī jāiezīmē konkrētais ieraksts un jāspiež poga <Atvērt>).
Tad, kad gan AI, VI un RI būs ierakstījušas savus komentārus Konstatēto trūkumu sadaļā, tad RI būtu jāapstiprina Pārbaudes sadaļa, tādējādi padarot šo pārbaudi par slēgtu.
Papildu, "Pārbaudes" sadaļas datus sistēma ļauj labot tikai tās iestādes lietotājiem, kas izveidoja šo Pārbaudi. Piemēram, ja Pārbaudi izveidoja RI, tad VI (“VI_VKD_labot” lomas pārstāvis, kam arī sistēmā ir tiesības ievadīt šī veida pārbaudes datus) nevarēs izmainīt RI pārbaudes “Pārbaudes” sadaļas datus.
Pēc pārbaudes saglabāšanas lietotājam ir pieejama jauna lapiņa "Konstatētie trūkumi", kurā var ievadīt vai labot informāciju, ja pārbaudes formā nospiež pogu <Labot neapstiprinātos datus>.
NB! Ja, atverot Trūkumu, tur nav redzami aktuālākie ievadītie dati, tad ļoti iespējams, ka visai Pārbaudei ir izveidota jauna (melnraksta) versija. Ja tā, tad Pārbaudē apakšā redzams, ka ir izveidots jauns Pārbaudes melnraksts (parādās tikai rinda “Ievadīja”, nav rindas “Apstiprināja”). Līdz ar to, lai redzētu Trūkumu sadaļā ievadītos aktuālos datus, ir jārīkojas šādi:
- jāatver Pārbaude,
- Pārbaudes sadaļas apakšā jāspiež poga <Skatīt/ labot>,
- jāatver sadaļa “Konstatētie trūkumi” (poga jeb cilne Pārbaudes formas augšpusē),
- un tur jāizvēlas un jāatver interesējošais Trūkuma ieraksts. Ja nepieciešams kādam kolēģim parādīt konkrēto Trūkumu, tad vislabāk nokopēt un aizsūtīt saiti uz šo Trūkumu.
Formā informācija par konstatētajiem trūkumiem tiek attēlota tabulas veidā.
Tabulas pēdējā kolonnā pie katra trūkuma ieraksta lietotājam ir pieejamas pogas <Kopēt>, kuru nospiežot, tas tiek pārkopēts
Trūkumu tabulas rindas, kuras nav apstiprinātas ir iezīmētas oranžā krāsā.
Ierakstus tabulai var pievienot nospiežot pogu <Pievienot>. Pēc pogas nospiešanas tiek atvērta datu ievades forma konstatēto trūkumu ievadei.
Pēc datu saglabāšanas lietotājam ir redzama poga <Apstiprināt>. Poga ir aktīva tikai tad, ja dati vēl nav apstiprināti, pašreiz ir atvērts pārbaudes melnraksts un pašreizējais lietotājs nav tas pats, kurš veicis trūkuma datu ievadi vai labošanu.
Pārbaudēs iesaistīto iestāžu darbiniekiem sistēmā ir noteiktas konstatēto trūkumu labošanas un skatīšanās tiesības (skat. tabulu zemāk).
| Iestāde | Skatīt | Labot |
|---|---|---|
| RI iestāde | X2 | |
| VI iestāde | X3 | |
| Iestāde, kas atbildīga par trūkuma novēršanu1 | X4 |
1 loma tiek piešķirta tās iestādes lietotājiem, kura pārbaudes ES fondu vadības un kontroles sistēmas audits sadaļā Informācija par konstatētajiem trūkumiem ir norādīta laukā Par ieviešanu atbildīgā iestāde. 2 tiesības izveidot atskaiti un labošanas tiesības visās sadaļās un laukos, izņemot tos laukus, kurus var labot RI un VI iestāde. 3 labošanas tiesības šādiem laukiem pamatdatu sadaļā konstatētie trūkumi: VI apliecinātais ieteikuma ieviešanas statuss, VI atzīme par ieteikuma ieviešanu, Piezīmes, VI atbildīgais par ieteikuma ieviešanu; 4 labošanas tiesības šādiem laukiem pamatdatu sadaļā konstatētie trūkumi: Atbildīgais par ieviešanu, Trūkums novērsts, Trūkuma novēršanas datums, Pamatojums un auditējamā atzīme par ieteikuma ieviešanu, Termiņš ieteikuma ieviešanai (pagarinātais); Zemāk skat. tabula ar lauku grupām:
Zemāk skat. tabula ar lauku grupām:
| Grupas Nr. | Lauki |
|---|---|
| 1. | Konstatētais trūkums, Konstatētā trūkuma joma, Sistemātiska kļūda, Trūkums ar finanšu ietekmi, Neatbilstoši veiktie izdevumu, Ieteikums trūkuma novēršanai, Ieteikuma prioritāte, Pamatprasības, uz kuru ieteikums attiecināms, Pārbaudes kritērijs, uz kuru ieteikums attiecināms, Termiņš ieteikuma ieviešanai (sākotnējais), Par ieviešanu atbildīgā iestāde |
| 2. | Trūkums novērsts, Trūkuma novēršanas pierādījumi, Auditējamā atzīme par ieteikuma ieviešanu, Atbildīgais par ieviešanu, Trūkuma novēršanas datums, Pamatojums |
| 3. | VI atzīme par ieteikuma ieviešanu, VI atbildīgais par apstiprināšanu, VI apliecinātais ieteikuma ieviešanas status, Piezīme, Termiņš ieteikuma ieviešanai (pagarinātais) |
| 4. | Revīzijas iestādes komentārs |
Zemāk skat. konstatēto trūkumu informācijas uzturēšanas iesaistīto iestāžu tiesības un pienākumi.
KPVIS lietotājam, kas minēts laukā "Atbildīgais par ieviešanu", tiek nosūtīts e-pasts ar atgādinājumu, ka ir pārsniegts trūkuma novēršanas termiņš, kad aktuālais datums pārsniedz laukā trūkuma novēršanas termiņš minēto datumu.
Pēc tam, kad iestādes darbinieks būs apstiprinājis ievadīto lauku vērtības un nospiedis sistēmā pogu <Apstiprināt>, tad nākamai iestādei tiks nosūtīts e-pasts. Visi sistēmā sūtāmie e-pastu šabloni ir labojami.
NB! Ja Vadošā iestāde datu laukā “VI apliecinātais ieteikuma ieviešanas statuss” norāda statusu “Ieteikuma ieviešanas termiņš ir pagarināms/ ieteikuma ieviešana nav apstiprināma un nodota atkārtotai izpildei” un ar 4 acīm apstiprina datus (t.i., “Trūkumu” sadaļas apakšpusē tiek nospiesta poga <Apstiprināt> ), tad ieteikums/ trūkums tiks nodots atpakaļ labošanai “Par ieviešanu atbildīgajai iestādei”. Sistēma par šo faktu nosūtīs automātisko e-pastu uz e-pasta adresi, kas norādīta datu laukā “Atbildīgās personas e-pasts”.