Ievads (2021.-2027.)

<ATGRIEZTIES UZ SATURA RĀDĪTĀJU

Ievads

Auditorijas raksturojums

Šajā rokasgrāmatā ir aprakstītas sistēmas funkcionalitātes izmantošanas iespējas, kā atbalsts ikdienas darbā, strādājot ar KPVIS.

Lietotājiem jābūt pieredzei darbā ar Windows, MS Office un kādu no pārlūkprogrammām (Edge, Chrome, Opera vai Mozilla Firefox).

Lietojamība

Sistēmas prasības paredz, ka lietotāja datorā jābūt instalētai kādai no interneta pārlūkprogrammai (Edge, Chrome, Opera vai Mozilla Firefox). Minimālai ekrāna izšķirtspējai ir jābūt 1024 x 768.

Darbības sfēra

Dokuments attiecas uz izstrādāto Kohēzijas politikas fondu vadības informācijas sistēmas funkcionalitāti.

Kohēzijas politikas fondu vadības informācijas sistēma (KPVIS) paredzēta:

• Projektu informācijas uzskaitei, tai skaitā nodrošinot informācijas uzkrāšanu par:
  • plānotā finansējuma un faktiski veikto maksājumu uzskaiti;
  • projektu finanšu un tehnisko rādītāju uzskaiti un to izpildes kontroli;
  • projektu pārbaužu plānošanu un to rezultātu uzskaiti;

• Informācijas uzkrāšanai par 2021.-2027. gada plānošanas periodā realizētajiem projektiem;
• Pārskatu un atskaišu veidošanai par sistēmā ievadītajiem datiem;
• Datu ievadei ārējiem lietotājiem.

Termini, saīsinājumi un to skaidrojumi

Saīsinājums/ termins	Paskaidrojums
APIA	Atklāta projektu iesniegumu atlase
CFLA	Centrālā finanšu un līgumu aģentūra
DocLogix	Dokumentu vadības sistēma
PP	Politikas programma
EK	Eiropas Komisija
ERAF	Eiropas Reģionālās attīstības fonds
ES	Eiropas Savienība
ES fondi	Eiropas Sociālais fonds, Eiropas Reģionālās attīstības fonds, Kohēzijas fonds
ESF	Eiropas Sociālais fonds
EUR	Eiro
FM	Finanšu ministrija
FS	Finansējuma saņēmēji
HP	Horizontālie principi
IP	Iepirkuma pārbaudes
IPIA	Ierobežota projektu iesniegumu atlase
IPr	Ieguldījumu prioritāte
IR	Iedzīvotāju reģistrs
IUB	Iepirkumu uzraudzības birojs
JNI	Jaunatnes nodarbinātības iniciatīva
KF	Kohēzijas fonds
KPVIS	Kohēzijas politikas fondu vadības informācijas sistēma
KS	Kontu slēgums
LG	Līguma grozījums
MK	Ministru kabinets
MKN	Ministru kabineta noteikumi
MP	Maksājumu pieprasījumi
MPEK	Maksājuma pieteikums Eiropas Komisijai
NMR	Nodokļu maksātāju reģistrs
NPF	Nacionālais publiskais finansējums
NVI	Neatbilstoši veikti izdevumi
OLAF	Eiropas Krāpšanas apkarošanas birojs
PASMK	Pieļaujamā avansa un starpposma maksājuma kopsumma
PBF	Pašvaldības budžeta finansējums
PI	Projekta iesniegums
PF	Privātais finansējums
PMPIG	Plānoto maksājumu pieprasījumu iesniegšanas grafiks
PPĪV	Pārbaudes projekta īstenošanas vietā
PV	Prioritārais virziens
PVN	Pievienotās vērtības nodoklis
RI	Revīzijas iestāde
SAM	Specifiskais atbalsta mērķis
SAMP	Specifiskā atbalsta mērķa pasākums
SD	ES fondu stratēģijas departaments
SEI	Sertifikācijas iestāde
SIR	Sertificēto izdevumu revīzija (pārbaude)
TP	Tehniskā palīdzība
UR	Uzņēmumu reģistrs
VBF	Valsts budžeta finansējums
VBDP	Valsts budžeta dotācija pašvaldībām
VI	Vadošā iestāde
VID	Valsts ieņēmumu dienests
VK	Valsts kase
VZD	Valsts zemes dienests

Sasaiste ar ārējām sistēmām

KPVIS ir izveidotas sasaistes ar šādām ārējām sistēmām:

1. Uzņēmumu reģistru (UR)
2. Pilsonības un migāciju lietu pārvaldes Iedzīvotāju reģistru (PMLP IR)
3. Nodarbinātības valsts aģentūras Bezdarbnieku uzskaites un reģistrēto vakanču informācijas sistēmas (NVA BURVIS)
4. Valsts ieņēmumu dienestu (VID)
5. Veselības un darbspēju ekspertīzes ārstu valsts komisijas Invaliditātes informatīvo sistēmu (VDEĀK IIS)
6. Valsts reģionālās attīstības aģentūru (VRAA)
7. Valsts zemes dienesta Valsts adrešu reģistru (VZD VAR)

Vispārējie sistēmas lietošanas principi

Darba sākums

Pieslēgšanās sistēmai

Lai piekļūtu KPVIS, pārlūkprogrammas adreses laukā norāda adresi https://projekti.cfla.gov.lv (izstrādes procesā)

Lietotājs sistēmā var autentificēties izmantojot vienotā valsts un pašvaldību pakalpojumu portāla Latvija.lv tikai ar Vienotās pieteikšanās moduļa (VPM) paaugstinātas drošības autentifikācijas rīkiem, t.i., ar eParaksts vai eID vai eParaksts Mobile.

Pirmo reizi pieslēdzoties sistēmai, nepieciešams iepazīties ar sistēmas lietošanas noteikumiem. Lapas apakšējā daļā būs pogas <Piekrītu un apņemos ievērot> vai <Atcelt>. Ja nospiež pogu par noteikumu ievērošanu, tad lietotājs ir veiksmīgi pieslēdzies sistēmai.

Ar sistēmas lietošanas noteikumiem lietotājs var iepazīties gan latviešu valodā, gan angļu valodā – izmantojot pogas <LV> un <ENG>.

Ja lietotājam ir pieeja vairākiem KPVIS moduļiem, tad pirmajā pieslēgšanās reizē, pēc paroles maiņas, tiks atvērts moduļu izvēles logs.

Šeit tiks attēloti tie moduļi uz kuriem lietotājam ir piešķirtas tiesības.

Pieslēgšanās sistēmai - moduļu izvēles logs

Moduļu izvēles logā, noklikšķinot kādu no moduļa pogām, ir iespējams atvērt attiecīgo moduli. Nākamajā pieslēgšanās reizē lietotājam uzreiz tiks atvērts modulis, kuru lietotājs pēdējo reizi bija atvēris un izmantojis ilgāk kā 1 minūti.

Nospiežot pogu <Aizvērt> moduļu izvēlnes logs tiks aizvērts.

Tikai CFLA lietotājiem ir iespēja pieteikties (login) sistēmā neievadot Lietotāja vārdu un paroli. Lai ielogotos sistēmā bez Lietotāja vārda un paroles ievadīšanas, ir nepieciešams nospiest pogu <Pieslēgties ar Windows>.

Navigācija

Augšā – pirmā līmeņa izvēlnes. Gar kreiso malu – otrā līmeņa izvēlnes, kas pakārtotas pirmā līmeņa izvēlnei "Darbības plāns"

Sistēmas funkcijas ir pieejamas, izmantojot vairāku līmeņu izvēlnes. Pirmā līmeņa izvēlnes (Politikas programma, Atskaites, Administrēšana) izvietotas horizontālā joslā ekrāna augšējā daļā kreisajā pusē, otrā līmeņa izvēlnes (Politikas programma, Juridiskās personas, Visas atlases, kā arī citas konkrētās formas apakšsadaļas) novietotas vertikāli gar ekrāna kreiso malu.

Ekrāna formas augšējā daļā labajā pusē ir izvietotas lietotāja palīgdarbības.

Pirmajā joslā ir redzamas šādu darbību ikonas:

- tiek atvērts lauks projekta meklēšanai pēc projekta numura, nosaukuma vai projekta finansējuma saņēmēja nosaukuma;

- tiek atvērta izvēlne sadaļu Uzstādījumi, ar lietotāja profila informāciju - personas kods, lietotāja vārds, vārds, uzvārds, e-pasts, tālruņa numurs .

- tiek atvērts KPVIS moduļu izvēles logs (ikona redzama tikai, ja lietotājam ir pieeja vairākiem KPVIS moduļiem).

Dīkstāve

Paziņojums par sesijas beigām

Ja sistēmas lietotājs nav strādājis ar sistēmu vismaz 30 minūtes, tad lietotājam uz ekrāna tiek atvērts paziņojums par darba sesijas beigām ar laika atskaiti līdz sesijas pārtraukumam – 3 minūtes.

Formā tiek uzrādīta atskaite līdz brīdim, kad darba sesija tiks pārtraukta. Ja šajā laikā netiek veikta nekāda darbība ar sistēmu, tad lietotāja sesija tiks pārtraukta un tiks atvērta lietotāja autentifikācijas forma.

Lai turpinātu darbu ar sistēmu, nepieciešams nospiest pogu <Turpināt> – tiks atvērta forma, ar kuru lietotājs bija strādājis.

Lai pabeigtu darbu ar sistēmu, nepieciešams nospiest pogu <Atslēgties> – tiks atvērta lietotāja autentifikācijas forma.

Lietotāja profils

Izstrādes stadijā

Paroles maiņa

Izstrādes stadijā

KPVIS moduļu izvēles logs

KPVIS moduļu izvēles logs

Ja lietotājam ir pieeja vairākiem KPVIS moduļiem, tad augšējā joslā tiks attēlota ikona . Ar šīs ikonas palīdzību lietotājs var pārslēgties starp KPVIS moduļiem neveicot atkārtotu autorizāciju. Noklikšķinot uz šīs ikonas, tiks atvērts moduļu izvēles logs, kas satur:

• Lietotāja vārdu;
• Organizāciju;
• Lietotājam pieejamos KPVIS moduļus - katrs modulis tiek attēlots kā atsevišķa poga. Noklikšķinot pogu, lietotājs tiek pārvirzīts uz attiecīgo moduli.

Atkārtoti autorizējoties sistēmā, lietotājs tiks automātiski pārvirzīts uz to moduli, kurā bija strādājis iepriekš (ilgāk par 1 minūti modulī veicis darbības).

Darbību audits

Izstrādes stadijā

Kļūdu ziņošana

Ja strādājot ar sistēmu, lietotājs konstatē sistēmas nekorektu darbību vai kļūdu, tad par to ir jānosūta pieteikums. Lai to izdarītu, sistēmas galvenajā logā ekrāna augšējā labajā stūrī ir jānospiež uz ikonas .

Tiks atvērts KPVIS atbalsta portāls.

KPVIS pieteikumu portāls

KPVIS atbalsta portālā ir iespējams pieteikt divus pieteikuma veidus:

• Klienta pieteikums – šo pieteikuma veidu izvēlas, ja radies jautājums vai konstatēta kļūda sistēmas darbībā.
• Ieteikums – šo pieteikuma veidu izvēlas, ja vēlas izteikt ieteikumu sistēmas funkcionalitātes uzlabošanai.

Pieteikums

Pieteikuma forma satur šādu informāciju:

• Tēma - jeb īss apraksts. Norāda īsu problēmas aprakstu un sadaļu (ja ir) uz kuru pieteikums attiecas. Piemēram: Projektā nr.8.1.2.0/18/I/004 nepieciešams pie MP3 piesaistīt LG2;
• Prioritāte – norāda pieteikuma prioritāti, steidzamību (Augsta, Vidēja, Zema).

Piemēram,

Steidzamība augsta – ja kļūda padara funkcionalitāti neizmantojamu vai rada nopietnas neprecizitātes datos, ļoti steidzami nepieciešami labojumi.

Steidzamība vidēja – maznozīmīga ietekme uz veicamo funkciju izpildi, nav steidzami.

Steidzamība zema – neietekmē sistēmas funkcionalitāti, nav steidzami.

• Detalizēts apraksts - obligāti aizpildāms teksta lauks sistēmas kļūdas izvērsta apraksta ievadīšanai. Šajā laukā jānorāda kādas darbības tika veiktas, kāds bija vēlamais rezultāts un kāds faktiskais.
• Sadaļa, kurā konstatēta problēma vai jāveic izmaiņas – neobligāts lauks. Aizpildāms, ja ir iespējams norādīt konkrētu KPVIS sadaļu, kurā konstatēta problēma
• Projekta Nr. vai nosaukums – ja kļūda konstatēta konkrētā projektā, iespējams norādīt projekta Nr. vai nosaukumu
• Saite jeb links uz problēmas vietu - vieta, kur konstatēta problēma (piemēram: https://kpvis.cfla.gov.lv/LV/piemers/1111)
• Pievienotais fails – iespēja pievienot failu. Ja konstatēto problēmu nav vienkārši aprakstīt, tad aicinām pievienot ekrānattēlu vai video, e-pastu vai kāda cita formāta papildu informāciju.

Pēc nepieciešamās informācijas ievadīšanas, jāspiež poga <Izveidot>.

Ja vēlas izteikt ieteikumu sistēmas funkcionalitātes uzlabošanai, tad KPVIS atbalsta portālā ir iespējams pieteikt ieteikumu.

Ieteikums

Ieteikuma forma satur šādu informāciju/jautājumus:

• Tēma
• Sadaļa, kurā konstatēta problēma vai jāveic izmaiņas
• Saite uz problēmas avotu
• Lūdzu, īsi aprakstiet kādu darbību vēlējāties veikt vai veicāt?
• Kas traucēja, pietrūka vai nebija ērti jau esošajā funkcionalitātē?
• Kāds ir ieteikums, lai darbs ar sistēmu būtu ērtāks?
• Apstiprinu, ka KPVIS atbalsta grupa ar mani var sazināsies, ja tas būs nepieciešams šī ieteikuma izvērtēšanai, atzīmē vienu no variantiem Jā -  piekrīti, Nē – nevēlies.

Pieteikumu apskatīšana

Lai apskatītu savus pieteiktos pieteikumus un to izpildes statusu, ir pieejama sadaļa Pieprasījumi (lapas labajā, augšējā stūrī)

Sadaļa Pieprasījumi

Pieprasījumi sadaļā var redzēt pieteikuma:

• Tipu
• Numuru
• Aprakstu
• Statusu
• Pietecēju

Pieteikumus ir iespējams filtrēt pēc statusa, pieteikuma tipa, kā arī izmantot meklēšanas iespējas.

Atverot pieteikumu ir iespējams skatīt pieteikuma informāciju, (1.) pievienot komentāru, tajā skaitā (2.) pielikumu, kā arī izslēgt (3.) paziņojumus par pieteikumu, ja tos nevēlas saņemt.

Pieteikuma informācija

KPVIS pieteikumu ir nepieciešams obligāti reģistrēt, ja lietotājs pieļāvis tehnisku datu ievades kļūdu un tā rezultātā nepieciešams dzēst sistēmā ievadītos datus (piemēram, projektu vadītājs ir ievadījis pārbaudi pie cita projekta vai atkārtoti ievadījis sistēmā jau esošu pārbaudi). Citos gadījumos (ne tehniskas kļūdas gadījumā) datu precizēšana ir jāveic KPVIS uzstādot attiecīgo statusu (piemēram, pārbaudes statuss tiek mainīts uz Anulēts), lai nodrošinātu lēmuma pieņemšanas procesa un datu ievades/precizēšanas izsekojamību. Kļūdaini ievadīto neatbilstību nav iespējams dzēst – šādos gadījumos konkrētai neatbilstībai maina statusu uz Anulēta.

Automātiskie e-pasti no atbalsta portāla

Turpmāk, kad pieteiksiet pieteikumus, no KPVIS atbalsta portāla saņemsiet arī sistēmas automātiskos e-pastus.

E-pasti tiks nosūtīti gadījumā, ja pieteikums ir izveidots, atrisināts vai tam ir pievienots komentārs.

Automātiskajā e-pastā, nospiežot <Skatīt pieprasījumu>, tiks atvērts konkrētais pieteikums un atspoguļota informācija par pieteikumu (skatīt bildi Pieteikuma informācija).

E-pasta piemērs par reģistrētu pieteikumu,

KPVIS atbalsta portāla automātiskais e-pasts

Dokumentu failu augšupielāde

Dokumentu pievienošana

Sistēmā dažādās vietās brīvi ir iespējams pievienot un apskatīt saistītos dokumentus.

Formas sadaļā "Augšupielādētie faili" tiek attēlota augšupielādēto dokumentu tabula ar šādām kolonnām:

• Faila nosaukums – automātiski tiek attēlots pievienotā dokumenta nosaukums;
• Pievienošanas datums – automātiski tiek attēlots datums un laiks, kad fails ir augšupielādēts sistēmā;
• Statuss – automātiski tiek attēlots pievienotā dokumenta statuss;
• Pievienotājs – automātiski tiek attēlots sistēmas lietotāja, kurš ir veicis dokumenta augšupielādi, vārds un uzvārds.

Dokumenta pievienošanas modālais logs

Pie katra no pievienotajiem dokumentiem ir iespējams veikt darbības, uzklikšķinot uz 3 punktu izvēlnes ikonas:

• Skatīt/Labot;
• Lejupielādēt;
• Dzēst.
  

Lai pievienotu failu ir jānoklikšķina pogu <Pievienot> virs failu tabulas. Tiek atvērts modālais logs Dokumenta pievienošana, kurš satur:

• Dokumenta pievienošanas zona, kurā failu var pievienot divos veidos:
  • uzklikšķinot uz teksta "Pievienot failu", tiek atvērts MS Windows standarta dialoglogs dokumenta augšupielādei, kurā lietotājs var izvēlēties augšupielādējamo failu;
  • izmantojot MS Windows standarta paņēmienu Drag&Drop – augšupielādējamo failu "velk" un "nomest" uz tekstu "Nometiet failu šeit".
• Komentārs - ierobežota garuma teksta lauks.

Pievienot ir atļauts tikai noteikta formāta (.jpg, .png, .doc, .docx, .xls, .txt) un izmēra failus. Ja lietotājs mēģina pievienot failu ar neatbalstītu formātu vai izmēru, tad sistēma par to brīdina.

Organizāciju datu pieprasīšana no ārējiem reģistriem

Juridiskā personas pievienošanas paziņojums, kad dati nav atrasti Uzņēmuma Reģistrā

Sistēmā laukos, kuros ir paredzēts ievadīt organizācijas reģistrācijas numuru/ nodokļu maksātāja reģistrācijas numuru, sākotnēji organizācijas dati tiek pieprasīti no ārējie reģistriem. Ievadot šādā laukā reģistrācijas numuru un noklikšķinot uz jebkuras citas formas vietas vai nospiežot pogu <Ielasīt datus>, sistēma centīsies atrast atbilstošu juridisko personu no Uzņēmuma Reģistra datiem, balstoties uz norādīto reģistrācijas numuru.

Ja informācija par juridisko personu netiek atrasta Uzņēmuma reģistra datos, tad tā tiek meklēta VID nodokļu maksātāju reģistra datos.

Ja atbilstība tiks atrasta kādā no reģistriem, datu lauki, kas satur organizācijas informāciju, tiks automātiski aizpildīti un tos turpmāk nevarēs labot. Ja nevienā no reģistriem atbilstība netiks atrasta, lietotājam tiks parādīts informatīvs paziņojums, ka pēc norādītā reģistrācijas numura dati netika atrasti.

Pēc paziņojuma aizvēršanas, nospiežot pogu <Labi> vai krustiņu paziņojuma augšējā, labējā stūrī, lietotājam būs iespēja manuāli aizpildīt pārējos laukus ar informāciju par organizāciju.

Sistēmā izmantotās standarta pogas

Pogas ievadīto datu apstiprināšanai/noraidīšanai

Vairākās sistēmas sadaļās ir iestrādāts "4 acu princips" – viens lietotājs datus ievada un labo, otrs – apstiprina.

Katrā sadaļā, kuras datus paredzēts apstiprināt, zem visiem ievadlaukiem ir redzama sadaļas apstiprinājuma daļa, kurā parādīts lietotājs, kurš sākotnēji/ pirmreizēji ir ievadījis datus (pēdējo reizi saglabājis) un datumu/ laiku, kad tas izdarīts un lietotājs, kurš datus ir apstiprinājis un apstiprināšanas datums un laiks. Ja sadaļa vēl nav apstiprināta vai pēc apstiprināšanas tā ir atkārtoti labota, tad apstiprinājumu daļā nebūs redzams ieraksts par apstiprināšanu.

Kolonnas nosaukums	Apraksts
<Apstiprināt>	poga ievadīto datu apstiprināšanai
<Darbinieka ievadīts>	kad viens llietotājs datus ir savadījis/izlabojis, viņš spiež pogu, lai dati nonāktu pie virskontroles apstiprināšanai
<Virskontroles apstiprināts>	otrs lietotājs veic datu apstiprināšanu, šādā veidā nodrošinot "4 acu principu"
<Noraidīt>	poga ievadīto datu noraidīšanai

Pie katras apstiprinājuma daļas nospiežot saiti "Skatīt" ir iespējams aplūkot attiecīgā darbības koka līmeņa iepriekšējo versiju.

Lai redzētu vēsturi par sadaļas datu labošanu un apstiprināšanu, jāklikšķina uz saites "Detaļas".

Lai redzētu sadaļas konkrēto apstiprināto informāciju, jāklikšķina uz saites "Skatīt".

Kamēr konkrētā sadaļa nav apstiprināta, formas augšpusē būs redzams atbilstošs paziņojums un visi ievadlauki formā tiks attēloti uz sarkana fona.

Ja darbības koka līmenī dati ir mainīti, bet vēl nav apstiprināti, tad papildus tiek uzrādīta poga <Dzēst melnrakstu>, kuru nospiežot tiek izdzēsti visi ievadītie dati līdz pēdējai apstiprinātajai informācijai.

Lai sadaļas datus apstiprinātu, lietotājs ar šādām tiesībām, klikšķina uz pogas <Apstiprināt>. Lietotājam, kurš ievadīja datus (pēdējo reizi saglabāja), nebūs iespējams apstiprināt sadaļu, jo poga <Apstiprināt> būs atspējota.

Standarta pogas

Visā sistēmā tiek izmantotas šādas pogas, kurām ir standarta funkcionalitāte jebkurā sistēmas formā:

Kolonnas nosaukums	Apraksts
<Saglabāt>	tiek veikta ievadīto datu pārbaude un, veiksmīgas pārbaudes gadījumā, dati tiek saglabāti un attēlots attiecīgs paziņojums. Ekrāna forma netiek aizvērta.
<Saglabāt un atgriezties>	tiek veikta ievadīto datu pārbaude un, veiksmīgas pārbaudes gadījumā, dati tiek saglabāti un attēlots attiecīgs paziņojums. Pēc datu saglabāšanas ekrāna forma tiek aizvērta un lietotājs tiek aizvests uz iepriekš aplūkoto formu
<Saglabāt un turpināt>	izmanto projekta iesnieguma datu ievadīšanas formā - tiek veikta ievadīto datu pārbaude un, veiksmīgas pārbaudes gadījumā, dati tiek saglabāti un attēlots attiecīgs paziņojums. Pēc datu saglabāšanas, lietotājam uz ekrāna tiek atvērta nākamā projekta iesnieguma veidlapas sadaļa.
<Atgriezties>	veiktās izmaiņas netiek saglabātas un lietotājs tiek aizvests uz iepriekš aplūkoto formu.
<Atcelt>	veiktās izmaiņas netiek saglabātas un datu formas lauku saturs tiek atgriezts uz saturu, kāds tas bija formas atvēršanas brīdī

Pielikumi

Intervences jomas (NACE nozare)

Dati tiek izmantoti projekta 3 simbolu koda veidošanai atskaitē "Dati par veiktajiem/ atgūtajiem maksājumiem makro modelim” un informācijas ievadei.

NACE kodu tabula